Multitasking to pojęcie zaczerpnięte z języka angielskiego i oznacza wielozadaniowość, czyli umiejętność wykonywania kilku zadań jednocześnie. W praktyce multitaskingiem nazwać można np. rozmawianie przez telefon przy jednoczesnym odpisywaniu na maile, analizowanie budżetu, a w tym samym czasie uczestniczenie w ważnej telekonferencji. Jednak wielozadaniowość dotyczyć może nie tylko pracy zawodowej. Multitasking działa także w życiu codziennym, gdy przygotowując posiłek jednocześnie oglądamy telewizję, albo gdy prowadzisz samochód i poprawiasz makijaż.
Multitasking, który swoją nazwę zaczerpnął z języka programistów i był ściśle związany z pracą komputera, przez wiele lat uznawany był za zaletę. Jednak ostatnie badania wykazały, że multitasking może negatywnie wpływać na wydajność pracownika, a tym samym na rozwój jego kariery i rozwój firmy, w której pracuje.
Multitasking – negatywny wpływ
Człowiek to nie komputer – twierdzi coraz więcej badaczy, zwracając uwagę na negatywne skutki multitaskingu. Wykonując wiele czynności na raz, pracownik popełnia znacznie więcej błędów, a czas wykonywania poszczególnych czynności wydłuża się. Multitasking, który ściśle związany jest z modą na open space’y, nie sprzyja koncentracji i efektywności. Wielu ekspertów uważa także, że jeśli multitasking staje się naszą codziennością, a my dzień w dzień wykonujemy kilka czynności jednocześnie, dochodzi do trwałego upośledzenia mózgu. Oczywiście są takie zadania, które nie wymagają naszej stuprocentowej uwagi i możemy je wykonywać w parze z inną czynnością. Wystarczy wspomnieć o jedzeniu przekąsek podczas oglądania meczu, prasowaniu ubrań przy jednoczesnym słuchaniu radia czy kąpaniu się przy jednoczesnym czytaniu książki. Jednak gdy jakieś zadanie wymaga od nas skupienia i zaangażowania, warto skupić się tylko na niej, by wykonać je szybciej i po prostu z lepszym skutkiem.
W dzisiejszych czasach, gdy multitasking jest tak powszechnym zjawiskiem, czasami trudno nam sobie wyobrazić wykonywanie tylko jednej czynności na raz. Jednak wielu ekspertów jest zdania, że właśnie tak powinniśmy pracować, rezygnując z wielozadaniowości.
Multitasking – jak ograniczyć wielozadaniowość i pracować oraz żyć efektywniej?
Chcesz zrezygnować z multitaskingu i wrócić do systemu, w którym skupiasz się tylko na jednej ważnej czynności jednocześnie? Nie będzie to łatwe, a najważniejszym słowem w tym ćwiczeniu będzie pełna samoświadomość i konsekwencja.
Ważne, by ustalać sobie z góry plan działania. Każde zadanie zapisuj w terminarzu lub telefonie i planuj, ile średnio może zająć Ci czasu. Działaj według planu. Ważne, byś pamiętał o przerwach na odpoczynek czy drzemkę, dzięki czemu Twój umysł odpowiednio się zregeneruje. Jeśli wykonujesz ważne zadanie z listy, nie czytaj maili, nie odbieraj telefonów i nie jedz posiłków. Skup się na czynności i poświeć jej sto procent Twojego czasu.
Ważne, byś pracował w blokach czasowych. Wielu badaczy jest zdania, że ludzki mózg potrafi się skupić na jednej czynności około 1,5 godziny. Po tym okresie powinieneś zrobić sobie przerwę, a potem przejść do kolejnej czynności. Jeśli trudno ci jest zapanować nad czasem, nastawiaj budzik w telefonie. Rozpoczynaj dzień od najtrudniejszego zadania. Wielu ekspertów poleca także technikę dni tematycznych, czyli zaplanowanie całego tygodnia tak, by każdego dnia wykonywać czynności z podobnej grupy – np. w poniedziałek realizujesz analizy, we wtorek planujesz spotkania, a w piątek prowadzisz negocjacje. Ta technika szczególnie sprawdza się w pracy freelancerów. Zastanów się, co najbardziej rozprasza cię w pracy i zrezygnuj z tego – wycisz telefon, wyłącz komunikatory w laptopie, znajdź miejsce, w którym możesz się skupić.
Ciekawą techniką jest Pomodoro, która zaleca dzielenie czasu pracy na 25-minutowe interwały. Eliminujemy wszelkie rozpraszacze i nastawiamy budzik lub telefon na 25 minut, by w pełni skupić się na jednym, konkretnym zadaniu.
Znajdź czas na odpoczynek i traktuj go jak priorytetowe i ważne zadanie, dzięki któremu efekty innych zadań będą lepsze. Poza pracą szukaj zajęć, które będziesz mógł wykonywać na sto procent, odzwyczajając się tym samym od multitaskingu – pływanie, malowanie, granie na instrumencie.
Uświadom sobie, że multitasking daje nam poczucie wszechmocy, ale jest tylko złudzeniem. Współcześni badacze nazywają multitasking permanentnym stanem rozproszenia uwagi, który nie sprzyja naszej karierze, zdrowiu i życiu.
Wykonanie dobrze jednego zadania daje o wiele więcej satysfakcji.