Nie opłaciłeś faktury? Sprawdź, czy musisz zmniejszyć koszty

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych podaje ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu, zgodnie z którą koszt to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania (zabezpieczenia) jego źródła. Takie wydatki można rozliczać przez cały rok podatkowy. Jednocześnie, ustawa podaje całą listę wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu, niezależnie od tego, czy spełniają powyższą definicję. Od początku 2013 r. lista zakazów rozliczania kosztów została powiększona o sytuację, którą opisano w Art. 24d – dotyczy ona kosztów, które nie zostały opłacone w określonych terminach.

Ustawa o podatku dochodowym mówi, że wydatki, które zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ale nie zostały opłacone

• w terminie 30 dni od terminu płatności

lub

• w terminie 90 dni od daty zaliczenia w koszty (w przypadku terminów płatności dłuższych niż 60 dni)

nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu.

W momencie upływu przywołanych terminów, przedsiębiorca jest zobowiązany zmniejszyć koszty uzyskania przychodu o wartość niezapłaconych faktur lub rachunków za przypadający wówczas okres. Jeżeli należności zostały opłacone tylko częściowo, koszty w tym okresie należy zmniejszyć o tę część, która nie została jeszcze zapłacona. Powyższa zasada dotyczy także zakupów podlegających amortyzacji – wówczas koszty należy zmniejszyć o odpisy amortyzacyjne dotyczące nieopłaconego środka trwałego.

Oczywiście, może się zdarzyć, że w miesiącu, który przypada na konieczność pomniejszenia kosztów, przedsiębiorca nie wygenerował żadnych kosztów lub wygenerował mniejsze koszty, niż kwota, o którą należałoby je pomniejszyć. W takim przypadku należy zwiększyć przychody za ten okres.

Zarówno zmniejszenie kosztów, jak i zwiększenie przychodów, zmierzają do konieczności zapłaty wyższej zaliczki na podatek dochodowy za dany okres. W praktyce oznacza to po prostu zwrot podatku do urzędu skarbowego.

Jeżeli przedsiębiorca dokona zaległej płatności, ma wówczas prawo do ponownego zaliczenia w koszty zapłaconych kwot. Może to być całość lub tylko część kwoty – w zależności od tego, ile wynosiła zaległość. Tej czynności dokonuje się w okresie, w którym przypada płatność.

Jak łatwo się domyślić, postępowanie zgodnie z tymi przepisami jest równoznaczne z dodatkowymi obowiązkami. Chodzi zwłaszcza o to, że właściciel firmy musi zarówno śledzić dokonywane płatności, jak i dysponować potwierdzeniami, że dany koszt został opłacony. Jednak przepisy nie precyzują, jakie potwierdzenie zapłaty jest wystarczające.

Jeśli na dokumencie sprzedaży widnieje informacja o płatności gotówką, przyjmuje się, że płatność została dokonana. Trudno w takiej sytuacji wyobrazić sobie gromadzenie dodatkowych dowodów. Co w przypadku innego rodzaju płatności, np. przelewem, na poczcie, czy przez PayPal? Nowe przepisy nie nakazują przechowywania dokumentów potwierdzających płatność, ale zdecydowanie warto rozważyć gromadzenie potwierdzeń na bieżąco. Chodzi o to, że w trakcie kontroli, urzędnicy skarbowi mogą i tak zażądać tego typu potwierdzeń, a zatem warto przygotować się na to zawczasu.

Opisane przepisy mają na celu zmotywowanie firm do terminowego dokonywania płatności. Dzięki temu, płynność finansowa przedsiębiorstw powinna być większa. Ponadto, te przepisy sprawiają, że zawieranie transakcji z terminem płatności dłuższym niż 90 dni może nie być opłacalne.