Sprawdź, jak odzyskać VAT od niezapłaconych faktur

Ogólna zasada w przepisach o podatku VAT stanowi, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostarczenia towarów lub wykonania usług, a nie przyjęcia zapłaty od kontrahenta. Dlatego przedsiębiorca, który trafi na kontrahenta długo zwlekającego z zapłatą, jest postawiony w trudnej sytuacji. W takim wypadku przedsiębiorca z własnych środków musi odprowadzić podatek VAT od dokonanej sprzedaży. Konieczność uregulowania podatku VAT bez otrzymania zapłaty od kontrahenta może poważnie zachwiać płynnością finansową małej firmy.

W takich okolicznościach ustawa o VAT przewiduje możliwość odzyskania naliczonego podatku. Jest to tzw. ulga na złe długi. Odzyskanie podatku jest jednak możliwe tylko, gdy kontrahent zwleka z zapłatą dłużej niż 180 dni, a także po spełnieniu szeregu innych kryteriów. Mimo że liczba warunków do spełnienia jest spora, a procedura odzyskania podatku skomplikowana, jest to jedyna nadzieja na odzyskanie podatku VAT bez konieczności wchodzenia na drogę sądową z nieuczciwym kontrahentem.

Jakie są warunki, aby skorzystać z ulgi

Aby skorzystać z ulgi na złe długi i odzyskać VAT od niezapłaconej faktury, muszą zostać spełnione łącznie wszystkie poniższe kryteria:

• Faktura VAT została wystawiona na rzecz dłużnika, który w trakcie sprzedaży nie był w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego.
• Dłużnik w momencie sprzedaży był zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.
• Faktura VAT nie została opłacona w ciągu 180 dni od upływu terminu jej płatności.
• Od dnia wystawienia faktury VAT nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.
• Faktura VAT została zaksięgowana przez wierzyciela oraz uwzględniona w rozliczeniach podatkowych.
• Wierzytelność nie została zbyta na inny podmiot.
• Wierzyciel i dłużnik, na dzień korekty podatku VAT w ramach ulgi na złe długi, są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT.
• Między wierzycielem a dłużnikiem nie zachodzą związki o charakterze rodzinnym, a także związki kapitałowe czy majątkowe lub wynikające ze stosunku pracy.

Jeśli spełnienie któregoś z kryterium jest niemożliwe, wtedy przedsiębiorca traci możliwość odzyskania podatku VAT. Najtrudniejsze dla przedsiębiorców jest spełnienie trzech kryteriów. Po pierwsze, jeśli faktura VAT została wystawiona na osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub przedsiębiorstwo, które było zwolnione z VAT, wtedy ulga nie przysługuje. Jeśli przedsiębiorca wystawił fakturę VAT kontrahentowi, który wówczas był w trakcie postępowania upadłościowego lub w likwidacji (choć przedsiębiorca mógł o tym nie wiedzieć), wtedy odzyskanie podatku VAT również nie jest możliwe. Ostatnim, lecz szczególnie kłopotliwym kryterium jest wymóg, by na dzień korekty dłużnik pozostawał czynnym podatnikiem VAT. Jeśli przed dokonaniem korekty kontrahent przestał być VAT-owcem, wtedy ulga na złe długi również nie przysługuje.

Aby odzyskać podatek VAT od niezapłaconej faktury, należy wykonać następujące kroki:

• Upewnić się czy faktura VAT spełnia kryteria wymienione powyżej, które umożliwiają skorzystanie z ulgi na złe długi.
• Upewnić się, czy kontrahent nie był w stanie postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego w momencie sprzedaży (w przypadku spółek handlowych można to sprawdzić w Krajowym Rejestrze Sądowym, a dla jednoosobowych firm lub spółek cywilnych w Krajowym Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych).
• Wysłać wniosek do urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę kontrahenta o udzielenie informacji, czy kontrahent był w momencie wystawienia faktury czynnym podatnikiem VAT i czy nadal figuruje w rejestrze.
• Wysłać kontrahentowi zawiadomienie o zamiarze dokonania korekty naliczonego podatku VAT od niezapłaconej faktury za pomocą listu poleconego ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres jego siedziby.
• Obserwować, czy w ciągu 14 dni do dostarczenia pisma do kontrahenta, nie wpłynęła należność. Jeśli należność wpłynie, nie można skorzystać z ulgi. Jeśli zostanie uregulowana częściowo, można dokonać korekty, ale tylko za jej nieopłaconą część.
• Następnie przedsiębiorca może w bieżącym rozliczeniu VAT ująć korektę naliczonego podatku VAT oraz załączyć pismo do urzędu skarbowego z wyjaśnieniem przyczyny korekty (ulga na złe długi) wraz ze wskazaniem jej wysokości.
• W ciągu 7 dni od złożenia deklaracji rozliczeniowej wysłać do kontrahenta zawiadomienie o dokonanej korekcie i przesłać kopię tego pisma wraz z potwierdzeniem nadania do swojego urzędu skarbowego.

Na drugiej stronie o tym, jak dokonać korekty VAT

Jak sprawdzić czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT

Aby dowiedzieć się czy kontrahent był zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT w dniu sprzedaży, a także czy nadal figuruje w rejestrze VAT-owców, należy zapytać o to pisemnie urząd skarbowy właściwy ze względu na siedzibę kontrahenta. Należy uzasadnić pytanie chęcią skorzystania z ulgi na złe długi – urząd skarbowy ma obowiązek udzielić odpowiedzi.

Niestety, odpowiedź urzędu skarbowego jest aktualna w dniu jej udzielenia, zaś kontrahent musi być VAT-owcem również w dniu korekty deklaracji. W związku z tym może się zdarzyć, że po uzyskaniu odpowiedzi z urzędu skarbowego kontrahent przestanie być VAT-owcem, bo np. wyrejestruje działalność. W takim wypadku przedsiębiorca straci możliwość skorzystania z ulgi. Niestety, nie ma obecnie możliwości zabezpieczenia się przed taką sytuacją. Jeśli na dzień złożenia korekty okaże się, że kontrahent przestał figurować w rejestrze VAT, przedsiębiorca musi złożyć ponowną korektę, w której z powrotem naliczy podatek.

Wymogiem skorzystania z ulgi na złe długi jest zawiadomienie kontrahenta o takim zamiarze oraz wyznaczenie dodatkowego, 14-dniowego terminu uregulowania płatności. Zawiadomienie powinno mieć formę pisemną i zostać wysłane listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W takim piśmie powinny się znaleźć:

• podstawa prawna (art 89a ust. 2 pkt 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług z późniejszymi zmianami);
• informacja o zamiarze dokonania korekty podatku naliczonego z tytułu niezapłaconej faktury (należy podać datę jej wystawienia oraz numer);
• informacja, że korekta zostanie dokonana, jeżeli w terminie 14 dni nie zostanie uregulowana należność wobec wymienionej w piśmie faktury.

Dłużnik ma 14 dni na uregulowanie należności. Czas ten liczy się od następnego dnia po otrzymaniu pisma. Przedsiębiorca otrzymuje informację o tym kiedy dłużnik otrzymał pismo dzięki zwrotnemu potwierdzeniu odbioru.

Przedsiębiorca nie musi się obawiać tego, że kontrahent nie odbierze pisma. Jeśli pismo nie zostanie odebrane w ciągu 14 dni od pierwszego awizowania, kontrahent odmówi przyjęcia pisma lub siedziba przestała istnieć (choć nadal figuruje jako siedziba), to uznaje się, że zostało ono doręczone. Jest to tzw. fikcja doręczenia. W takim wypadku przyjmuje się, że zawiadomienie dotarło do adresata.

Jak dokonać korekty podatku VAT

Korekta podatku należnego może nastąpić w deklaracji VAT za okres rozliczeniowy, w którym upłynął 14-dniowy termin na zapłatę należności przez dłużnika, jednak nie wcześniej niż w momencie otrzymania zwrotnego potwierdzenia odbioru.

Przykładowo, 12 czerwca przedsiębiorca wysłał pismo z zawiadomieniem do dłużnika, który odebrał je dwa dni później – 14 czerwca. 14-dniowy termin zapłaty liczy się od dnia następnego, czyli od 15 czerwca. W związku z tym termin płatności mija 29 czerwca. Jeśli przedsiębiorca otrzyma zwrotne potwierdzenie odbioru przed 29 czerwca, może dokonać korekty w deklaracji VAT za czerwiec. Jeśli potwierdzenie dotrze dopiero w lipcu, korekty może dokonać dopiero w deklaracji za lipiec.

Nie jest jednoznaczne, jak należy ująć korektę w deklaracji VAT. Część organów podatkowych uznaje za prawidłowe skorygowanie zarówno podstawy opodatkowania, jak i kwoty podatku należnego, czyli uwzględnienie wszystkich danych z niezapłaconej faktury VAT. Inne urzędy zaś przyjmują za wystarczające jedynie odpowiednie zmniejszenie kwoty podatku należnego, bez zmniejszenia podstawy opodatkowania. Przed podjęciem decyzji przedsiębiorca może skontaktować się ze swoim urzędem skarbowym, aby wyjaśnić tę kwestię.

Przedsiębiorca ma obowiązek złożyć wraz z deklaracją VAT osobne pismo z wyjaśnieniem, że w rozliczeniu dokonał korekty podatku należnego w ramach ulgi na złe długi, wskazując również kwotę podatku. W piśmie należy również zaznaczyć o którą fakturę chodzi oraz podać dane odbiorcy faktury.

Po złożeniu deklaracji VAT, przedsiębiorca ma obowiązek w ciągu 7 dni zawiadomić dłużnika pisemnie listem poleconym o tym, że dokonał korekty podatku VAT z nieopłaconej faktury. Dłużnik ma wtedy obowiązek złożenia korekty deklaracji VAT za okres, w którym ujął otrzymaną fakturę VAT. Przedsiębiorca musi następnie wysłać kopię tego powiadomienia wraz z dowodem nadania do urzędu skarbowego, z którym rozlicza się z podatku VAT.

Jeśli przedsiębiorca skorzystał z ulgi na złe długi, ale później otrzymał jednak od dłużnika całą należność, należy wtedy zwiększyć podatek należny w deklaracji VAT za okres, w którym płatność została uregulowana. W przypadku niepełnej zapłaty, podatek należny powiększa się tylko za otrzymaną część należności.

Zmniejszenie podatku VAT nie jest przychodem

Zmniejszenie podatku należnego w ramach ulgi na złe długi nie powoduje powstania przychodu, gdyż nie traktuje się jako przychodu zwróconych ani umorzonych podatków, ani innych opłat stanowiących dochody budżetu państwa. W związku z tym nie powstaje konieczność zapłacenia podatku dochodowego.

Ustawa o VAT przewiduje dla tzw. małych podatników możliwość wybrania metody kasowej rozliczania podatku VAT, która daje większą ochronę na wypadek wystawienia faktury VAT kontrahentowi zwlekającemu z płatnością. Metoda kasowa polega na rozliczaniu podatku VAT dopiero w momencie otrzymania od kontrahenta całości należności lub jej części, przy czym maksymalnym terminem rozliczenia całości podatku jest 90 dni od daty wydania towaru lub wykonania usługi.

Mali podatnicy to w świetle prawa podatkowego przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartość 1 200 000 euro (czyli 5 324 000 zł). W przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzają funduszami powierniczymi, prowadzą działalność agencyjną, są zleceniobiorcami bądź świadczą usługi o podobnym charakterze (z wyjątkiem komisu), limit ten wynosi 45 000 euro (czyli 200 000 złotych) i jest liczony od wysokości uzyskanych prowizji lub innych wynagrodzeń wraz z podatkiem.

Rozliczanie metodą kasową wiążę się z obowiązkowym składaniem kwartalnych deklaracji VAT. Wybór metody kasowej jest możliwy po uprzednim pisemnym zawiadomieniu naczelnika urzędu skarbowego o przejściu na ten sposób rozliczenia w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik ma zamiar stosować metodę kasową.