Zwrot VAT i podatku akcyzowego za paliwo w 2019 roku – komu się należy?

Podatki stanowią znaczną część kosztów przedsiębiorstwa niezależenie od branży. Każda firma, która prowadzi międzynarodowe kontakty handlowe, może ubiegać się o zwrot podatku od wartości dodanej zawartego w cenie produktów i usług nabytych za granicą. Uprawnienie to ma szczególne zastosowanie do branży transportowej, ponieważ w przypadku firm, które świadczą usługi przewozów międzynarodowych, znaczna część kosztów prowadzenia działalności ponoszona jest poza granicami kraju, w którym znajduje się siedziba.

Paliwo zakupione na terytorium Unii Europejskiej objęte jest podatkiem VAT, a w niektórych krajach również akcyzą. Stawki tych podatków różnią się w zależności od państwa. Firma zarejestrowana na terenie Unii Europejskiej może odzyskać VAT z 28 krajów należących do wspólnoty oraz akcyzę z 7 krajów.

O zwrot podatku VAT mogą ubiegać się firmy, które spełniają określone warunki. Są one uregulowane dyrektywą rady 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określającą szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim.
Jak wskazuje sama nazwa dyrektywy, główną zasadą jest posiadanie siedziby w państwie UE i jednocześnie nieposiadanie jej w kraju zwrotu w okresie zwrotu. Warunkiem jest również niedostarczanie towarów ani nieświadczenie usług w państwie członkowskim zwrotu. Wyjątkiem są w tym przypadku dostawy usług transportowych. Oznacza to, że zwrotu podatku VAT mogą dochodzić także firmy transportowe – niezależnie od wielkości floty i kierunku przewozów. Minimalny miesięczny wolumen tankowań wymagany do odzyskania podatku wynosi 100 litrów.

Warto wiedzieć, że międzynarodowi przewoźnicy mogą odzyskiwać VAT nie tylko za paliwo, ale również za opłaty drogowe czy koszty podróży, takie jak opłaty za zakwaterowanie czy transport publiczny. Odzyskanie tego podatku pozwala w znacznej mierze ograniczyć koszty prowadzenia działalności.

Aby być uprawnionym do uzyskania zwrotu w państwie członkowskim zwrotu, należy dokonywać transakcji dających prawo do odliczenia w państwie członkowskim siedziby. Jeśli ten warunek zostanie spełniony, wówczas należy złożyć wniosek elektroniczny do danego państwa członkowskiego i przedłożyć go we własnym kraju za pośrednictwem oficjalnego portalu elektronicznego.

Wnioski o zwrot VAT można składać pod koniec każdego kwartału lub raz w roku. Termin składania rocznego wniosku podatkowego upływa 30 września roku następnego.

Minimalna kwota podatku wymagana do złożenia wniosku kwartalnego w danym kraju wynosi 400 EUR lub równowartość tej kwoty. Jeśli próg ten nie zostanie osiągnięty, suma zostaje przeniesiona do wniosku rocznego. Dla wniosków składanych raz w roku wystarczy kwota VAT w wysokości 50 EUR (lub jej równowartość w walucie krajowej).

Aby przygotować wniosek o zwrot VAT, należy w pierwszej kolejności zapoznać się z art. 8 dyrektywy, a następnie przepisami prawa dodatkowo regulującymi proces wnioskowania dla danego kraju. Następnie konieczne jest skompletowanie i wypełnienie wymaganych dokumentów oraz złożenie ich we właściwych urzędach skarbowych.

Istnieje też możliwość skorzystania z usług agenta podatkowego, który wyręczy wnioskodawcę w części formalności lub powierzenie całości procesu partnerowi, który specjalizuje się w odzyskiwaniu podatków dla swoich klientów. Firmom transportowym taką usługę oferuje emitent karty paliwowej E100. Dzięki wsparciu ekspertów firmy proces jest szybki i sprawny, a przewoźnik nie musi orientować się w zawiłych przepisach prawa danego kraju i oszczędza swój czas oraz środki, które musiałby przeznaczyć np. na wsparcie doradców lub tłumaczenia dokumentów.

Aby skorzystać z pomocy E100, należy dokonać rejestracji w usłudze (np. za pośrednictwem formularza>>). Następnie wystarczy jedynie przesłać faktury i paragony za paliwo z kraju, z którego chce się odzyskać VAT. W ramach oferowanej usługi firma E100 bierze cały proces na siebie. Eksperci pomagają dopilnować wszelkich niezbędnych formalności, wypełniają i składają w imieniu klienta deklaracje, a także na bieżąco kontaktują się zarówno z polskim, jak i zagranicznymi urzędami skarbowymi. Decydując się na skorzystanie z usługi, nie trzeba martwić się czasochłonną procedurą kompletowania dokumentacji, pilnowaniem terminów czy kontaktowaniem się z urzędami. Proces jest wyjątkowo sprawny i wygodny.

Ubieganie się o zwrot VAT we własnym zakresie nie tylko wymaga nakładów czasu i pieniędzy, ale również obarczone jest ryzykiem pomyłek. Najwięcej problemów wiąże się z podawaniem nieprawidłowych informacji, co może znacznie wydłużyć czas oczekiwania na zwrot, a w ekstremalnych przypadkach spowodować nawet utratę prawa do niego.

Jednym z najczęstszych problemów jest wpisanie błędnego kodu towaru. W składanych wnioskach podaje się wspólny kod obowiązujący w całej Unii Europejskiej (dla paliwa jest to 1), a nie ten podany na fakturze.

Kolejnym często popełnianym błędem jest niepoprawna kwota VAT w krajach, gdzie kwoty wyliczane są w dwóch walutach (walucie kraju i EUR). Problemów przysporzyć mogą także błędne dane sprzedawcy (np. na paragonach) lub podanie rachunku bankowego, który nie jest multiwalutowy, co znacznie przedłuża otrzymanie zwrotu VAT w walucie innej niż PL i EUR oraz wymaga dodatkowej komunikacji z urzędem.

W przypadku ubiegania się o zwrot podatku VAT we własnym zakresie istnieje konieczność oczekiwania na faktyczny zwrot środków z urzędu skarbowego w terminach zgodnych z dyrektywą. W wielu przypadkach urząd przesyła przewoźnikom wezwanie do uzupełnienia informacji lub dokumentów, co dodatkowo wydłuża proces.

Korzystając z usługi E100, można tego uniknąć. Firma oferuje pośrednictwo w odzyskaniu podatku w trybie standardowym, czyli 6 miesięcy od złożenia wniosku – dokładnie tyle, ile trzeba faktycznie czekać na przelanie środków przez urząd skarbowy danego kraju. Do złożenia wniosku akceptowane są zarówno faktury, jak i paragony – również innych firm. Jednak klientom tankującym na kartę E100 w danym kraju powyżej 2000 litrów miesięcznie firma oferuje szczególne warunki – tryb szybki i fakturowanie netto. W przypadku trybu szybkiego standardowy czas oczekiwania na zwrot jest skrócony do 1–1,5 miesiąca, co oznacza, że firma kredytuje klienta, a tym samym zwiększa jego płynność finansową. Fakturowanie netto to inne udogodnienie dla dużych przewoźników, które umożliwia zapłatę faktury od razu bez VAT, co wiąże się z brakiem konieczności oczekiwania na zwrot.

Wnioski o zwrot podatku VAT składane są w walucie obowiązującej w danym kraju, a po rozpatrzeniu środki wypłacane są w euro.

O odzyskanie podatku VAT można ubiegać się za paliwo zatankowane we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Stawka VAT jest ustalana jest przez organy państwowe, dlatego różni się między krajami. W poszczególnych państwach obowiązuje również różny czas oczekiwania na zwrot i odrębne warunki finansowe.

Proces rejestracji w systemach E100 i agentów podatkowych trwa 3–5 dni od momentu dostarczenia wymaganych dokumentów. Aby wnioskować o zwrot VAT za pośrednictwem E100, należy dostarczyć wypełniony formularz (ankietę), dokument potwierdzający numer VAT, wypis z rejestru handlowego i dokument potwierdzający rodzaj działalności firmy, skan paszportu właściciela firmy oraz pełnomocnictwo.

Najważniejsze informacje dotyczące zwrotu VAT w poszczególnych krajach Unii Europejskiej:

Po więcej informacji na temat zwrotu podatku VAT z poszczególnych krajów UE zapraszamy na dedykowaną stronę usługi zwrotu VAT>> lub stronę główną firmy E100>>.

Akcyza jest podatkiem pośrednim nakładanym na niektóre grupy towarów konsumpcyjnych, aby ograniczyć ich spożycie lub ze względu na wysoką akumulację zysku. Oprócz produktów konsumowanych na masową skalę, takich jak używki, akcyzą objęte są także tzw. dobra infrastrukturalne, czyli np. energia i paliwa. Podatek akcyzowy na paliwo to kwota zawarta w 1 litrze, nałożona przez niektóre kraje.

Aby firma mogła ubiegać się o zwrot podatku akcyzowego, musi posiadać siedzibę zarejestrowaną na terytorium Unii Europejskiej.

O zwrot akcyzy można wnioskować wyłącznie na podstawie faktur. Nie ma jednak obowiązku korzystania z karty E100 – faktury wystawione przez innych emitentów również są honorowane. Ponadto minimalna masa tankowanych samochodów ciężarowych powinna wynosić co najmniej 7,5 tony.

Odzyskanie akcyzy jest możliwe po skorzystaniu ze stacji 7 krajów UE: Belgii, Francji, Hiszpanii, Włoch, Węgier, Słowenii i Rumunii.

Aby wnioskować o zwrot akcyzy za pośrednictwem E100, należy dostarczyć m.in. skan licencji na międzynarodowe przewozy towarowe, skan paszportu właściciela firmy, wypis z rejestru handlowego, faktury, pełnomocnictwo, czytelne skany dla wszystkich samochodów ciężarowych oraz ewentualne dokumenty dodatkowe wymagane w poszczególnych krajach. Po dostarczeniu kompletu dokumentów w ciągu 3–5 dni następuje rejestracja w systemach E100 i agenta podatkowego. Należy pamiętać, że nie jest ona równoznaczna z rejestracją w kraju zwrotu.

Najważniejsze informacje dotyczące zwrotu akcyzy w poszczególnych krajach:

Po więcej informacji na temat zwrotu akcyzy z poszczególnych krajów zapraszamy na dedykowaną stronę usługi>> lub stronę główną firmy E100>>.

Odzyskanie podatków zawartych w cenie paliwa tankowanego poza Unią Europejską – a więc np. w krajach byłego Związku Radzieckiego – nie jest możliwe. Jednak E100 to unikalna karta paliwowa, która w odróżnieniu od innych dostępnych na rynku rozwiązań, oferuje również szeroki wachlarz usług szytych na miarę przewoźników jeżdżących zarówno na zachód, jak i na wschód.

Niewątpliwą przewagą konkurencyjną E100 jest szeroka sieć akceptacji karty – żaden inny emitent nie oferuje 16 500 stacji paliw, od Portugalii po Kazachstan. Jakość paliwa za naszą wschodnią granicą często pozostawia wiele do życzenia. Firma E100 dysponuje jednak własną siecią stacji Power MAX z bezpośrednimi dostawami wysokiej jakości paliwa. W ofercie w Rosji znajduje się także firmowy olej napędowy Green6, który występuje w wersji letniej i zimowej. Ten drugi charakteryzuje się znacznie niższą temperaturą zamarzania, dzięki czemu idealnie sprawdza się w warunkach surowej wschodniej zimy. Ponadto eksperci E100 przeprowadzają również regularne kontrole jakości paliwa, tak aby zapewnić niezawodność i ciągłość operacyjności swoich klientów.

W podstawowej ofercie E100 jest również opłata dróg. Ten emitent karty paliwowej jako jedyny na rynku oferuje opłatę dróg Kazachstanu oraz obsługuje wszystkie systemy opłat drogowych w Rosji, w tym system Platon. Firma może pochwalić się również usługami zapewniania bezpieczeństwa, takimi jak konwojowanie ładunków o podwyższonej wartości na Białorusi czy Klub Pomoc. Klub szczególnie sprawnie działa w krajach byłego ZSRR, oferując kierowcom wsparcie w szeregu nadzwyczajnych sytuacji w trasie – począwszy od awarii przez reprezentację przed organami ścigania po poszukiwanie zaginionych kierowców.

Artykuł powstał we współpracy z emitentem karty paliwowej E100.