Dokumenty pracownicze po nowemu: pożegnanie z papierem i 50-letnim okresem przechowywania
Firmy muszą przechowywać akta pracownicze przez 50 lat. Przedsiębiorcy tłumaczyli, że to za długo. Ich postulaty staną się rzeczywistością z początkiem przyszłego roku: dokumenty będą trzymane przez 10 lat i to wcale niekoniecznie w formie papierowej.
- Ta ustawa przyniesie korzyści i pracodawcom, bo spadną koszty archiwizacji dokumentów, i pracownikom, bo nie będą musieli poszukiwać swojej dokumentacji na potrzeby wyliczenia wysokości świadczeń emerytalnych – powiedziała minister przedsiębiorczości i technologii Jadwiga Emilewicz.
Mowa o ustawie skracającej okres przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizację. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. To część pakietu 100 Zmian dla Firm.
Nowe przepisy skracają okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat (pod pewnymi warunkami). Pracodawcy od dawna wskazywali, że tak długi okres przechowywania dokumentów to archaizm, który powoduje duże koszty, więc rezygnacja z niego to ukłon w ich stronę.
Zwolennicy zmiany przepisów lubią przywoływać przykłady Finlandii, w której akta przechowuje się przez 10 lat, czy w Danii, gdzie obowiązek rozciąga się na zaledwie 5 lat.
Nie trzeba trzymać makulatury
Ponadto przepisy umożliwiają prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.
- E-akta to kolejne udogodnienie dla przedsiębiorców. Od początku roku, dzięki e-składce, firmy mogą opłacać składki na poszczególne fundusze jednym przelewem na swój numer rachunku składkowego, zamiast czterech czy pięciu osobnych przelewów, jak to miało miejsce wcześniej – mówi Marcin Zieleniecki, wiceminister w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Prezes ZUS uświadamia w sprawie wysokości składek. Mało wpłacisz, mało dostaniesz na starość
Dodaje, że w Polsce działa blisko milion podmiotów, które płacą składki za innych, głównie za pracowników i zleceniobiorców.
- Przechowują oni dokumentację 11 milionów aktywnych pracowników i zleceniobiorców, a do tego należy jeszcze doliczyć dokumenty byłych pracowników i wykonujących zlecenia. To generuje ogromne koszty – wyjaśnia.
MPiT szacuje, że dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia 500 pracowników, mogą spaść w skali roku nawet o 200 tys. zł, a to dzięki ograniczeniu kosztów pracy, papieru, druku – i odpowiedniego przechowywania tych dokumentów w magazynach.
Czytaj też: E-Składka: masz zaległe zadłużenie, stracisz prawo do ubezpieczenia chorobowego. ZUS radzi, jak temu zapobiec
Co się zmieni po 1 stycznia?
Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta części pracowników przez 10 lat, gdyż ZUS będzie dysponował wszystkimi informacjami potrzebnymi do ustalenia wysokości świadczeń rentowych i emerytalnych. Możliwość skorzystania z krótszego okresu przechowywania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia pracownika.
źródło: ZUS
Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2018 r.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana przez 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. Znajdą się w nich informacje potrzebne do ustalenia wysokości renty lub emerytury (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres).
Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. W rezultacie nie będą musieli oni udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.
Skrócony do 10 lat będzie również okres przechowywania dokumentów pracowników (byłych i obecnych), którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Warunkiem skorzystania z tego rozwiązania jest złożenie w ZUS raportu informacyjnego, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika.
Składanie takich raportów nie jest obowiązkowe, jeśli jednak pracodawca się na to zdecyduje, to w przyszłości będzie już musiał składać je za wszystkich pracowników i nie będzie mógł się z tego wycofać.
Jeśli nie przekaże raportów za pracowników zatrudnionych w okresie między 1999 a 2018 r., to będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.
Dokumentacja pracowników, którzy zatrudnieni byli przez 1 stycznia 1999 r., przechowywana będzie zgodnie ze starymi zasadami, czyli przez 50 lat.
Możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej
Skrócenie czasu przechowywania dokumentacji to niejedyna zmiana. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w formie elektronicznej, co aktualnie w żaden sposób nie jest możliwe.
Jeśli się na to zdecyduje, będzie musiał zeskanować dokumentację i opatrzyć ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Gdy i pracownik, i pracodawca dysponują kwalifikowanym podpisem elektronicznym, nie trzeba skanować dokumentu papierowego.
Tworzenie dokumentów w postaci elektronicznej nie jest nowością: już dziś firmy je robią, ale pełnią one tylko funkcję pomocniczą.
Czytaj też: * *Fiskus wybiera łatwe ofiary. Przedsiębiorca zapłaci podatek za oszusta, bo ma pieniądze
Pensja domyślnie na konto
- Ustawa do pewnego stopnia modernizuje Kodeks pracy. Wprowadza jako zasadę, że wynagrodzenie jest wpłacane na konto pracownika. Jeśli pracownik będzie preferował wypłatę w gotówce, będzie musiał złożyć odpowiednie oświadczenie woli – wyjaśnia wiceminister Zieleniecki.
Dziś jest to uregulowane odwrotnie: domyślnie wypłaca się wynagrodzenie w gotówce, a dopiero gdy pracownik chce otrzymywać comiesięczny przelew, składa taką dyspozycję.
Dostosowanie systemów kadrowo-płacowych
Firmy muszą się upewnić, że posiadają systemy kadrowo-płacowe, które uwzględniają dane, jakich przekazania będzie teraz wymagał ZUS.
Od stycznia zmienią się dwa formularze rozliczeniowe. W formularzu ZUS DRA zostanie usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V (czyli rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenie społeczne). Dodany zostanie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty. W bloku tym pracodawca rozliczy
- składki na ubezpieczenia społeczne
- składki na ubezpieczenia zdrowotne
- składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych
- wypłacone świadczenia, które podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.
W formularzu ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń) zostanie dodany blok V, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.
Masz newsa, zdjęcie lub filmik? Prześlij nam przez * *dziejesie.wp.pl
