Na webinar online pt. "Rewolucyjna zmiana w przepisach: E-faktura i Krajowy System e-Faktur (KSeF)" zarejestrowało się blisko 1800 przedsiębiorców. To ogromna rzesza zainteresowanych, co potwierdza tylko, że wszystko co nowe i nieznane zawsze jest obarczone obawami. I to właśnie te obawy próbowali rozwiać przedstawiciele PwC i Microsoftu.
Gospodarzami spotkania byli Jarosław Sokolnicki, Microsoft Technology Center Lead oraz Piotr Łuba z PwC Partner, odpowiedzialny za dział consultingu w regionie Europy Środkowo-Wschodniej..
W cyfryzacyjnym ogonie Europy
Co prawda obowiązek cyfrowego fakturowania będzie obligatoryjny od początku 2023 roku, ale już od stycznia 2022 roku firmy mogą korzystać z nowego systemu. Czy są chętni? Póki co, umiarkowanie.
Według ostatnio opublikowanego przez Komisję Europejską Indeksu DESI (Indeks Gospodarki Cyfrowej i Społeczeństwa Cyfrowego) wynika, że Polska zajmuje pod względem cyfryzacji 24. miejsce na 27 krajów. Wyprzedziliśmy jedynie Bułgarię, Rumunię i Grecję.
Jak stwierdził Przemysław Koch, dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki ( to największą w kraju firmą realizującą projekty IT dla sektora publicznego wykonująca zadania wyznaczane przez rząd), tylko 44 proc. polskich obywateli osiągnęło podstawowy poziom wykorzystania usług cyfrowych. To dużo poniżej średniej UE. Po stronie przedsiębiorców wartość ta wynosi 54 proc. To także poniżej średniej unii. Z chmury i sztucznej inteligencji korzysta jedynie 15–18 proc. Delikatnie lepiej, ale też bez zachwytów jest w administracji państwowej. Mamy 22. miejsce na 27 krajów.
Szybszy zwrot VAT
Czy wszędzie jest tak słabo? Nie. Powyżej średniej pozycjonują nas systemy – Twój e-PIT, dostępność do tzw. otwartych danych udostępnianych przez administrację państwową oraz aplikacja mObywatel. W tym jesteśmy liderami.
– Pokazujemy, że potrafimy robić cyfrową administrację i dostarczać usługi dla naszych obywateli i przedsiębiorców. A dzisiaj kolejna rewolucja przed nami – krajowego systemu e-Faktur. Systemu, który ma usprawnić prowadzenie biznesu – przekonywał Przemysław Koch.
Kluczowa zmiana? System e-faktur przyspieszy okres rozliczenia podatku VAT z 60 do 40 dni. Zdejmie z przedsiębiorców obowiązek związany z przechowywaniem faktur. Nie trzeba będzie ich trzymać przez 10 lat i archiwizować. Nie trzeba będzie także przygotowywać duplikatów. Zawsze będzie można sięgnąć po każdy dokument, i to z dowolnego miejsca. Wystarczy, że mamy dostęp do Internetu. Przedsiębiorcy będą też mogli wystawiać faktury korygujące. I są zwolnieni z obowiązku JPK FA.
Kiedy przygotowywać się do zmian?
Jesteśmy w czołówce krajów UE, które wprowadziły już e-fakturę lub zamierzają to zrobić – zaraz po Hiszpanii, Portugalii i Włoszech. Francja ma tego dokonać w 2024 roku.
– Obecnie mamy 1 mln 700 tys. podatników VAT w Polsce. Już za rok będą musieli w pełni się dostosować do nowego obowiązku – mówiła Magdalena Brzuszczyńska, wicedyrektor ds. JPK, e-sprawozdań i e-Faktur, PwC Polska. – Ostatnim o podobnej skali projektem cyfrowym, z jakim musieli się mierzyć, były JPK (Jednolite Pliki Kontrolne). Według statystyk z Ministerstwa Finansów w 2020 roku było w nich aż 2 mln rozbieżności. E-faktury będą zdecydowanie trudniejsze, bo szczegółowe dane muszą być raportowane w czasie rzeczywistym – dodała.
Z danych zebranych przez PwC wynika, że niespełna 20 proc. przedsiębiorców rozpoczęło przygotowania do nowego modelu fakturowania. A jeszcze mniej planuje skorzystać z tego modelu w okresie przejściowym.
Jak przyznaje Brzuszczyńska, jest w stanie to zrozumieć, wszak zbliża się koniec roku, a do tego dochodzą nowe zmiany w pakiecie Polski Ład, do których też należy się przygotować.
Niemniej jednak trzeba pamiętać, że system e-fakturowania jest dużym wyzwaniem i nie należy zwlekać ze zmianami. Przedsiębiorcy powinni przygotować się do tego wcześniej, by tych rozbieżności, tak jak to miało miejsce w JPK, było mniej, a właściwie nie było ich wcale.
Co będzie zawierać e-Faktura?
Przykładowo: dane identyfikujące dokument, strony kupna-sprzedaży, specyfikację przedmiotu transakcji, dane do rozliczenia obowiązujących podatków, podsumowania, informację o uzgodnionych terminach i formie zapłaty, informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne.
Oprócz tego e-Faktura będzie musiała spełniać określone wymogi.
Dokument musi mieć zdefiniowany format xml, pośrednictwo KSeF, numer identyfikujący fakturę, wymaganą zgodę na jej odbiór (w okresie nieobowiązkowym), datę wystawienia, czyli przesłania do systemu i datę otrzymania – datę nadania numeru w systemie.
Jak twierdzi Magdalena Brzuszczyńska, przedsiębiorcy muszą więc przebudować architekturę IT w swojej firmie i zintegrować poszczególne działy, by wdrożyć nowy system.
Istnieje ryzyko zaburzenia działalności biznesowej w sytuacji, gdy firma zbyt późno rozpocznie wdrażanie zmian. Do tego dochodzi konieczność zaangażowania zróżnicowanych zasobów ludzkich, poszerzenie zakresu i częstotliwości raportowanych danych oraz zmiany w otoczeniu prawnym organizacji.
Kluczowym elementem jest wybranie odpowiedniej technologii. Musi być dostosowana, m.in. bezpieczna, elastyczna w rozwiązaniach, niezawodna i z łatwym dostępem do danych.
Dane w chmurze będą bezpieczne?
Tak – zapewnia jednoznacznie Krzysztof Malesa, dyrektor ds. strategii bezpieczeństwa z Microsoft. Jest nie tylko bezpieczna, ale także funkcjonalna.
– Nie trzeba wydawać dużych funduszy, by móc z niej od razu skorzystać. Wystarczy abonament. Jest skalowana, czyli płacimy tylko za realne zużycie danych – tak jak w wodomierzu, nie musimy niczego kupować na zapas. Możemy pracować w chmurze z dowolnego miejsca i dowolnym czasie – nie jesteśmy bowiem związani na stałe z jedną jednostką centralną. Nie musimy się także obawiać utraty danych, gdy zepsuje się nam twardy dysk albo kiedy ktoś ukradnie nam laptopa. Dane w chmurze są chronione przez globalnego gracza, przez armię ludzi, nie użytkownika końcowego czy zmęczonego i czasami niedoinwestowanego informatyka – wyliczał ekspert Microsoft.
Jak wygląda chmura? To gigantyczny obiekt wielkości dużego osiedla otoczony mnóstwem zabezpieczeń – Data Centre, czyli Centrum Przetwarzania Danych. Jest chroniony jak najlepsza jednostka wojskowa. Posiada zasilanie z kilku źródeł. Serwery, które tam wjeżdżają, nigdy nie opuszczają tego miejsca. Gdy zakończy się ich czas zużycia, są tam utylizowane.
– Przechowując dane w chmurze, otrzymujemy w pakiecie szereg korzyści. Dostajemy systemy i aplikacje, które umożliwiają wsparcie sztucznej inteligencji, zaawansowaną automatyzację procesów, analitykę danych czy nieograniczoną moc obliczeniową – przekonywał Krzysztof Malesa.
Ale największą siłą Data Center jest to, że tworzą one globalną sieć danych niewyobrażalnych rozmiarów połączonych światłowodami, które oplatają jak siatka całą kulę ziemską.
– Efekt tego jest taki, że jeśli pojawi się jakiś nowy wektor ataku w Szanghaju, Pekinie, w Dublinie czy Australii, to mój komputer w Warszawie za 15 minut będzie na niego odporny – dodał. I tylko globalny dostawca może zapewnić taką skuteczną linię wsparcia.
Czy my sami możemy dbać o bezpieczeństwo swoich danych? Tak. Należy wprowadzić wieloskładnikowe uwierzytelnienie, dostosować uprawnienia użytkowników sieci do ich realnych potrzeb, aktualizować oprogramowania, używać antywirusa, najlepiej w formie online, a także katalogować i ochraniać wrażliwe dane.
Czy firmy są gotowe na e-fakturę?
"Digitalizacja raportowania podatkowego – wyzwania legislacyjne, organizacyjne i technologiczne" – to temat wspólnej debaty kończącej webinar. Uczestniczyło w nim 5 panelistów. Rozmowę poprowadził Marcin Sidelnik, partner PwC Polska, odpowiedzialny za rozwiązania technologiczne w dziale podatkowo-prawnym.
Przemysław Koch, dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki przypomniał, że wprowadzony pięć lat temu JPK pomógł w uszczelnieniu systemu podatkowego.
– Rozwiązanie to nauczyło nas, że dane są bardzo ważne – zarówno w kontekście uszczelnienia systemu, zapewnienia bezpieczeństwa całego ekosystemu dla polskich przedsiębiorców, jak i uproszczenia systemu podatkowego – wyliczał.
Jak przyznał, doświadczenia z plikami pokazały także wszelkiego rodzaju niedoskonałości systemu. – Czasami nie udawało się połączyć faktury zakupowej ze sprzedażową, bo pojawiały się niespójności. Przy systemie e-Faktur te trudności powinny zniknąć, bo każdy dokument będzie opatrzony unikalnym identyfikatorem KSeF – zarówno dla sprzedającego, jak i kupującego – wyjaśnił.
Takie rozwiązanie systemowe to rewolucja i przedsiębiorcy upatrują w niej szanse. Szczególnie branża leasingowa, która już dziś szykuje się do zmian planowanych w Polskim Ładzie.
O tym, jak wygląda wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej z perspektywy biznesu mówił Tomasz Budny, dyrektor finansowy CFO z firmy ADAMA Polska.
– Zauważam pewnego rodzaju korzyści związane z wdrożeniem tego rozwiązania. Przede wszystkim zaczynamy bardzo poważnie myśleć o możliwości automatyzacji i obiegu dokumentów księgowych wewnątrz firmy. Jeśli chodzi o zagrożenia – to widzę konieczność zaangażowania znacznych zasobów ludzkich i finansowych a także zbyt krótki czas wdrożenia systemu – przyznał.
Iwona Kaczanowska, Associate Director, EMEA RegionalTax Center Lead w Zoetis Polska nie ukrywała, że wprowadzenie e-faktur będzie dużym wyzwaniem.
– Czasami, nawet w ramach jednej organizacji, wystawiane są różne faktury, w różnych formatach, w różnych modułach systemów księgowych – zebranie tego wszystkiego w taki ustrukturyzowany format na pewno będzie trudne. Tak samo jak wdrożenie systemu przez podmioty, które działają za granicą. Każdy kraj ma bowiem ma swój pomysł na e-Fakturę, więc przygotowanie całej organizacji na pewno nie będzie łatwe – podkreśliła.
Czy przedsiębiorcy są mimo to przygotowani do zmian?
– Wielu podatników patrzy na KSeF czy e-Faktury nie jako wyzwanie stricte technologiczne, ale także na wyzwanie operacyjno-procesowe. System może bowiem zmienić szereg procesów takich jak weryfikacja formalna czy merytoryczna faktur, komunikacja z dostawcą i wyjaśnianie niezgodności czy obieg dokumentów– mówił Tomasz Pabiański, dyrektor w PwC Polska. Jego zdaniem system KSeF będzie wyzwalaczem, który pozwoli nie tylko zmienić coś w podatkach, ale poszerzyć działalność choćby o platformy zakupowe.
Zaznaczył, że KSeF to nie tylko rewolucja w kontaktach z kontrahentami, ale także z partnerem publicznym. Bo to administracja skarbowa będzie miała największą wiedzę o naszych rozliczeniach podatkowych, będzie dysponentem naszych dokumentów i będzie miała wiedzę o każdej transakcji w czasie rzeczywistym.
Paweł Matulewicz, dyrektor PwC odpowiedzialny za współpracę z Microsoftem, zapowiedział wzmocnienie przez PwC zespołu wspierającego projekty transformacyjne w oparciu o platformę ERP Microsoft Dynamics 365, z która e-faktura będzie mogła współpracować.
Partnerem treści jest PwC