Twoja baza CV_ niedocenione źródło pozyskiwania talentów

W jaki sposób opisywać kandydatów, żeby można je łatwo odnaleźć w kolejnych procesach rekrutacyjnych? Podobnie jak handlowiec prowadzi bazę potencjalnych klientów, tak i pracodawca, który realizuje kilka projektów rekrutacyjnych w ciągu roku, powinien prowadzić bazę kandydatów. Przyspiesza to znacząco dotarcie do osób o oczekiwanych kwalifikacjach. Badania z rynku pokazują, że wciąż niewielu rekruterów mocno liczy na własną bazę i buduje ją w przemyślany sposób, choć jest to jeden z najcenniejszych zasobów firmy.

Funkcjonalna i dobrze zarządzana baza kandydatów staje się skarbnicą wiedzy o osobach, które już z naszą organizacją współpracowały lub ubiegały się o pracę. Zbiera ona najważniejsze informacje o bieżących i przeszłych rekrutacjach. Jeśli jest wzbogacona o odpowiednie zgody kandydatów, może też być trwałym źródłem talentów w przyszłych projektach. Dobra baza powinna być aktualna, dobrze opisana i zgodna z wymogami bezpieczeństwa oraz przepisów prawa.

Po zakończeniu konkretnej rekrutacji, kandydaci, którzy nie zostali zakwalifikowani, nadal mogą być rozważani w kolejnych projektach. Większość firm szuka w wielu projektach osób o podobnych lub zbliżonych kwalifikacjach, a to dotyczy zarówno wielu stanowisk w jednej organizacji, jak i różnych klientów w tej samej branży.

Nie można też oczekiwać, że konkretna aplikacja przesłana w ramach jednego stanowiska okaże się idealnie dopasowana do kompletnie innego etatu. Przy dostępnej bazie może się okazać, że nie ma potrzeby tworzenia nowego ogłoszenia rekrutacyjnego, co oszczędza czas i środki przeznaczone na publikacje oraz selekcję. W skali całej sytuacji rynkowej, ten sam zestaw kompetencji może być użyteczny w wielu różnych rolach, także w perspektywie przebranżowienia.

Z punktu widzenia rekrutera baza, którą sam w pełni kontroluje i dobrze opisuje, jest kluczowym narzędziem do szybkiego i trafnego wyboru potencjalnych kandydatów. Zwykle łatwiej jest przeglądać własne zasoby, niż wiele zewnętrznych baz, które różnią się algorytmami wyszukiwania i strukturą danych.

Era papierowych CV oraz aplikacji rozrzuconych po folderach czy skrzynkach mailowych jest zdecydowanie przeszłością. Takie rozwiązania są czasochłonne i niosą ryzyko niewłaściwego przetwarzania danych osobowych w świetle RODO. Warto zatem korzystać z nowoczesnych narzędzi informatycznych, które umożliwiają zebranie informacji o kandydatach w jednej, uporządkowanej bazie.

Aplikacje kandydatów najlepiej przechowywać w jednym miejscu. Warto zastosować system ATS, w którym wszystkie projekty prowadzone przez poszczególnych rekruterów są w jednym miejscu, a kandydaci – niezależnie od źródła pozyskania – znajdują się w tej samej bazie danych. W ten sposób zapewniamy spójność i zgodność procesu.

Funkcjonalna baza powinna być dostępna dla wszystkich osób zaangażowanych w proces rekrutacyjny – nie tylko dla rekruterów, ale także dla hiring managerów, którzy najczęściej decydują, kogo zaprosić na rozmowę. Oprócz samego dostępu, kluczowe są wspólne mechanizmy: ocena aplikacji, historia kandydata w różnych projektach, komunikacja z nim zapisana w systemie, notatki oraz możliwość wysyłania kart kandydatów do menedżerów zatrudniających.

Baza kandydatów powinna być przejrzysta i prosta w obsłudze. Bez trudu powinniśmy móc zawężać grono poszukiwanych osób według kryteriów takich jak:

– branża,

– lokalizacja,

– oczekiwane wynagrodzenie,

– konkretne kwalifikacje i kompetencje.

Dodatkowo warto rozwijać bazę, uwzględniając:

– moment zaaplikowania (czy profil jest aktualny),

– dyspozycyjność kandydata (gotowy do pracy od zaraz, w pełnym wymiarze czasu, otwarty na nadgodziny, itp.).

Ważną rolę odgrywają też własne notatki sporządzone po rekrutacjach, które mogą zawierać kluczowe informacje ułatwiające decyzje o ponownym rozważeniu danej osoby. Wystarczy ustalić odpowiednie tagi i opisy, które będą wspierać efektywne przeszukiwanie bazy.

Kiedy już mamy wyselekcjonowanych kandydatów, ogromną wartość ma szybki dostęp do ich danych. W idealnym systemie powinno być możliwe jedno kliknięcie, aby zobaczyć CV, informacje z formularza aplikacyjnego, opinię hiring managera oraz historię kontaktu z kandydatem. Wszystko w jednym miejscu, bez przeskakiwania między aplikacjami.

Baza kandydatów powinna umożliwiać szybki kontakt mailowy lub SMS‑owy oraz zapis wszystkich form komunikacji z daną osobą. To szczególnie ważne, gdy wiele rekruterów korzysta z tej samej bazy i chce weryfikować, kto, kiedy i po co kontaktował się z kandydatem. Dobrze sprawdza się to także w przypadku skandynawsowania pracowników na krótkoterminowe, tymczasowe lub cyklicznie powtarzające się projekty.

Kolejnym kluczowym elementem jest bezpieczeństwo i zgodność z RODO. Budowanie bazy wyłącznie na podstawie skrzynki mailowej nie jest zgodne z wymogami prawa. W przypadku kontroli UODO musisz udowodnić, że:

– kandydaci zapoznali się z kompletną klauzulą informacyjną,

– posiadasz zgodę na przechowywanie ich danych na potrzeby kolejnych rekrutacji,

– jest śledzone, kto kiedy miał dostęp do danych.

Przechowywanie aplikacji na dysku komputerowym niesie ryzyko utraty danych wskutek kradzieży, awarii sprzętowej czy ataku hakerskiego. Stosowanie zewnętrznych narzędzi rekrutacyjnych daje większą pewność, że przetwarzanie danych jest zgodne z prawem i ogranicza obciążenie rekruterów dodatkową pracą administracyjną.

Najważniejsze jest konsekwentne i sumienne prowadzenie bazy. Trzeba:

– regularnie ją aktualizować,

– wdrażać informacje o kandydatach na bieżąco.

Zaniechanie lub odkładanie tego na później prowadzi do tego, że inni rekruterzy nie dostrzegają wszystkich dostępnych zasobów, a Ty gromadzisz zaległości. Wszystko to ułatwiają:

– spójne tagi,

– czytelne notatki

– oraz wspólny dla całego zespołu sposób opisywania kandydatów.

Niezależnie od tego, czy działasz w ramach agencji rekrutacyjnej, czy prowadzisz rekrutacje na własne potrzeby, duża, uporządkowana i aktualna baza kandydatów stanie się warunkiem skutecznej rekrutacji. Warto traktować ją jak społeczność lub sieć, w której kontakt z kandydatem jest łatwy i utrzymywany przez wiele lat. Rekruter może być doradcą i partnerem w karierze danej osoby, wielokrotnie łącząc ją z nowymi miejscami pracy.

Poprawnie zbudowana baza pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – na odpowiednim połączeniu kandydata z miejscem pracy – eliminując czynności czasochłonne i nieefektywne. W mojej ocenie własna baza kandydatów jest jednym z najcenniejszych narzędzi pracy rekrutera i odzwierciedleniem relacji z kandydatami na rynku.