Nie odkładaj
Przede wszystkim nie należy odkładać tworzenia PPK na ostatnie tygodnie przed terminem. Firmy zatrudniające 50-249 pracowników umowę o zarządzanie PPK muszą podpisać do 24 kwietnia 2020.
Firm 250+ jest ok. 4 tysięcy, a przedsiębiorstw 50-249 aż 17-20 tysięcy. Te liczby mówią same za siebie: lepiej uniknąć „korka” w kwietniu 2020.
W Wielkiej Brytanii, gdzie program podobny do naszego PPK wprowadzono 7 lat temu, władze zalecały dużym firmom, aby rozpoczęły przygotowania co najmniej 6 miesięcy przed terminem. Większość niestety zostawiła temat na ostatnie tygodnie i dni, i była nerwowa kumulacja. W przypadku firm średnich czas potrzebny na przygotowanie i wdrożenie będzie trochę krótszy, ale już teraz jest dobry moment, aby zacząć.
Od razu do konkretów
Na początek trzeba ustalić w firmie, kto będzie odpowiedzialny za temat PPK – dyrektor HR, dyrektor finansowy lub inna osoba zarządzająca. PPK nie da się wdrożyć jednoosobowo. Konieczna jest współpraca przedstawicieli HR, finansów, IT.
Kolejny krok to zdobycie praktycznej wiedzy, jak funkcjonuje PPK i co trzeba kolejno zrobić, aby program wdrożyć. Gdzie jej szukać? Na portalu MojePPK.pl, w mediach ekonomicznych i HR-owych, na szkoleniach organizowanych przez Polski Fundusz Rozwoju, związki pracodawców i instytucje finansowe oferujące PPK, a także od pracowników dużych firm, które właśnie wdrożyły PPK u siebie (to może być szczególnie cenne źródło!).
Jak wybrać dostawcę?
Na oficjalnym portalu MojePPK.pl znajdziemy oferty 20 instytucji finansowych. Można analizować wszystkie albo porównać 3-4 instytucje, które budzą największe zaufanie i zainteresowanie. Ważne kryteria to wiarygodność instytucji, jej doświadczenie w zarządzaniu programami emerytalnymi i aktywami, a także opłaty.
Rozważając wybór Aviva Investors TFI warto wziąć pod uwagę wysoką reputację marki, długą obecność na polskim rynku i globalne kompetencje inwestycyjne. Wyjątkowym atutem jest doświadczenie z rynku brytyjskiego, który jest wzorem dla Polski przy wprowadzaniu PPK. Aviva UK jest tam liderem: prowadzi programy ponad 20 tysięcy firm, zatrudniających 3 miliony pracowników. Jest też liderem automatyzacji – stawia na integrację z systemami kadrowo-płacowych firm przez interfejs.
Trzy najważniejsze sprawy…
Wiedza o PPK i porównanie ofert to wciąż za mało, aby wybrać najlepszego partnera dla swojej firmy. Co wynika z doświadczeń dużych firm? Osoba odpowiedzialna za wdrażanie PPK powinna postawić na trzy najważniejsze zagadnienia:
1. Czy system kadrowo-płacowy, którego używam w swojej firmie, umożliwi bezpośredni transfer danych i składek do systemu instytucji prowadzącej PPK? Czy jest w pełni zintegrowany z systemami instytucji finansowych oferujących PPK? Kto w mojej firmie zajmie się obsługą kadrowo-płacową pod kątem PPK?
2. Czy instytucja finansowa zapewni moim pracownikom dostęp do swoich rachunków przez internet? Czy zapewni fachowego opiekuna programu?
3. Czy pomoże w sprawnej komunikacji do pracowników na temat PPK?
…i odpowiedzi
Jak na te trzy kluczowe pytania odpowiada Aviva Investors TFI?
1. Przygotowaliśmy dedykowany portal PPK Serwis do przekazywania wpłat i danych pracowników, co pozwala na szybki eksport, import oraz weryfikację danych. A jeśli w Twojej firmie masz system dostarczony przez Sage lub Comarch - możliwy będzie transfer danych przez interfejs do naszego systemu. Bez potrzeby wymiany plików. Dzięki temu unikamy błędów i dodatkowej pracy. Nad podobnym rozwiązaniem w zakresie integracji pracuje też firma Enova. W przypadku innych systemów kadrowo-płacowych (w tym SAP) obsługujemy wymianę danych poprzez pliki.
2. Każdy uczestnik PPK w Avivie uzyska dostęp do systemu online MojaAviva, gdzie będzie miał pełną informację o swoim rachunku, jak również dostęp do innych produktów oferowanych przez Avivę na preferencyjnych warunkach.
3. Wszechstronnie wspieramy pracodawców w komunikacji do pracowników - elektronicznie, w formie spotkań, a także materiałów papierowych (choć jesteśmy eko i wolimy komunikację elektroniczną). Pracodawcy cenią to, że fachowy przedstawiciel Avivy spotyka się z załogą, odpowiada na pytania i bezpośrednio pomaga wdrożyć PPK.
Konkretne rozwiązania informatyczne i zakres wsparcia ze strony instytucji finansowej mogą przesądzić o wyborze dostawcy PPK.
Nie takie straszne...
PPK na pierwszy rzut oka wydaje się skomplikowany. Jednak gdy poznamy jego sposób funkcjonowania, nie jest już taki straszny. Zwłaszcza jeśli uzyskamy fachową pomoc przedstawiciela instytucji finansowej, który podpowie na przykład, kto poza pracownikami etatowymi podlega pod PPK.
Jeśli zarządzasz firmą powyżej 50 osób, jeśli zajmujesz się w niej HR, finansami – zacznij działać. Opracuj plan wdrożenia PPK u siebie, zdobądź wiedzę i poszukaj partnera – instytucję finansową. Wspólnie wdrożycie PPK nie tylko w terminie, ale też sprawnie i z korzyścią dla pracowników.