By nazwać określony wyjazd ,,podróżą służbową", pracownik musi opuścić miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce stałego miejsca pracy. By prawidłowo określić, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, należy zajrzeć do umowy o pracę i sprawdzić zapis o miejscu pracy.
Najczęściej za miejsce pracy uznawana jest siedziba pracodawcy, inny oddział, biuro, miejscowość bądź obszar geograficzny.
W przypadku pracowników, których miejscem pracy nie jest konkretny adres, ale większy teren, np. województwo - przejazd z jednej miejscowości do drugiej, bez przekraczania granic przypisanego terenu - nie będzie traktowany jako podróż służbowa, a pracownik nie będzie miał prawa do diet i innych należności właściwych dla podróży służbowych.