Kontrola w firmie. Jak robi to ZUS?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych zamierza cię skontrolować. Nie panikuj, a dobrze się przygotuj. Każdy kontrolowany ma zarówno prawa, jak i obowiązki. Inspektor terenowego oddziału ZUS, zanim zacznie sprawdzać musi wysłać stosowne zawiadomienie. Dlatego zyskasz czas, aby przygotować się do tej konfrontacji.

Fundamentem kontroli prowadzonej przez inspektora z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest ocena obowiązków i zadań, jakie ma przedsiębiorca względem ZUS. Przede wszystkim pod kątem czy są wykonywane w sposób rzetelny i prawidłowy. Zakres tej kontroli określa ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przedmiotem kontroli może być dokumentacja dotycząca zgłoszenia do ZUS wszystkich ubezpieczonych, w tym zarówno właściciela firmy, pracowników, osób współpracujących (na przykład małżonek), członków rodziny (na przykład dziecko). Mowa tutaj o formularzach ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZCNA. Szczególny nacisk inspektorzy kładą na terminowość tego typu zgłoszeń. Przypomnijmy, że właściciel firmy (tak zwany płatnik składek) powinien zgłosić pracownika w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia. Taka sama zasada obowiązuje przy utracie statusu ubezpieczonego, czyli przy rozwiązaniu stosunku pracy, kiedy to należy złożyć formularza ZUS ZWUA.

Kolejny ważny aspekt kontrolny to ten finansowy. Tutaj ZUS prześwietla wszystkie obowiązkowe składki, które przedsiębiorca powinien był odprowadzić na konta ubezpieczyciela. Kontrolujący nie tylko porównuje kwoty wykazane na comiesięcznych deklaracjach ZUS DRA z potwierdzeniami zapłaty, ale również sprawdza czy płatnik - przedsiębiorca, prawidłowo je naliczył.

Zakłady pracy, które zatrudniają więcej niż 20 osób mają prawo do wypłaty świadczeń z środków FUS, takich jak: zasiłki chorobowe, macierzyńskie, opiekuńczy, itp. W związku tym ZUS ma prawo kontrolować, czy te obowiązki zostały wykonane prawidłowo. Dotyczy to przede wszystkim zasadności wypłaty zasiłków oraz ich wysokości.

Ponadto ZUS może skontrolować przedsiębiorcę czy ten poprawnie wypełnił wnioski o wypłatę emerytur i rent dla swoich pracowników oraz czy zachował odpowiedni termin.

Z kolei przedsiębiorcy, którzy mają zadłużenie względem ZUS muszą być przygotowani na to, że inspektor może zażądać oględzin i spisu majątku (na przykład: budynków, samochodów, sprzętu komputerowego, itp.). Warto zaznaczyć, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą odpowiadają za sprawy firmowe nie tylko majątkiem firmy, ale również prywatnym.

Rolą ZUS jest również sprawdzanie, czy zatrudnienie pracownika na danym stanowisku nie jest przypadkiem fikcyjne. Zazwyczaj wiąże się to z próbą wyłudzenia świadczeń w postaci różnego rodzaju zasiłków od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W trakcie kontroli inspektor ma prawo do wglądu w dokumenty w finansowo-księgowe oraz dokumenty osobowe. Może również przesłuchać świadków - na przykład pracowników. Dokumenty obciążające przedsiębiorcę, zebrane podczas sprawdzania firmy ma prawo zabezpieczyć jako dowody w sprawie.

Zanim inspektor Zakładu Ubezpieczeń Społecznych rozpocznie kontrolę w firmie, przedsiębiorca musi zostać powiadomiony o takim zamiarze na piśmie. Najczęściej informacja przychodzi pocztą, za potwierdzeniem odbioru lub osobiście dostarcza ją przedstawiciel ZUS.

Sprawdzanie firmy może nastąpić nie wcześniej, niż po upływie 7 dni, ale również nie później niż w ciągu 30 dni licząc od dnia otrzymania zawiadomienia z ZUS. Warto tutaj zaznaczyć, że na wniosek kontrolowanego termin można przyspieszyć i rozpocząć kontrolę przed upływem pierwszego tygodnia. Ważne, aby obie strony ustaliły dokładny termin, w oparciu o wyżej wymienione warunki. Jeżeli nie uda się tego zrobić przed upływem 30 dni, wówczas konieczne będzie wysłanie nowego zawiadomienia.

Poszczególne etapy procesu kontroli : Notowania akcji KCI na giełdzie w ostatnim tygodniu

Jeżeli działalność gospodarcza płatnika składek jest już objęta kontrolą innego organu, inspektor kontroli z ZUS musi poczekać do czasu, aż czynności te zakończą się. W tym samym czasie nie mogą być prowadzone dwie kontrole.

Przedsiębiorca z kolei musi zapewnić odpowiednie warunki do przeprowadzenia kontroli. Znaczy to, że oprócz dokumentacji musi również wydzielić pomieszczenie, w którym inspektor będzie mógł pracować. Jeżeli nie ma ku temu odpowiednich warunków technicznych, wówczas kontrola może zostać przeprowadzona w inspektoracie ZUS, pod warunkiem, że przedsiębiorca wyrazi taką zgodę na piśmie. Wówczas całą dokumentację należy dostarczyć pod wskazany adres. Jeżeli dokumenty są sporządzone w obcym języku, należy je przetłumaczyć na polski, na własny koszt.

Zanim jednak inspektor rozpocznie czynności związane z kontrolą musi okazać legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Podczas czynności kontrolnych ma prawo być obecny przedsiębiorca lub jego pełnomocnik. Wymaga to jednak pisemnego oświadczenia, które należy przekazać inspektorowi.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli powinno zawierać informacje: Notowania akcji KCI na giełdzie w ostatnim tygodniu

W zależności od tego, jak dużego przedsiębiorstwa dotyczy kontrola, może ona trwać w przedziale od 12 do 48 dni roboczych w roku kalendarzowym.

Czas trwania kontroli: Notowania akcji KCI na giełdzie w ostatnim tygodniu

W tym samym czasie nie mogą trwać dwie kontrole, tylko jedna. Dlatego, gdy zdarzy się sytuacja, że zawiadomienie o kontroli zostało już wysłane do przedsiębiorcy, a trwa inna kontrola, wówczas inspektor będzie musiał poczekać do jej zakończenia. Ustawia dopuszcza jednak przypadki prowadzenia dwóch kontroli jednocześnie, na przykład gdy jedna z nich dotyczy sprawdzenia dokumentacji księgowej, dotyczącej zwrotu nadwyżki podatku VAT zgromadzonego na koncie podatnika lub, gdy podatnik jest podejrzewany o przestępstwa przeciwko organom państwowym.

Po przeprowadzonej kontroli inspektor musi przygotować protokół, w którym ma obowiązek wpisać wszystkie ustalenia, a także konkretne informacje co i w jaki sposób poprawić. Następnie protokół musi zostać przekazany płatnikowi składek, czyli przedsiębiorcy. Aby dokument był prawomocny, inspektor powinien go podpisać. Natomiast kontrolowany może się z nim zgodzić bądź też nie. Wówczas w terminie 14 dni od daty otrzymania ma prawo zakwestionować jego treść i odwołać się od decyzji inspektora w piśmie skierowanym do właściwego oddziału ZUS.

Zastrzeżenia należy poprzeć konkretnymi dowodami. Na tym etapie inspektor ma prawo ponownie przeanalizować zebraną dokumentację i sporządzić aneks do protokołu. W sytuacji, gdy kontrolowany w dalszym ciągu nie zgadza się wydaną decyzją, może skierować sprawę na drogę sądową w terminie 30 dni od wydania decyzji.

Za wykroczenia przeciwko przepisom przedsiębiorca powinien ponieść odpowiedzialność. Na pewno konieczne będzie sprostowanie wszystkich błędów w dokumentacji oraz w naliczeniu składek za ubezpieczonych. Brakujące kwoty należy uregulować, wraz odsetkami za nieterminowe wpłaty. Przy wyliczeniu odsetek można poprosić o pomoc pracowników ZUS lub skorzystać z kalkulatorów dostępnych w internecie, również na stronie Zakładu Ubezpieczeń. Za błędy oraz zadłużenia przedsiębiorca może zostać ukarany grzywną do 5 tys. zł.Czytaj więcej w Money.pl

• Sprawdź, ile kosztuje zatrudnienie pracownika
• Na starcie można zaoszczędzić nawet 15 tys. zł