Których wydatków nie można ująć w kosztach?

Wysokie wydatki na prowadzenie firmy mogą negatywnie wpływać na jej kondycję finansową, ale ten wpływ można ograniczyć rozliczając koszty uzyskania przychodu, które zmniejszają podatek do zapłaty. W związku z tym przedsiębiorcy niekiedy chcą ujmować w kosztach możliwie dużo wydatków, mimo że nie wszystkie dają takie prawo. Warto wiedzieć, czego nie można uznać za koszt, aby działać zgodnie z przepisami.

Koszty uzyskania przychodu są niezwykle istotne, ponieważ pozwalają obniżyć podstawę opodatkowania, a w konsekwencji podatek dochodowy do zapłaty (w przypadku zasad ogólnych i podatku liniowego)
. Zapewne najbardziej oczywiste koszty w wielu firmach, to wydatki związane z zatrudnionymi pracownikami. Jednak przedsiębiorcy bez zatrudnionych pracowników również korzystają z opcji pomniejszenia zobowiązań podatkowych za pomocą kosztów.

Trzeba jednak uważać, by rozliczając koszty nie posunąć się za daleko. Zbytnia fantazja w tym zakresie może prowadzić do zakwestionowania ich w przypadku kontroli, a wskutek tego do konieczności zapłaty odsetek, a w skrajnych przypadkach uznania czynu za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe.

Definicja kosztu uzyskania przychodu według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych składa się z dwóch elementów, które mówią:

1. wydatek przedsiębiorcy musi być faktycznie poniesiony i ma służyć osiągnięciu, zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów,
2. wydatek nie może być ujęty w spisie wydatków, których ustawodawca nie uznaje jako kosztów uzyskania przychodów.

Te dwa elementy definicji mają różną wagę. Pkt. 1 jest sformułowany tak, że podlega interpretacjom – ta kwestia poruszona jest poniżej. Natomiast pkt. 2 to po prostu lista, której trzeba przyjrzeć się przed rozliczeniem jakiegokolwiek wydatku (choć i na liście są podpunkty, które nie są oczywiste, np. reprezentacja). Jeśli dany wydatek znajduje się na liście wykluczonych kosztów, to nie można go rozliczyć. Zaliczają się do nich m.in.:

• podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn, podatek akcyzowy,
• • koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań,
• • grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, skarbowym, administracyjnym. Dotyczy to również odsetek od kar,
• • tzw. koszty reprezentacji, zwłaszcza te poniesione na zakup żywności, czy napojów alkoholowych,
• • kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wad wykonanych usług lub robót, zwłoki w usunięciu wad towarów, robót lub usług,
• • spłata kapitału w racie kredytu zaciągniętego w ramach działalności gospodarczej,
• • straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych,

Od tej reguły jest jednak wyjątek – dotyczy pojazdów nie objętych ubezpieczeniem dobrowolnym (AC).

• wydatki na własną pracę (kosztem nie może być własna _ pensja _ przedsiębiorcy), pracę małoletnich dzieci podatnika, a także małżonka podatnika,
• utrata dokonanych przedpłat (zaliczek, zadatków) w związku z niewykonaniem umowy.

Oprócz tego, ustawa uzależnia prawo do rozliczenia kosztów od płatności. Chodzi o to, że przedsiębiorca może ujmować w KPiR koszty także wówczas, jeśli ich nie opłacił – ale tylko do pewnego czasu. Jeśli jednak koszt nie został opłacony, a:

• od terminu płatności minęło 30 dni (przy terminach płatności krótszych lub równych 60 dni),

• od daty ujęcia wydatku w kosztach minęło 90 dni (przy terminach płatności dłuższych niż 60 dni),

to w rozliczeniu, które przypada na datę upływu powyższych terminów trzeba zmniejszyć kwotę kosztów o tę nieopłaconą sumę. Jeśli w tym okresie przedsiębiorca nie posiada kosztów do zmniejszenia, to musi zwiększyć przychody. Po opłaceniu tych wydatków, koszty można ponownie zwiększyć.

Oczywiście, lista kosztów wykluczonych przez ustawę jest znacznie dłuższa. Warto ją przejrzeć w Art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Mimo tej listy, istnieje także praktyka urzędników, którzy część kosztów uzyskania przychodu kwestionują, nawet jeśli w przepisach nie ma o tym mowy wprost. Jest to związane z częścią pierwszą definicji kosztu uzyskania przychodu, która nakazuje, by wydatek był powiązany z uzyskaniem przychodu lub utrzymaniem (zabezpieczeniem) jego źródła.

Rozliczając koszty, przedsiębiorca musi przygotować argumentację, która udowodni, że wydatek spełnia powyższe kryteria. Niekiedy może to być trudne.

Kwestią sporną mogą być wszelkie wydatki, które są drogie i ekskluzywne, co może dotyczyć zwłaszcza elementów wyposażenia biura, gdyż często są uznawane za _ reprezentację _. Jeśli przedsiębiorca zakupi obraz do swojej firmy kosztujący powyżej 3,5 tys. zł i który może zostać uznany za dzieło sztuki, to nie może on stanowić kosztu. Odwracając tę sytuację, nie powinno być problemów z rozliczaniem tych elementów dekoracji, które kosztują poniżej 3,5 tys. zł i nie mieszczą się w kategorii dzieł sztuki (kwiaty w doniczce, akwarium, fototapeta, itp.). Ogólnie, im droższy wydatek na element dekoracyjny, tym większa szansa, że urzędnik może mieć zastrzeżenia i zakwalifikować go do kosztów reprezentacji.

Sprzeciw urzędników budzi również korzystanie z usług gastronomicznych podczas obowiązków służbowych. Dla przedsiębiorcy może to być oczywiste – np. rozmowa z klientem połączona z lunchem, czy obiadem. Ta sprawa jest jednak kontrowersyjna i istnieje możliwość, że koszt zostanie zakwestionowany. Tę linię może jednak zmienić niedawny wyrok NSA, który zezwala jednak na rozliczenie w kosztach lunchu z klientem.

Nie wszystkie wydatki na edukację mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. *Na przykład przedsiębiorca, który chce dojeżdżać do firmy samochodem, a nie ma prawa jazdy, nie może rozliczyć w kosztach *kursu nauki jazdy kat. B. Podobnie rzecz ma się ze studiami podyplomowymi – nie stanowią one kosztów uzyskania przychodu, chyba że są ściśle związane z charakterem działalności. W kosztach można zapisywać wydatki na szkolenia, czy konferencje, ale tylko, jeżeli są powiązane z branżą, w której działa firma.

Freelancerzy mogą również zastanawiać się, czy pożywienie lub napoje, które kupują dla siebie w trakcie pracy mogą zostać rozliczone w kosztach. Nie ma takiej możliwości, mimo że kosztem mogą być napoje (a także kawa, herbata, przekąski) kupione dla pracowników. Nie można natomiast brać pod uwagę rozliczania w firmie jakichkolwiek zakupów alkoholu, nawet, gdy mają służyć potrzebom firmy, w tym jej pracownikom i jest to oczywiste (event, bankiet, spotkanie integracyjne).

Co prawda wśród kosztów można zapisywać wydatki związane z podróżami, ale tylko jeśli są one związane z prowadzoną działalnością. Jeśli przedsiębiorca wyjeżdża w celach zarówno firmowych, jak i prywatnych, to poniesione wydatki musi podzielić na te związane z firmą oraz turystyczne. Tych drugich oczywiście nie może rozliczyć.

*Istnieje spora kategoria wydatków, które z punktu widzenia przedsiębiorcy mają związek z przychodami, a mimo to są uznawane przez urzędy skarbowe za wydatki na cele prywatne. *Na przykład, urzędnicy uznają, że zakup okularów ma charakter osobisty, mimo że dla wielu osób są one niezbędne do pracy, a niektórzy wręcz nabawili się wady wzroku ze względu na prowadzenie firmy. Wydatek na okulary można jednak rozliczyć tylko, gdy ma służyć pracownikowi, a nie samemu przedsiębiorcy.

Podobnie interpretowane są zakupy ubrań (np. garnituru). Z punktu widzenia przedsiębiorcy, który spotyka się z klientami, taki wydatek jest niezbędny, ale urzędy skarbowe patrzą na to inaczej. Nie ma znaczenia, że taki garnitur będzie używany wyłącznie w pracy i można to udowodnić. Furtką pozwalającą na rozliczenie w kosztach ubrań jest zamieszczenie na nich logo firmy np. dealer samochodowy, który nosi w pracy koszulę firmową z logo salonu. Charakter osobisty mają także według urzędników akcesoria motocyklowe, np. kask, czy odzież ochronna, mimo że sam koszt motocykla, w tym benzynę można w firmie rozliczyć (przy czym tutaj także pojawiały się już odmienne interpretacje).

Inne wydatki, które uznawane są za prywatne, to np. ubezpieczenia niezwiązane bezpośrednio z firmą lub jej pracownikami (ubezpieczenie majątku prywatnego przedsiębiorcy niesłużącego działalności, zdrowotne, itd.).

Jak wynika z powyższego, stosunkowo łatwiej jest udowodnić te wydatki, które wiążą się z zatrudnionymi pracownikami. Często bowiem obowiązki wynikające z zatrudnienia są związane z kodeksem pracy. W takiej sytuacji odpada argument, który zabrania rozliczenia kosztu z uwagi na jego charakter osobisty.