Nowa definicja efaktury
Fakturą elektroniczną są między innymi dokumenty zapisane w formie .pdf lub graficznej o czytelnej i zachowujące integralność treści, które spełniają kryteria ustawy o VAT. Z kolei nową, obowiązującą równolegle definicję e-faktury zawiera Unijna Dyrektywa 2014/55/UE, która standaryzuje zasady elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych w całej wspólnocie. W myśl nowych przepisów: „Faktura elektroniczna oznacza fakturę, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie”.
Dane zapisane w efakturze można oczywiście eksportować do formy graficznej, na przykład w celach archiwizacyjnych. Jednak nie ma takiego obowiązku, ponieważ wszystko dzieje się automatycznie.
Nie tylko efaktura – wszystkie funkcje PEF
Aby przepisy dotyczące elektronicznego fakturowania mogły zostać sprawnie wdrożone, Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii uruchomiło projekt „Platforma pośrednicząca elektronicznego fakturowania dla sfery finansów publicznych”. W ten sposób powstała Platforma Elektronicznego Fakturowania dostępna pod adresem efaktura.gov.pl. Korzystanie z niej umożliwiają dwaj wybrani przez Ministerstwo Brokerzy, którzy przygotowali aplikacje webowe (online) i desktopowe (do zainstalowania na komputerze).
Jednym z celów projektu jest wsparcie polskich przedsiębiorstw w dostępie do realizacji transgranicznych zamówień, przy realizacji których elektroniczne fakturowanie jest standardem. Polskie firmy zyskują szerszy dostęp do zamówień publicznych we wszystkich krajach Unii Europejskiej.
PEF nie jest jedynie narzędziem służącym do fakturowania. Platforma obsługuje elektroniczny obieg dokumentów związanych z zamówieniami, w procesach takich jak między innymi zamawianie dostawy i awizowanie dostawy, potwierdzanie odbioru, wystawianie noty księgowej czy generowanie raportów.
Czas na niższe koszty
To wszystko może w znaczący sposób przyczynić się do zmniejszenia wydatków w przedsiębiorstwie korzystającym z elektronicznego fakturowania i PEF. Oszczędności finansowe wynikną ze stosowania elektronicznego i zautomatyzowanego systemu obiegu dokumentów, w tym oczywiście samych efaktur. Nowe rozwiązanie przyczynia się do wzrostu efektywności procesów gospodarczych i obniżaniu ich kosztów operacyjnych. Przedsiębiorstwa, które z niego korzystają mają szansę stać się bardziej konkurencyjne w skali kraju i Unii Europejskiej.
