Od 2026 r. zmiana w urzędach. Koniec dotychczasowych zasad

31 grudnia 2025 roku wygasa okres przejściowy, a od 1 stycznia 2026 r. zmienią się zasady komunikacji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi a niepublicznymi. Zgodnie z nowymi regulacjami e-Doręczenia staną się podstawowym sposobem wymiany korespondencji – o ile przepisy szczególne nie przewidują innej formy.

Oznacza to, że jeśli podmiot publiczny nie będzie posiadał aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), osoby prywatne oraz firmy nie będą mogły skutecznie załatwiać spraw online z tym urzędem. Wyjątkiem będą jedynie te obszary, w których przepisy szczególne dopuszczą nadal komunikację za pośrednictwem ePUAP.

Jednocześnie przestanie obowiązywać tzw. fikcja doręczenia korespondencji wysyłanej z ePUAP do podmiotów niepublicznych, w tym obywateli.

Podmioty publiczne, które nie mają jeszcze adresu do doręczeń elektronicznych, powinny jak najszybciej złożyć wniosek o jego utworzenie i aktywację. Od 1 stycznia 2026 r. e-usługi udostępniane przez Ministra Cyfryzacji będą bowiem domyślnie połączone z e-Doręczeniami, chyba że odrębne przepisy wskażą możliwość lub konieczność użycia ePUAP.

Urzędy korzystające z aplikacji e-Doręczeń dostępnej na stronie edoreczenia.gov.pl mogą już teraz przygotować się do obsługi korespondencji. W praktyce oznacza to m.in. tworzenie osobnych folderów dla poszczególnych e-usług, konfigurowanie reguł automatycznego kierowania korespondencji oraz nadanie odpowiednich uprawnień pracownikom zajmującym się konkretnymi sprawami. Wszystkie te działania wykonuje administrator skrzynki.

Podmioty publiczne korzystające z e-Doręczeń poprzez systemy klasy EZD powinny zweryfikować ich konfigurację. Szczególnie istotne jest prawidłowe pobieranie i odczytywanie załączników, w tym wniosków przekazywanych z usług cyfrowych, a także tworzenie reguł klasyfikacji korespondencji wpływającej z e-usług.

Dodatkowo urzędy udostępniające własne, lokalne e-usługi powinny sprawdzić ich aktualność i stosowany sposób komunikacji. Musi on być zgodny z obowiązującymi przepisami i nowymi zasadami doręczeń elektronicznych, które od 2026 r. staną się standardem w kontaktach z administracją publiczną.