Pandemia koronawirusa przyspieszyła proces, do którego dochodzilibyśmy latami. Obecnie praca zdalna staje się normą, szczególnie dla pewnych grup zawodowych, tak też najpewniej będzie już po pandemii. To jednak rodzi szereg wyzwań – technologicznych i legislacyjnych.
Jak powiedział w rozmowie z money.pl Dariusz Szwed, ekspert Canon Polska w obszarze bezpieczeństwa danych, przenieśliśmy się z przestrzeni chronionej przez rozwiązania korporacyjne do środowiska domowego, w którym bardzo niewielu użytkowników jest na tyle świadomych, by zadbać o bezpieczeństwo. A posiadamy coraz więcej nowoczesnych urządzeń.
- Coraz częściej otaczamy się urządzeniami jak smart tv, asystent głosowy czy inteligenta lodówka. W odległości metra-dwóch od bardzo ważnych danych są urządzenia, które są całkowicie poza kontrolą korporacyjną – podkreślił ekspert.
- To furtka dla cyberprzestępców. Internet rzeczy, czyli kamera, drukarka czy router stały się obiektem ataków. Miejscem, w którym przejmuje się konto administratora i można uzyskać dostęp gdzie się chce, czyli również do komputerów służbowych – dodał.
Jak zaznaczył, standardem staje praca się w sieciach o zerowym zaufaniu (zero trust network), czyli sytuacja, w której komputer służbowy permanentnie pracuje w środowisku całkowicie poza kontrolą organizacji. Jak dodał, od teraz zdecydowanie większe znaczenie będą odgrywały rozwiązania chroniące pojedyncze urządzenia, a nie całą firmową sieć.
- Proszę zobaczyć, jakie pokłosie niesie ransomware (złośliwe oprogramowanie blokujące komputery i szyfrujące dane – przyp.), jeden skuteczny atak to kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt milionów dolarów okupu. Każda współczesna firma korzystająca z technologii IT, niezależnie od wielkości, nie może zignorować konsekwencji płynących z pracy zdalnej. Oni są na widelcu hakerów – wyjaśnił Dariusz Szwed.
Z kolei Andrzej Kubisiak, zastępca dyrektora Polskiego Instytutu Ekonomicznego, powiedział w rozmowie z money.pl, że dotąd w Polsce około jedna czwarta wszystkich zatrudnionych – o czym mówią dane GUS – skorzystała z jakiejś formy pracy zdalnej: na stałe, dorywczo lub hybrydowo. To pula osób, które od początku pandemii zrealizowały chociaż jeden dzień pracy zdalnej.
Jak podkreślił Kubisiak, by praca zdalna w ogóle formalnie funkcjonowała w naszym kraju już po pandemii, konieczna jest odpowiednia legislacja.
- Kluczowe jest, by powstały odpowiednie regulacje. Te utknęły obecnie w konsultacjach społecznych, bo strona związkowa i pracodawców ciągnie sznurek, każdy w swoją stronę. Musi powstać kompromis - podkreślił.
Zadaniowość, a nie pełen etat
Jednak praca zdalna zmienia, a raczej wymusza na pracodawcach zmianę podejścia do pracowników i odwrotnie. Bardziej niż na 8-godzinny tryb pracy stawiać powinno się teraz na zadaniowość. To rada do pracodawców, która płynie z najnowszego raportu przygotowanego przez ekspertów Canona – "Future Workspace".
- Można to zrobić na każdym szczeblu korporacji. Od samej góry – kadry kierowniczej – po szeregowych pracowników. Z punktu widzenia kontroli czasu pracy to decyzja pracodawcy, ale wymaga zaangażowanego pracownika. Stawianie na wykonanie zadania sprawia, że nie jest ważne, w jakim czasie zostanie ono wykonane – podkreśla w rozmowie z money.pl Dariusz Szwed.
Nie taki diabeł straszny
Jak zauważa Dariusz Szwed, pandemia koronawirusa już przyspieszyła pewne procesy, bo przełamała opory choćby przed pracą z dokumentem elektronicznym. - Zwłaszcza działy finansowo-księgowe, które były bardzo tradycyjne, muszą teraz zawierzyć temu, że dokumenty cyfrowe są wystarczającą podstawą do rozliczeń – podkreśla ekspert.
A podpisywać cyfrowo można już niemal wszystko, nawet rozliczenia finansowe z pracownikami. Jak zaznacza Dariusz Szwed, w przypadku faktur, zwłaszcza przy współpracy B2B, nie ma obowiązku podpisywania kwalifikowanym certyfikatem czy kwalifikowanym kluczem. Są inne kryteria przyjęcia takiego dokumentu, nie musi być nawet podpisany elektronicznie. Tak samo w przypadku rozliczeń umów o dzieło czy zleceń. Dyrektywa unijna mówi jasno o oświadczeniu woli. Powszechnie dostępne platformy podpisu elektronicznego są tu wystarczające.
- Wyjątek stanowi tylko umowa zatrudnienia, ten jedyny dokument musi być podpisany podpisem odręcznym lub jego ekwiwalentem, czyli podpisem kwalifikowanym. W pozostałych przypadkach nie musimy inwestować w taką infrastrukturę. Jednak warto też dodać, że podpis kwalifikowany dla osoby fizycznej to koszt 200 zł na 2 lata, także to nie jest spory wydatek, a wtedy można podpisywać już wszystkie dokumenty – wyjaśnił Dariusz Szwed z Canon Polska.
Jednak zdaniem Andrzeja Kubisiaka z PIE praca zdalna to dobro luksusowe, bo skoro ¼ pracowników jej doświadczyła, to ¾ wciąż nie. Niemniej taki rodzaj pracy będzie zyskiwał na znaczeniu, o ile zostanie formalnie uregulowany.
Jak dodał Kubisiak, praca zdalna niesie za sobą również szereg wymiernych korzyści, bo może zwiększać poziom aktywności zawodowej na rynku pracy.
- Na przykład młodzi rodzice, choćby kobiety, które chcą wrócić do pracy po porodzie, a nie chcą pracować w pełnym wymiarze godzin, tym bardziej, że mają pod opieką dzieci, teraz będą mogły pracować zdalnie – powiedział.
Inny pozytywny element to walka z wykluczeniem transportowym. - Jeśli mieszkamy w miejscu oddalonym od dużej aglomeracji to - pracując wyłącznie zdalnie - możemy aplikować do pracy, która nie jest w naszej okolicy. Nawet przy modelu hybrydowym łatwiej jest na jeden czy dwa dni gdzieś pojechać, niż robić to codziennie – wyjaśnił Kubisiak.
Sprostać wyzwaniu
Obecnie niemal wszystkie zadania możemy wykonać na odległość, bez konieczności wizyty w biurze. Pojawiają się jednak dodatkowe wyzwania, takie jak np. potrzeba spójnego zarządzania wspólnymi danymi, gdy każdy z pracowników znajduje się w innym miejscu, czy konieczność sprostania wyśrubowanym normom z zakresu ochrony danych osobowych.
Jak zauważają eksperci Canon w raporcie "Future Workspace", niezależnie od konkretnej sytuacji przedsiębiorstwa, niezwykle przydatne są nowoczesne technologie, które ułatwiają zarządzanie informacjami. Chodzi m.in. o takie rozwiązania jak automatyzacja obiegu dokumentów czy inteligentne pozyskiwanie danych.
- Owszem, pewne procesy przyspieszyły, ale to nie jest tak, że pandemia - niczym magiczna różdżka – wszystko zmieniła. Drukowane dokumenty nadal istnieją, do firm nadal przychodzą listy, wiele instytucji rządowych nadal funkcjonuje w reżimie bezpośrednim – powiedział Szwed.
Czytaj także: Zakaz przemieszczania się w Sylwestra
- Budując model pracy zdalnej musimy myśleć o tym, że pandemia za chwilę się skończy i w pewnych procesach dojdzie do efektu jo-jo. Uciekanie od papieru czy całkowite jego zastąpienie nastąpi najszybciej za dobrych naście lat, a być może nigdy – dodał.
Dlatego też praca zdalna nie może zostać oderwana od analogowego świata, zwłaszcza biorąc pod uwagę starzejące się społeczeństwo i jego trud adaptacji do mediów cyfrowych.
- Niemniej praca zdalna pozostanie z nami już na zawsze. Może nie w takiej skali jak obecnie, bo z pewnością niejeden menadżer będzie chciał mieć swoich pracowników na oku. Jednak część miejsc pracy zostanie oderwana od biurek, wiele firm zobaczy, że to jest też mechanizm optymalizacji kosztów – podsumował Dariusz Szwed.
Ustawa, która ma wpisać pracę zdalną do kodeksu pracy, wciąż jest dyskutowana w Radzie Dialogu Społecznego. Pracodawcy są zgodni, że chcą przyjąć tryb dobrowolności, a nie narzucania takiego rozwiązania z góry. Zegar tyka, obecna furtka do pracy zdalnej minie wraz z pandemią. Chyba że wcześniej uda się wypracować legislacyjny kompromis.