Dokumenty pracownicze po nowemu: pożegnanie z papierem i 50-letnim okresem przechowywania

- Ta ustawa przyniesie korzyści i pracodawcom, bo spadną koszty archiwizacji dokumentów, i pracownikom, bo nie będą musieli poszukiwać swojej dokumentacji na potrzeby wyliczenia wysokości świadczeń emerytalnych – powiedziała minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz.

Mowa o ustawie skracającej okres przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizację. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. To część pakietu 100 Zmian dla Firm.

Nowe przepisy skracają okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat (pod pewnymi warunkami). Pracodawcy od dawna wskazywali, że tak długi okres przechowywania dokumentów to archaizm, który powoduje duże koszty, więc rezygnacja z niego to ukłon w ich stronę.

Zwolennicy zmiany przepisów lubią przywoływać przykłady Finlandii, w której akta przechowuje się przez 10 lat, czy w Danii, gdzie obowiązek rozciąga się na zaledwie 5 lat.

Ponadto przepisy umożliwiają prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.

- E-akta to kolejne udogodnienie dla przedsiębiorców. Od początku roku, dzięki e-składce, firmy mogą opłacać składki na poszczególne fundusze jednym przelewem na swój numer rachunku składkowego, zamiast czterech czy pięciu osobnych przelewów, jak to miało miejsce wcześniej – mówi Marcin Zieleniecki, wiceminister w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Dodaje, że w Polsce działa blisko milion podmiotów, które płacą składki za innych, głównie za pracowników i zleceniobiorców.

- Przechowują oni dokumentację 11 milionów aktywnych pracowników i zleceniobiorców, a do tego należy jeszcze doliczyć dokumenty byłych pracowników i wykonujących zlecenia. To generuje ogromne koszty – wyjaśnia.

MPiT szacuje, że dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia 500 pracowników, mogą spaść w skali roku nawet o 200 tys. zł, a to dzięki ograniczeniu kosztów pracy, papieru, druku – i odpowiedniego przechowywania tych dokumentów w magazynach.

Czytaj też: E-Składka: masz zaległe zadłużenie, stracisz prawo do ubezpieczenia chorobowego. ZUS radzi, jak temu zapobiec

Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta części pracowników przez 10 lat, gdyż ZUS będzie dysponował wszystkimi informacjami potrzebnymi do ustalenia wysokości świadczeń rentowych i emerytalnych. Możliwość skorzystania z krótszego okresu przechowywania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia pracownika.

źródło: ZUS

Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2018 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana przez 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. Znajdą się w nich informacje potrzebne do ustalenia wysokości renty lub emerytury (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres).

Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. W rezultacie nie będą musieli oni udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Skrócony do 10 lat będzie również okres przechowywania dokumentów pracowników (byłych i obecnych), którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Warunkiem skorzystania z tego rozwiązania jest złożenie w ZUS raportu informacyjnego, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika.

Składanie takich raportów nie jest obowiązkowe, jeśli jednak pracodawca się na to zdecyduje, to w przyszłości będzie już musiał składać je za wszystkich pracowników i nie będzie mógł się z tego wycofać.

Jeśli nie przekaże raportów za pracowników zatrudnionych w okresie między 1999 a 2018 r., to będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.

Dokumentacja pracowników, którzy zatrudnieni byli przez 1 stycznia 1999 r., przechowywana będzie zgodnie ze starymi zasadami, czyli przez 50 lat.

Skrócenie czasu przechowywania dokumentacji to niejedyna zmiana. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w formie elektronicznej, co aktualnie w żaden sposób nie jest możliwe.

Jeśli się na to zdecyduje, będzie musiał zeskanować dokumentację i opatrzyć ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Gdy i pracownik, i pracodawca dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym, nie trzeba skanować dokumentu papierowego.

Tworzenie dokumentów w postaci elektronicznej nie jest nowością: już dziś firmy je robią, ale pełnią one tylko funkcję pomocniczą.

Czytaj też: * *Fiskus wybiera łatwe ofiary. Przedsiębiorca zapłaci podatek za oszusta, bo ma pieniądze

- Ustawa do pewnego stopnia modernizuje Kodeks pracy. Wprowadza jako zasadę, że wynagrodzenie jest wpłacane na konto pracownika. Jeśli pracownik będzie preferował wypłatę w gotówce, będzie musiał złożyć odpowiednie oświadczenie woli – wyjaśnia wiceminister Zieleniecki.

Dziś jest to uregulowane odwrotnie: domyślnie wypłaca się wynagrodzenie w gotówce, a dopiero gdy pracownik chce otrzymywać comiesięczny przelew, składa taką dyspozycję.

Firmy muszą się upewnić, że posiadają systemy kadrowo-płacowe, które uwzględniają dane, jakich przekazania będzie teraz wymagał ZUS.

Od stycznia zmienią się dwa formularze rozliczeniowe. W formularzu ZUS DRA zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenie społeczne). Dodany zostanie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty. W bloku tym pracodawca rozliczy

- składki na ubezpieczenia społeczne

- składki na ubezpieczenia zdrowotne

- składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych

- wypłacone świadczenia, które podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

W formularzu ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń) zostanie dodany blok V, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.

Masz newsa, zdjęcie lub filmik? Prześlij nam przez * *dziejesie.wp.pl