Ewidencja przebiegu pojazdu. Czym jest kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdu, zwana inaczej kilometrówką, musi być prowadzona przez przedsiębiorców, którzy chcą używać w swojej firmie pojazdów, które nie są wpisane do środków trwałych. Ustawa o podatku dochodowym przewiduje bowiem, że jeśli chcemy wydatki na użytkowanie pojazdu wliczyć w koszty firmy, to obowiązuje nas określony limit. Ten limit to wynik mnożenia liczby kilometrów przebiegu pojazdu przez stawkę jednego kilometra, która jest określona w przepisach.

Żeby ustalić przebieg pojazdu, trzeba prowadzić ewidencję przebiegu. Można dzięki temu odliczyć określoną kwotę wydaną na paliwo, czy części samochodowe.

Faktyczny przebieg samochodu ustala się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, którą prowadzi podatnik. Dzięki niej przedsiębiorca może ustaloną kwotę – wydaną np. na paliwo, wymianę części wliczyć do kosztów firmowych.

Ewidencję przebiegu pojazdu trzeba prowadzić w sytuacji, gdy samochód nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych (nie jest więc majątkiem firmy), ale za to jest własnością przedsiębiorcy lub pracownika albo wykorzystywany jest na podstawie umowy najmu lub dzierżawy.

Jeśli samochód jest wpisany do środków trwałych, to prowadzenie ewidencji będzie konieczne, żeby odliczyć 100 proc. VAT-u od zakupów dokonywanych w związku z użytkowaniem samochodu, to trzeba wiedzieć, że wtedy można to zrobić tylko wtedy, jeśli prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu. To wszystko ma spowodować, że zostanie wykluczone użytkowanie samochodu do celów, które nie są związane z działalnością gospodarczą.

Jeśli pojazd rozliczany jest na zasadzie stałego, miesięcznego ryczałtu, to nie trzeba prowadzić ewidencji. Taka sytuacja zachodzi wtedy, gdy przedsiębiorca ponosi wydatki związane z używaniem samochodów przez pracowników. Prowadzenie ewidencji nie jest też konieczne, jeśli z samochodu korzystamy na podstawie umowy leasingu operacyjnego lub leasingu kapitałowego. Jeśli zamiast leasingu samochód objęty jest umową najmu, to trzeba będzie prowadzić ewidencję pojazdu.

Ewidencja nie jest wymagana, jeśli w firmie wykorzystywany jest samochód ciężarowy. Dodatkowo można wtedy wliczyć wszystkie wydatki związane z użytkowaniem samochodu. Nie ma wtedy żadnego limitu w tej kwestii.

Przepisy o podatku dochodowym zakładają, że ewidencję musi prowadzić osoba, która używa pojazdu. Jeśli więc samochód prowadzi pracownik przedsiębiorcy, to i on może prowadzić ewidencję. Na koniec każdego miesiąca to jednak przedsiębiorca musi tę ewidencję podpisać.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać przynajmniej:

• numer wpisu;
• dane osoby, która pojazdu używa;
• numer rejestracyjny pojazdu, a także pojemność silnika (to od tej wartości zależy stawka za 1 km);
• opis trasy (skąd – dokąd);
• datę i opis celu wyjazdu;
• liczbę przejechanych kilometrów;
• stawkę za 1 km przebiegu;
• kwotę, która wynika z obliczenia liczby kilometrów i stawki za 1 km.

A jakie są aktualne stawki za 1 km przebiegu? Stawki zależą od rodzaju pojazdu i pojemności silnika. I tak:

• Motorower: 0,1382 zł;
• Motocykl: 0,2302 zł;
• Samochód z silnikiem do 900 cm3: 0,5214 zł;
• Samochód z silnikiem powyżej 900 cm3: 0,8358 zł.