Cyfryzacja bez bólu. Błędy, które duże firmy popełniają przy wdrażaniu narzędzi i systemów IT 

W erze rozwiązań opartych na AI i postępu technologicznego przypominającego wyścig zbrojeń systemy IT stają się fundamentem nowoczesnego zarządzania firmą. Każdą firmą. Teoretycznie – wszyscy to wiedzą. Praktycznie – z wdrażaniem bywa różnie.

Z raportu "Made in Poland. Transformacja cyfrowa w średnich i dużych przedsiębiorstwach", przygotowanego przez PMR Market Experts we współpracy z Comarch, wyłania się obraz polskiej cyfryzacji, który ma zdecydowanie więcej cieni niż blasków.

Aż 38 proc. firm nadal przechowuje dokumenty w formie papierowej, a 58 proc. ręcznie wpisuje dane produkcyjne do systemów IT. To liczby, które powinny należeć do przeszłości, ale wciąż są codziennością w wielu przedsiębiorstwach.

Co jednak warte odnotowania, przedsiębiorcy dobrze rozumieją, co trzeba zmienić. I gdzie trzeba coś zmienić. Najczęściej wskazywane cele polskich przedsiębiorców w zakresie transformacji cyfrowej to stworzenie cyfrowego obiegu dokumentów (68 proc.), automatyzacja i integracja procesów (67 proc.), a także zwiększenie produktywności pracowników (55 proc.).

Czyli co? Niestety w tym przypadku nie ma znaku równości pomiędzy samą świadomością dotyczącą obszaru wymagającego usprawnienia a udanym wdrożeniem cyfrowych rozwiązań. Na drodze stają zazwyczaj te same błędy.

Błędem samym w sobie jest też postrzeganie cyfryzacji jako… jednorazowego kroku. To raczej maraton niż sprint. – Przede wszystkim cyfryzacja to proces. Zabawnie brzmią stwierdzenia, które czasem można usłyszeć nawet w dużych firmach po zakończeniu wdrożenia systemu IT, że "transformację cyfrową już przeszliśmy, mamy to szczęśliwie za sobą". Umyka przy tym fakt, że jest to element strategii: operacyjnie-krótkookresowo, ale też bardziej strategicznie-długofalowo – tłumaczy Paweł Olszynka, Head of Strategic Projects and Partnerships w PMR Market Experts:

Wdrożenie technologii bez analizy potrzeb to jeden z najczęstszych i najbardziej kosztownych błędów. Firmy sięgają po systemy, nie zadając sobie podstawowego pytania: po co? Brakuje konkretnego celu, mierzalnych korzyści, a technologia – zamiast być narzędziem – staje się celem samym w sobie.

Zamiast odpowiadać na realne wyzwania, nowe systemy często tylko przykrywają stare problemy ładnym interfejsem. Nie analizuje się procesów, nie identyfikuje wąskich gardeł, a cyfryzacja ląduje w dziale IT – oderwana od strategii biznesowej i bez wsparcia zarządu. Bez KPI, bez mapy drogowej, bez efektu.

Dlatego zanim padnie decyzja o wdrożeniu, trzeba zacząć od zadania kilku precyzyjnych pytań. Zdefiniować cele, przeanalizować procesy, ustalić wskaźniki sukcesu. I dopiero wtedy wybierać technologię. W przeciwnym razie zamiast transformacji mamy cyfrowy chaos. I spory rachunek do zapłacenia.

Transformacja cyfrowa to nie tylko systemy, ale przede wszystkim ludzie. A jednak w wielu firmach ten element wciąż jest traktowany po macoszemu. Brakuje komunikacji, szkoleń, zaangażowania pracowników. Nowe narzędzia pojawiają się znikąd, bez kontekstu i bez wsparcia. I zaskoczenie: zespół nie chce z nich korzystać.

Potwierdzają to zresztą dane ze wspomnianego raportu "Made in Poland. Transformacja cyfrowa w średnich i dużych przedsiębiorstwach" – w 48 proc. przebadanych firm opór ludzi stanowił największą barierę przed wdrożeniem innowacyjnych rozwiązań IT do zarządzania produkcją.

Najczęściej zawodzi przygotowanie. Pracownicy nie wiedzą, po co zachodzi cała zmiana, jak wpłynie na ich pracę i czego się od nich oczekuje. Nie mają okazji powiedzieć, co działa, a co przeszkadza. Szkolenia – jeśli są – bywają za wcześnie, za późno albo "dla wszystkich tak samo", co oznacza, że dla nikogo dobrze. Po wdrożeniu? Cisza. Wsparcia brak.

Tymczasem to właśnie użytkownicy końcowi wiedzą najlepiej, czego potrzebują. Ich udział w projekcie to nie fanaberia, ale warunek sukcesu. Bez tego ryzykujemy opór, frustrację, równoległe używanie starego i nowego systemu, a w efekcie: cyfryzację tylko na papierze.

Rynek technologii dla biznesu jest dziś przesycony ofertami. Każdy system wydaje się "najlepszy na świecie", każdy obiecuje transformację, automatyzację i rewolucję w zarządzaniu. W tym gąszczu łatwo się zgubić i wybrać rozwiązanie, które może i robi wrażenie na prezentacji, ale w praktyce kompletnie nie pasuje do struktury firmy. Albo po prostu do polskich realiów.

Firmy często podejmują decyzje zakupowe pod wpływem trendów, agresywnego marketingu albo presji ze strony partnerów i konkurencji. W efekcie wdrażają systemy zbyt skomplikowane, trudne w obsłudze, a do tego kosztowne w utrzymaniu.

Globalne platformy bywają rozbudowane do granic, ale jednocześnie mało elastyczne – narzucają sposób działania, który niekoniecznie da się pogodzić z realiami konkretnej firmy czy sektora. I tak, zamiast cyfryzacji, mamy próbę dostosowania organizacji do systemu – a nie odwrotnie.

Na tym nie koniec. Kolejna pułapka to brak integracji z istniejącymi systemami: magazynem, księgowością, CRM-em. Dane nie przepływają, powstają silosy informacyjne, mnożą się błędy. Zespół zaczyna ręcznie przenosić informacje z systemu do systemu, czyli robić dokładnie to, czego cyfryzacja miała przecież uniknąć. A jeśli do tego dołożymy kosztowną customizację, która ma "naprawić" niedopasowanie – mamy gotowy przepis na problem.

To dlatego coraz więcej firm szuka rozwiązań, które można dostosować bez kosztownych modyfikacji i bez przepisywania połowy organizacji. Szuka lokalnie, w Polsce. W raporcie "Made in Poland. Transformacja cyfrowa w średnich i dużych przedsiębiorstwach" wyszło czarno na białym, że w 10 z 11 badanych kategorii lokalni dostawcy IT wygrywają z globalnymi potęgami.

Zdaniem przedsiębiorców największą przewagę mają w obszarze szybszego dostosowaniu do przepisów, łatwości kontaktu i ceny. Nie odstają przy tym z jakością usług i produktów.

Przykład? Comarch ERP XL – system projektowany lokalnie w Polsce, rozwijany z myślą o polskich (ale nie tylko) firmach i ich realnych potrzebach.

Jego modułowa konstrukcja pozwala wdrażać tylko te funkcjonalności, które są rzeczywiście potrzebne firmie, a otwarte API umożliwia łatwą integrację z już działającymi narzędziami. Comarch ERP XL można rozbudowywać stopniowo – system rośnie razem z firmą, a nie odwrotnie.

Zanim więc padnie decyzja o wdrożeniu "światowego lidera", warto zrobić krok wstecz i odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań: Czy system da się zintegrować z tym, co już mamy? Czy będzie pasował do naszych procesów? Czy dostawca reaguje na lokalne zmiany prawa? Jeśli nie – warto szukać dalej. Bo cyfryzacja to nie jest zakup laptopów. To inwestycja w przyszłość firmy. I lepiej, żeby ta przyszłość była naprawdę przemyślana.

Prawo się zmienia – to pewne jak podatki. I właśnie podatki, rachunkowość czy ochrona danych to te obszary, w których zmiany bywają nagłe, nieprzewidywalne, a czasem nieprzyjemne. Dlatego systemy IT, które wspierają prowadzenie firmy, muszą nadążać. Jeśli nie, przedsiębiorstwo naraża się nie tylko na straty operacyjne, ale i prawne. A to już poważniejsza sprawa.

Ten błąd zaczyna się zwykle od złego wyboru – systemu, który nie przewiduje potrzeby elastyczności. Globalni dostawcy, obsługujący dziesiątki rynków jednocześnie, nie zawsze priorytetyzują lokalne regulacje. Jeśli polska firma musi czekać miesiącami na aktualizację, która dostosuje jej ERP do zmian w prawie, to już nie system wspiera biznes, tylko biznes musi wspierać system. A to zdecydowanie zła kolejność.

Z cytowanego już raportu "Made in Poland. Transformacja cyfrowa w średnich i dużych przedsiębiorstwach" wynika, że aż 83 proc. średnich i dużych firm w Polsce uznaje zgodność z przepisami za kryterium wyboru systemu IT, tuż po funkcjonalności. Nie bez powodu – kary za niedostosowanie się do RODO, problemy z Krajowym Systemem e-Faktur, ryzyko przy raportowaniu ESG mogą kosztować więcej niż całe wdrożenie. Nic więc dziwnego, że 73 proc. firm bardziej ufa lokalnym dostawcom, bo to oni lepiej znają krajowe realia i szybciej reagują na zmiany.

Weźmy na tapet wywołany KSeF – wdrożenie, które będzie obowiązkowe dla firm już w przyszłym roku, a które już dziś budzi sporo emocji. Tylko co piąta firma faktycznie przygotowuje się do integracji z systemem e-Faktur.

Z ESG jest jeszcze gorzej – 1 na 30 firm podejmuje realne działania. Tymczasem dostawcy tacy jak Comarch od dawna mają gotowe odpowiedzi. Comarch ERP XL oferuje pełną integrację z KSeF, a do tego gwarantuje, że każda zmiana w przepisach podatkowych czy księgowych będzie od razu uwzględniona w systemie. To nie obietnica. To praktyka, za którą stoi zespół ekspertów i doświadczenie z polskiego rynku.

Dobrze działający system ERP nie tylko ułatwia codzienną pracę. On daje poczucie bezpieczeństwa, że w razie zmiany przepisów, nic się nie wywróci. Ale to wymaga czegoś więcej niż samego narzędzia – wymaga partnera, który śledzi legislację, reaguje szybciej niż ustawodawca i aktualizuje system zanim użytkownik zauważy problem.

Wybierając system ERP, warto więc zadać sobie jedno pytanie: kto lepiej zadba o moją zgodność z prawem – globalny gracz, dla którego Polska to jeden z wielu krajów, czy rodzimy dostawca – jak Comarch ERP – który zna ten rynek od podszewki i aktualizuje system w rytmie zmian legislacyjnych? Odpowiedź zwykle nasuwa się sama.

Nawet najlepsza technologia i najbardziej zaangażowany zespół nie wystarczą, jeśli projekt wdrożeniowy nie ma solidnych fundamentów. A fundamentem jest plan. Zbyt często wdrożenia IT przypominają bieg na oślep – bez klarownego harmonogramu, przypisanych ról, kontroli postępów czy zarządzania ryzykiem.

Zaczyna się od braku szczegółowego rozkładu jazdy – nie wiadomo, kto za co odpowiada, jakie są etapy projektu, co i kiedy trzeba dowieźć. W trakcie wdrożenia pojawiają się nowe pomysły, funkcje "na już", a zakres tematyczny zaczyna żyć własnym życiem. To klasyczny scope creep.

Do tego często nie ma merytorycznie przygotowanego Project Managera, a zarządzanie projektem spada na kogoś, kto robi to przy okazji innych obowiązków. Skutek? Chaos, opóźnienia, rosnące koszty i frustracja zespołu.

Problemy mnożą się dalej: brak zarządzania ryzykiem, słaba komunikacja, niespójność działań między działami, brak testów przed wdrożeniem produkcyjnym. A czasem decyzja, by wszystko wdrożyć naraz – zamiast etapowo i z głową.

Dobre zarządzanie projektem to nie jest luksus – to konieczność. Potrzebne są konkretny plan, dopasowana metodyka (np. Agile, Waterfall, hybryda), jasny zakres i odpowiedzialność. Do tego testy, kontrola zmian i kanały komunikacji, które działają nie tylko na papierze.

Kierownik projektu musi mieć nie tylko kompetencje, ale też realne wsparcie z góry. Bez tego nawet najlepszy system może nie zadziałać – nie dlatego, że jest zły, tylko dlatego, że nikt nie zadbał o jego porządne wdrożenie.

Dane to dziś jeden z najcenniejszych zasobów każdej firmy. A mimo to wiele organizacji wciąż traktuje cyberbezpieczeństwo jako dodatek – coś, czym zajmiemy się "po wdrożeniu". To błąd, który może kosztować więcej niż samo wdrożenie.

Brakuje podstaw: bezpieczeństwo nie jest uwzględniane na etapie projektowania systemu, nie ma polityki zarządzania dostępem, szyfrowanie danych traktowane jest opcjonalnie, a aktualizacje – jako zło konieczne. Zdarza się, że wszyscy mają dostęp do wszystkiego, a hasła typu "firma2024" wciąż funkcjonują. Do tego dochodzi brak automatycznych kopii zapasowych, planów awaryjnych i testów scenariuszy kryzysowych. Nie ma bezpieczeństwa, za to jest ryzyko, które nie musi się zmaterializować, ale jeśli się materializuje – paraliżuje wszystko.

Konsekwencje są znane: wycieki danych, ataki ransomware, kradzież poufnych informacji, a za tym idą – straty finansowe, utrata reputacji, odpowiedzialność prawna. Niedopełnienie obowiązków związanych z RODO czy brakiem zabezpieczeń może oznaczać kary, których żaden budżet IT nie przewidział.

Bezpieczeństwo musi być wpisane w projekt od pierwszego dnia. Security by design, a nie security by panic. Szyfrowanie, autoryzacja wieloskładnikowa, segmentacja dostępu, aktualizacje, backupy, testy Disaster Recovery. Do tego edukacja użytkowników, bo nawet najlepszy system nie obroni się przed kliknięciem w złośliwy link. W cyfrowym świecie to nie luksus. To warunek przetrwania.

Już to pisaliśmy, ale czasem warto się powtórzyć: transformacja cyfrowa to nie sprint, a raczej maraton. I jak w każdym długodystansowym biegu, liczy się nie tylko szybki start, ale też dobry plan, elastyczność i partner, który pomoże bezpiecznie dotrzeć do mety.

Właśnie dlatego coraz więcej polskich firm wybiera rozwiązania, które powstają z myślą o lokalnym rynku i realnych potrzebach przedsiębiorców. Comarch ERP XL może być tutaj modelowym przykładem – to system, który nie tylko wspiera codzienne procesy, ale też nadąża za zmieniającymi się przepisami i potrzebami biznesu. Bo w cyfryzacji nie chodzi o modne hasła, ale o rozwiązania, które naprawdę działają.

Pierwszy krok w jej kierunku można zrobić już podczas bezpłatnego wydarzenia organizowanego przez Comarch "ERP Made in Poland", w trakcie którego eksperci porozmawiają o najnowszych trendach w dziedzinie systemów ERP, automatyzacji i integracji firmy z KSeF. Event odbędzie się 22 maja w Warszawie, obowiązują na niego zapisy.