Jednolity Plik Kontrolny. Zobacz, co warto sprawdzić przed wysłaniem

Jeszcze tylko do 25 sierpnia przedsiębiorcy mają czas na przesłanie do urzędów skarbowych Jednolitych Plików Kontrolnych. To ostatnia chwila na to, by jeszcze coś poprawić przed pierwszą wysyłką elektronicznego dokumentu. Sprawdziliśmy, gdzie najłatwiej się pomylić w JPK i o czym trzeba pamiętać, by nie popełnić błędu.

Nowe przepisy o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw, zgodnie z którą podatnicy prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych zobowiązani są do dostarczania JPK, weszły w życie 1 lipca 2016 roku. Dla przedsiębiorców oznacza to, że raporty w takiej formie obejmują okres właśnie od początku minionego miesiąca. Nie ma zatem konieczności uwzględniania w nim poprzednich sześciu. Co ważne, dotyczy to zarówno plików przekazywanych obowiązkowo do urzędów skarbowych, jak i tych udostępnianych na żądanie.

Obowiązek ten jak na razie dotyczy dużych przedsiębiorstw (ponad 250 pracowników lub ponad 50 milionów euro rocznego obrotu i 43 mln euro aktywów), ale od stycznia przyszłego roku będzie też standardem dla małych i średnich. W 2018 roku nowa forma rozliczania z fiskusem będzie dotyczyć także mikroprzedsiębiorców i osób samozatrudnionych.

Sposób przekazywania plików jest zależny od ich typu. Jeżeli JPK zawiera rejestry zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT), można go składać tylko za pomocą nowego interfejsu komunikacji na stronie Ministerstwa Finansów. Co niezwykle istotne, dokumenty muszą być skompresowane, zaszyfrowane i zapisane w formacie XML, a wielkość poszczególnych archiwów nie może przekraczać 60 MB.

Jeżeli jednak plik dostarczamy na żądanie organów podatkowych w ramach czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, powinniśmy zrobić to w zgodzie ze specjalnym rozporządzeniem MF. Ogłoszono w nim, że w takim przypadku JPK może zostać zapisane i przekazane, na pendrivie, dysku lub płycie DVD. O ile będzie można je odczytać w urządzeniach różnych producentów. Całkowicie zakazane jest z kolei przesyłanie plików JPK pocztą elektroniczną.

Należy też pamiętać, że w przypadku JPK przekazywanych za pomocą oprogramowania na stronie MF muszą one zostać opatrzone podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym. Z kolei nie ma takiego obowiązku w przypadku plików, które są dostarczane na żądanie organów podatkowych. Jak ostrzegają specjaliści, należy też pamiętać, że w przypadku dużych firm bazy zawierają bardzo dużo danych. Dlatego generowanie JPK może potrwać nawet wiele godzin i nie warto tego robić na ostatnią chwilę przed wysyłką.

Wprowadzenie JPK to duże i kosztowne przedsięwzięcie dla przedsiębiorców. Z nieoficjalnych informacji money.pl wynika, że chodzi o wydatek rzędu od kilkuset tysięcy do nawet kilku milionów złotych. Sama konstrukcja nowego dokumentu również jest skomplikowana, bo JPK nie dotyczy tylko i wyłącznie rozliczeń podatku od towarów i usług. Obejmuje też inne daniny i ma pozwolić na szybką weryfikację ksiąg rachunkowych. Choć od września już wiadomo, że nowy obowiązek spadnie na przedsiębiorców, to dopiero stosunkowo niedawno udało się ustalić szczegółowe wymagania dotyczące JPK.

- Ostateczny kształt struktur, czyli tego, jak to ma w rzeczywistości wyglądać, został opublikowany przez MF w lutym. Wtedy dopiero firmy dowiedziały się, które pozycje powinny trafić do JPK. W rezultacie firmy miały bardzo mało czasu na dostosowanie systemów do wymagań MF - wyjaśniał przed miesiącem Przemysław Pruszyński z Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan.

Konfederacja Lewiatan i jej Rada Podatkowa pośredniczyła w twardych negocjacjach między przedstawicielami firm a Ministerstwem Finansów. W maju apelowała nawet o wycofanie zmian lub wprowadzenie odpowiedniego vacatio legis, które umożliwiłoby przedsiębiorcom przygotowanie się do nowych obowiązków.

Później, podczas posiedzeń obu zespołów, okazywało się, że resort żąda dodania do JPK danych, których firmy do tej pory nie musiały ujmować w swoich elektronicznych systemach. Oznaczało to kolejne zmiany w informatycznych nakładkach, a więc i kolejne koszty. Na ile przedsiębiorcom udało się wywiązać z tego trudnego zadania? Powinniśmy się dowiedzieć już za kilka miesięcy.

Zobacz także: Od lipca fiskus będzie kontrolować firmy przez Jednolity Plik Kontrolny