PPK po 1 stycznia. Jak wdrożyć i gdzie dostać pomoc?

Pracownicze Plany Kapitałowe nie są już nowym pojęciem dla polskich firm. Te największe musiały się zmierzyć z wdrożeniem systemu już w ubiegłym roku. Teraz przyszedł czas na kolejnych – mniejszych – przedsiębiorców.

Od 1 stycznia obowiązek wdrożenia PPK dotyczy firm zatrudniających od 50 do 249 osób. Najpóźniej, bo w połowie 2020 r., do systemu dołączą małe firmy oraz jednostki sektora finansów publicznych.

Tu ważna uwaga – obowiązek wdrożenia PPK po 1 stycznia 2020 określany jest według liczby zatrudnionych na dzień 30 czerwca 2019 roku. A więc nawet w sytuacji, gdy w drugiej połowie ubiegłego roku w danej firmie zatrudnienie spadło z 50 do np. 48 osób, obowiązek wdrożenia PPK po 1 stycznia jak najbardziej dotyczy także i takiego przedsiębiorstwa.

Wdrażanie PPK w małych i średnich firmach nie różni się od tego z czym musiały zmierzyć się największe przedsiębiorstwa. W każdym przypadku oznacza to dużo pracy i organizacji, by przystosować do nowych obowiązków nie tylko ludzi i dokumenty, ale też systemy informatyczne.

Dodajmy, że pracodawca nie musi tworzyć PPK w I połowie 2020 r., jeżeli 1 stycznia 2020 r. prowadzi pracowniczy program emerytalny (PPE) z uczestnictwem 25 procent osób zatrudnionych i przy składce podstawowej nie mniejszej niż 3,5 procent.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to dobrowolny system długoterminowego oszczędzania – choć nie jest to produkt emerytalny, jego celem jest gromadzenie środków, które będą uzupełnieniem emerytury z ZUS-u. W PPK kapitał gromadzony jest systematycznie – wpłaty płyną z wynagrodzenia pracownika i dodatkowych dopłat od pracodawcy i państwa. Zebrane pieniądze co do zasady powinny być wypłacane po 60. roku życia, jednak uczestnicy PPK mogą z nich skorzystać w każdym momencie.

PPK to program powszechny. Po pierwsze, do połowy 2021 r. wszyscy pracodawcy będą musieli wdrożyć PPK w swoich firmach. Po drugie, mogą w nim oszczędzać wszyscy zatrudnieni w Polsce za których pracodawca odprowadza składki emerytalno-rentowe, a więc nie tylko osoby pracujące na podstawie umowy o pracę, ale też na innych umowach, oraz cudzoziemcy.

Do PPK wpływa tzw. wpłata podstawowa w wysokości 1,5 procent wynagrodzenia brutto, która jest finansowana przez pracodawcę, oraz 2 procent wynagrodzenia brutto płacone przez pracownika (potrącana z pensji netto). Obie strony mogą zdecydować o powiększeniu tych kwot o dobrowolne składki dodatkowe – o 2,5 procent ze strony pracodawcy (łącznie maksymalnie 4 procent) i o 2 procent wynagrodzenia brutto ze strony pracownika (łącznie maksymalnie 4 procent). W efekcie na konto w PPK będzie mogła wpływać łączna wpłata od 3,5 do nawet 8 procent wynagrodzenia. W każdej chwili zarówno pracownik, jak i pracodawca może zmienić wysokość wpłat dodatkowych.

Należy tu zaznaczyć, że osoby zarabiające najmniej (do 120 procent minimalnego wynagrodzenia w danym roku) będą mogły wpłacać do PPK mniej niż 2 procent, ale nie mniej niż 0,5 procent swojego wynagrodzenia.

Dodatkowym bonusem od państwa są pieniądze wypłacane każdemu członkowi PPK z budżetu – jednorazowa wpłata na początku 250 zł, a potem co roku kwota 240 zł.

Co istotne – od wpłat pracodawcy pracownik zapłaci podatek PIT (wpłata jest zwolniona ze składek na ZUS), bo jest to traktowane jako jego dochód. Wpłata od państwa nie jest opodatkowana.

Po 1 stycznia 2020 roku PPK muszą wdrożyć firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników. W tych przedsiębiorstwach już teraz powinny być prowadzone działania mające na celu dostosowanie się do wymagań nowych przepisów.

Do 24 marca jest czas na zawarcie porozumienia z pracownikami (organizacją związkową lub reprezentacją pracowników) dotyczącego wyboru podmiotu prowadzącego PPK. To instytucja, która będzie zarządzać środkami zgromadzonymi na rachunku pracownika. Jeśli takie porozumienie nie zostanie osiągnięte, pracodawca sam musi wybrać odpowiedniego partnera.

W PPK zakładowe organizacje związkowe nie zawierają żadnej z umów. Ich rola nie ma zatem znaczenia decydującego (stanowiącego). Oznacza to, że nie mogą zablokować czy opóźnić utworzenia pracowniczego planu kapitałowego.

PPK oferuje obecnie 20 instytucji finansowych, których lista prezentowana jest na portalu mojeppk.pl – oficjalnej stronie rządowej o PPK. Z jedną z tych instytucji pracodawca musi zawrzeć dwie umowy:

• zarządzanie PPK (uruchomienie PPK w firmie) – do 24 kwietnia 2020 r.
• prowadzenie PPK (zapisanie załogi do PPK) – do 11 maja 2020 r. (Ustawowy termin to 10 maja, ale wtedy wypada niedziela, więc termin upływa w praktyce w poniedziałek).

- Pracodawca przy wyborze instytucji ma obowiązek brać pod uwagę cztery kryteria: doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi; efektywność w zarządzaniu tymi funduszami; warunki zarządzania, czyli – w skrócie – opłaty oraz strategię inwestycyjną funduszy, a także dobrze rozumiany interes pracownika. – wylicza Katarzyna Czupa, starszy specjalista ds. programów emerytalnych w Nationale-Nederlanden PTE. – Porównanie efektywności instytucji oparte powinno np. na tym, jak dana instytucja radzi sobie pod względem wyników funduszy.

Z mocy prawa do PPK są automatycznie zapisywani pracownicy w wieku 18–54 lata. Młodsi nie mogą być zapisani, a starsi – do 69. roku życia – tylko na własną prośbę. Osoby po siedemdziesiątce nie mogą przystąpić do programu.

Co istotne, PPK jest dobrowolne, nawet dla tych, którzy są do niego włączeni automatycznie. W każdym miesiącu mogą z uczestnictwa zrezygnować, i to nawet jeszcze przed przystąpieniem pracodawcy do systemu. Sam pracodawca jednak nie może w żaden sposób nakłaniać do rezygnacji. A niewywiązanie się z obowiązku przystąpienia do PPK oznacza grzywnę w wysokości od 1 tys. do miliona złotych. Kontrole będą przeprowadzane przez Państwową Inspekcję Pracy.

Z PPK jednak nie warto rezygnować. Korzyści dla pracownika to dodatkowa poduszka finansowa, którą współfinansuje pracodawca i państwo. Dla pracodawcy, mimo kosztów, jakie ponosi, jest to również korzystne. W obecnym czasie, kiedy zatrudnienie odpowiednich pracowników stanowi spory problem, atrakcyjny plan , gdzie zatrudniający finansuje dodatkowe wpłaty może być swoistym wabikiem.

- To realna i namacalna korzyść – mówi Katarzyna Czupa. – PPK to też szansa na edukację finansową pracowników, zaczynają się interesować tym, na co są przeznaczone te pieniądze, bo przecież wpłaty są w części pobierane z ich pensji. Od instytucji, z którą pracodawca podpisze umowę, firma dostaje szereg materiałów, które przekazuje pracownikom. Dzięki temu buduje też swój wizerunek pracodawcy, który realnie troszczy się o swoich ludzi. Dba o ich przyszłość finansową, choćby przez to, że ostrożnie i skrupulatnie wybiera najlepszą instytucję prowadzącą PPK.

Dla pracodawcy wdrożenie nowego systemu oznacza ogrom pracy. Ustalenia z pracownikami i przekazanie im informacji, przystosowanie systemu kadrowo-płacowego do odprowadzania wpłat. Złożenie odpowiednich dokumentów, podpisanie umów z instytucją prowadzącą PPK i późniejsze odprowadzanie wpłat, przyjmowanie rezygnacji z PPK i deklaracji o (ponownym) przystąpieniu itd. Dla dużych firm też było to wyzwanie, ale im łatwiej było wyznaczyć zespół odpowiedzialny za ten proces. W firmach, które zatrudniają kilkadziesiąt osób, w dziale kadrowym pracuje w najlepszym razie kilka osób, które dodatkowo nie mają doświadczenia w przeprowadzeniu takich procesów. Dlatego instytucje prowadzące PPK oferują pracodawcom pomoc we wprowadzeniu systemu.

Pomoc, jaką można otrzymać od instytucji prowadzącej PPK, z którą pracodawca podpisze umowę, jest bardzo wymierna. Przyjrzyjmy się, co oferuje np. Nationale-Nederlanden PTE.

Już na pierwszym etapie pracodawca dostaje gotowy harmonogram wdrożenia PPK, który obejmuje kamienie milowe i szczegółowe działania, które trzeba podjąć. Drugim elementem jest kalkulator kosztów PPK, który pozwala oszacować wysokość nakładów finansowych potrzebnych do wdrożenia i bieżącej obsługi Planów.

Kolejny krok to aktualizacja systemu kadrowo-płacowego. Nationale-Nederlanden PTE przekazuje współpracującym pracodawcom plik z zestawem wytycznych do dostosowania systemu. Koordynuje testy między dostawami systemów kadrowo-płacowych a agentem transferowym, w ramach których weryfikowana jest zgodność pliku eksportowanego z systemu kadrowo-płacowego z Portalem Pracodawcy.

Nationale-Nederlanden prowadzi też portal dla pracodawcy (n-portal PPK), przez który następuje zawarcie umowy o prowadzenie i zarządzania PPK. Firma przygotowała też przewodnik wideo, który krok po kroku prowadzi pracodawcę przez ten proces. Portal umożliwia też przekazywanie plików zawierających wszystkie informacje dotyczące uczestników PPK do instytucji finansowej (m.in. zgłoszenie do PPK, rezygnacja z wpłat, deklaracja wpłaty dodatkowej, comiesięczny plik wpłatowy). Dodatkowo przez n-portal PPK Pracodawcy otrzymują raporty i informacje zwrotne od Nationale-Nederlanden PTE.

- Dla pracodawcy do bardzo wygodne rozwiązanie. Eksportuje plik, który przez portal jest zaciągany do naszego systemu.– zapewnia ekspertka Nationale-Nederlanden. – Przy przesyle tego pliku pracodawca od razu jest informowany czy ten plik jest dobrze skonstruowany czy źle, a cała operacja trwa dosłownie chwilę.

Instytucja zapewnia też bieżące wsparcie ekspertów PPK, przekazuje wszystkie dodatkowe instrukcje i dokumenty pomagające zapisać pracowników, naliczać wpłaty czy obsługiwać dyspozycje zatrudnionych.

Dzięki tak przygotowanemu procesowi pracodawca jest prowadzony praktycznie za rękę – od chwili wyboru instytucji aż po bieżącą obsługę. To sprawia, że zaangażowanie własnych pracowników działu kadrowo-płacowego jest możliwie jak najmniejsze, a co za tym idzie – dodatkowe koszty są maksymalnie ograniczone, a proces przebiega sprawnie i szybko.

Pracodawca dostaje też od Nationale-Nederlanden PTE zestaw materiałów informacyjnych dla działów kadrowych i pracowników. Są to drukowane ulotki i plakaty oraz materiały w formie elektronicznej i szkolenia online, podczas których eksperci Nationale-Nederlanden wyjaśniają mechanizmy działania PPK, najważniejsze zasady uczestnictwa w programie oraz sposób zarządzania uczestnictwem i rachunkiem PPK. Dodatkowo firma przygotowała także e-learning z quizem o PPK.

Za oferowane wsparcie instytucja finansowa nie pobiera żadnych opłat. To na czym zarabia to koszty zarządzania funduszami zdefiniowanej daty, gdzie inwestowane są wpłaty do PPK. Koszty zarządzania ponoszą uczestnicy PPK. Zgodnie z ustawą o PPK opłata stała za zarządzanie nie może przekroczyć 0,5% aktywów netto funduszu w skali roku, a opłata zmienna 0,1% aktywów netto funduszu w skali roku.

Materiał powstał we współpracy z Nationale-Nederlanden PTE