Czym jest faktura uproszczona i kiedy się ją wydaje?

Co to jest faktura uproszczona? To taka faktura, która nie zawiera wszystkich danych wymaganych na mocy przepisów o VAT od tradycyjnych, standardowych takich dokumentów. Potwierdza ona sprzedaż i nabycie produktu lub usługi. Co musi zawierać faktura uproszczona? Powinna uwzględniać dane, które pozwalają określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek. Natomiast nie musi ona zawierać:

• imion i nazwisk lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
• adresów podatnika i nabywcy,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
• miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i na sprzedaż zwolnioną od opodatkowania,
• kwot podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Prawidłowo wystawiona faktura uproszczona powinna zawierać takie dane jak:

• data wystawienia,
• kolejny numer porządkowy,
• numer identyfikacji podatkowej podatnika i nabywcy towarów lub usług,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeśli została określona i jednocześnie jest różna od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• kwota udzielonych opustów lub obniżek cen, w tym rabatów z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• kwota należności ogółem. 

Nie zawsze można wystawić fakturę uproszczoną. Nie będzie to możliwe, jeśli ma ona dokumentować:

• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na odległość,
• sprzedaż na odległość towarów importowanych,
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
• dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz podmiotów z państw członkowskich, innych niż Polska, gdy zobowiązanym do zapłaty podatku jest nabywca. 

Paragon fiskalny pod pewnymi warunkami może być tożsamy z fakturą uproszczoną, jeśli będzie zawierał określone dane, a wartość zakupów dokumentowanych nim nie przekracza 450 zł lub 100 euro. Na takim paragonie musi się przy tym znaleźć numer NIP nabywcy towarów lub usług. 

Nie w każdym przypadku podatnik będzie mógł posłużyć się fakturą uproszczoną. Do jakiej kwoty można ją wystawić? Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza w danej transakcji kwoty 450 zł albo 100 euro, to podatnik może wystawić fakturę uproszczoną. 

Przede wszystkim różnica pomiędzy fakturą VAT a fakturą uproszczoną będzie wynikała z tego, że w uproszczonej formie dokument ten nie musi zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT dotyczących nabywcy oraz danych z ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14. Konieczne jest jednak, by wynikała z niej kwota podatku VAT dla poszczególnych stawek. 

Faktura uproszczona jest uznawana za dokument fiskalny, ponieważ pozwala na odliczenie podatku VAT naliczonego przez nabywcę towaru lub usługi. Zobacz, w jaki sposób należy księgować faktury uproszczone.

Faktura uproszczona księgowana jest na takich samych zasadach w księgowości podatnika – w księgach podatkowych lub w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – jak faktura VAT. Jeśli ma postać paragonu, to musi się na niej znaleźć numer NIP nabywcy, by była poprawna.