Przychody i koszty otrzymane w obcych walutach

Kiedy kwotę trzeba przeliczyć na złotówki i jaki kurs zastosować? Przeliczenia walut należy dokonać zawsze, gdy wartość transakcji związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą jest wyrażona w obcej walucie. Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów dotyczącym prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów w księdze dokonuje się w złotówkach (art. 12). Innymi słowy, w KPiR nie można wpisać kwoty w euro, funtach, czy dolarach.

Co za tym idzie, konieczność rozliczania różnic kursowych mają m.in.:

- osoby sprzedające towary lub usługi odbiorcom, którzy płacą w obcej walucie (np. za pośrednictwem eBay, Etsy, Freelancer.com, własnego sklepu internetowego, itp.),

- nabywcy usług od zagranicznych firm, za które płacą w obcych walutach (np. utrzymanie domeny u zagranicznego providera),

- nabywcy towarów za granicą, którzy odsprzedają je w Polsce (np. firma sprowadzająca iPhone'y z Wlk. Brytanii i sprzedająca je w Polsce).

Jaki kurs zastosować? Według generalnej zasady, kwoty w obcych walutach przelicza się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu lub uzyskania przychodu. Zazwyczaj chodzi tutaj o dzień, który poprzedza dzień wystawienia faktury lub innego dokumentu. Właściwy kurs NBP z dowolnego dnia można z łatwością znaleźć na stronie internetowej banku. Obliczenia można zapisać na fakturze lub dodatkowym załączniku. W obliczeniach powinien znaleźć się kurs, który został zastosowany do przeliczenia wartości w walutach.

Kluczowym rezultatem konieczności dokonywania przeliczeń walut jest powstanie różnic kursowych, które także trzeba rozliczyć w ramach działalności gospodarczej.

*Różnice kursowe to kwoty powstałe w wyniku zmian kursów walut. *Ogólnie, oblicza się je porównując kwotę transakcji w momencie ujęcia jej w kosztach (lub przychodach) z kwotą faktycznie zapłaconą (uzyskaną). Jeżeli przez okres pomiędzy tymi zdarzeniami (księgowaniem a płatnością) kursy zmieniły się (co jest bardzo prawdopodobne), powstają różnice kursowe.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Art. 24c) opisuje sposób obliczania i rozliczania różnic kursowych. Zgodnie z tymi przepisami, dodatnie różnice kursowe są przychodem przedsiębiorcy, a ujemne różnice kursowe są jego kosztem uzyskania przychodu. Co za tym idzie – dodatnie różnice kursowe muszą zostać ujęte w przychodach, a ujemne różnice mogą zostać ujęte w kosztach. Inaczej mówiąc, nieujęcie dodatniej różnicy kursowej w przychodach jest równoznaczne z nieujawnieniem przychodu.

Dodatnie różnice kursowe (stanowiące przychód) powstają:

- Jeżeli wartość przychodu (otrzymanych zapłat za faktury sprzedaży) wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu według średniego kursu NBP, jest niższa od wartości faktycznie otrzymanych środków pieniężnych.

- Jeżeli wartość poniesionych kosztów (dokonanych zapłat za faktury zakupu) w walucie obcej po przeliczeniu według średniego kursu NBP, jest wyższa niż wartość faktycznie zapłaconych pieniędzy.

Ujemne różnice kursowe (stanowiące koszty) występują:

- Jeżeli wartość przychodu w walucie obcej, po przeliczeniu według średniego kursu NBP, jest wyższa od wartości faktycznie otrzymanych środków pieniężnych.

- Jeżeli wartość poniesionych kosztów w walucie obcej po przeliczeniu według średniego kursu NBP, jest niższa od faktycznej wartości dokonanych zapłat.

Warto pamiętać, że różnice kursowe powstają również w przypadku kredytów firmowych w walutach obcych – zarówno tych udzielonych, jak i otrzymanych. Wynika to z różnicy pomiędzy wartością początkową kredytu, a wartością w momencie spłaty, które przeliczane są według różnych kursów.

O ile większość przychodów i kosztów dokumentuje się fakturami, rachunkami i paragonami, o tyle różnice kursowe stanowią wyjątek od tej zasady. Nie wymagają żadnego z tych dokumentów.

Aby udokumentować różnicę kursową, należy przekazać księgowym dowód, na którym widnieje kwota faktycznie otrzymana lub faktycznie zapłacona. Mogą to być np.:

- wyciąg z konta bankowego,

- wydruk historii transakcji z konta płatności internetowych (np. PayPal) lub kantoru internetowego,

- potwierdzenie wymiany waluty z kantoru stacjonarnego.

Jeden z tych dokumentów w połączeniu z dokumentacją potwierdzającą przychód lub koszt w obcej walucie pozwalają księgowym sporządzić tzw. dowód wewnętrzny. Jest to dokument tworzony tylko na potrzeby wewnętrzne firmy, w którym zapisuje się takie koszty lub przychody, których nie można udokumentować w inny sposób. Np. różnice kursowe.

Zdarza się jednak, że mimo transakcji walutowych, różnice kursowe nie pojawiają się. Dzieje się tak m.im., jeżeli przedsiębiorca:

- płaci gotówką w dniu otrzymania faktury, a pieniądze nie zostały zakupione w kantorze lub wypłacone banku,

- otrzymuje zapłatę za fakturę w dniu jej wystawienia, a otrzymana kwota nie jest przeliczana na złotówki (np. w kantorze)

Ten ostatni przykład może dotyczyć np. transakcji przez PayPal. Przedsiębiorca może otrzymać kwotę na konto PayPala w euro czy dolarach, ale nie musi jej przeliczać na złotówki, tylko spożytkować ją dokonując płatności przez PayPal za zakupy np. w euro, czy w dolarach. Tym samym nie dochodzi do przeliczenia otrzymanej obcej waluty na złotówki i różnice kursowe nie występują.

Oprócz tego, może oczywiście zdarzyć się taka sytuacja, w której kurs zaksięgowania danej kwoty i przeliczenia jej na złotówki jest taki sam.