Z ziemi włoskiej do Polski. Tak Asseco i Aruba otwierają Europę na transgraniczne e-Doręczenia

Od 1 stycznia 2026 roku e-Doręczenia są w Polsce podstawowym kanałem komunikacji elektronicznej między podmiotami publicznymi a niepublicznymi. Od 1 października 2026 roku adres do e-Doręczeń muszą mieć także przedsiębiorcy wpisani do CEIDG do końca 2024 roku. Według danych Poczty Polskiej system obsłużył już ponad 100 mln przesyłek, z czego ponad 50 mln nadano od początku 2026 roku. W Bazie Adresów Elektronicznych znajduje się 4,6 mln adresów. Od 2025 roku obowiązek ten objął również członków zarządów spółek.

Polska nie jest jedynym krajem, który zastępuje papierowy list polecony jego cyfrowym odpowiednikiem. Każde państwo buduje jednak własny system, oparty na różnych standardach technicznych. Polskie e-Doręczenia działają w standardzie AS4. We Włoszech od 2008 roku firmy mają obowiązek posiadania skrzynki PEC, czyli certyfikowanej poczty elektronicznej o mocy listu poleconego, opartej na standardzie REM.

Unijne rozporządzenie eIDAS daje kwalifikowanej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego moc prawną w całej Unii Europejskiej. Wysłane w ten sposób dane korzystają z domniemania integralności oraz dokładności daty i godziny nadania i odbioru. Przepisy pozwalają też dostawcom takich usług uzgadniać między sobą interoperacyjność, a Komisja Europejska określiła we wrześniu 2025 roku w rozporządzeniu wykonawczym 2025/1944 normy, na których powinna się ona opierać. Samo połączenie krajowych systemów pozostaje jednak zadaniem dla dostawców.

Brak takich połączeń odczuwa przede wszystkim biznes. Jak czytamy w komunikacie Asseco i Aruby, większość elektronicznej komunikacji między firmami, szczególnie w segmencie MŚP, odbywa się za pośrednictwem bezpłatnych, często pozaeuropejskich platform. Nie zapewniają one weryfikacji tożsamości nadawców i odbiorców ani nie gwarantują kontroli nad danymi, w szczególności nie zapewniają ochrony ich poufności. Według spółek stwarza to ryzyka w zakresie bezpieczeństwa, niezgodności z regulacjami oraz technologicznej zależności od krajów trzecich.

Pierwszą próbę połączenia dwóch krajowych systemów przeprowadziły Asseco Data Systems oraz Aruba PEC, spółka z włoskiej grupy Aruba. W maju 2025 roku firmy poinformowały o partnerstwie i zakończeniu projektu testowego, który umożliwił wymianę przesyłek w trybie kwalifikowanych e-Doręczeń między Polską a Włochami. Jak podano w komunikacie, opracowany model współpracy sprawia, że transgraniczne doręczenie kwalifikowane jest w pełni zgodne z rozporządzeniem eIDAS, mimo odmiennych standardów technicznych obu krajów.

Mechanizm działania opisano w materiale wideo prezentującym projekt. Wiadomość nadana z polskiego adresu do e-Doręczeń została automatycznie przekonwertowana do formatu PEC i dostarczona włoskiemu odbiorcy. Ani nadawca, ani adresat nie musieli wykonywać żadnych dodatkowych czynności, a każdy z nich korzystał z własnej, krajowej skrzynki. Spółki przedstawiają tę wymianę jako pierwszą w Europie udaną transgraniczną wymianę e-Doręczeń z mocą prawną.

Dzięki partnerstwu między Asseco i Aruba udało się zintegrować dwa odmienne krajowe standardy e-Doręczeń – AS4 w Polsce i REM we Włoszech. Co istotne, cały proces przebiegł z zachowaniem pełnej zgodności z rozporządzeniem eIDAS, zarówno pod względem technicznym, jak i prawnym. Umożliwia to bezpieczną i weryfikowalną wymianę dokumentów oraz danych między podmiotami z różnych państw członkowskich UE, co przyspieszy realizację procesów biznesowych -podkreśla Artur Miękina, dyrektor sprzedaży projektowej i rozwoju e-biznesu w Asseco Data Systems.

"Współpraca ta pokazuje, że kwalifikowane e-Doręczenia mogą działać bezpiecznie i płynnie w ujęciu transgranicznym, nawet przy różnych standardach technicznych. To rozwiązanie to nie tylko przełom technologiczny – to strategiczna inwestycja w konkurencyjność europejskich przedsiębiorstw i fundament cyfrowej zgodności w Europie, który umożliwia stworzenie wspólnego standardu komunikacji między biznesem, obywatelami i administracją publiczną" – powiedział Andrea Sassetti, CEO Aruba PEC.

Szef włoskiej spółki zwrócił uwagę na znaczenie polskiego rynku dla jej klientów. "Dla wielu spośród naszych niemal 10 milionów klientów Polska to ważny rynek, a możliwość wymiany korespondencji za pomocą e-Doręczeń jest kluczowa dla prowadzenia działalności. Jako jeden z czołowych europejskich dostawców usług zaufania Aruba PEC z dumą inwestuje w cyfrową przyszłość kontynentu" – dodał Andrea Sassetti.

Doświadczenia z pilotażu stały się podstawą European e-Delivery Interoperability Hub, wspólnej infrastruktury rozwijanej przez Asseco i Arubę. Według harmonogramu przedstawionego przez Asseco rok 2025 przyniósł potwierdzenie interoperacyjności, a w 2026 roku powstanie joint venture nastawione na rynek europejski. Hub ma być otwarty dla kwalifikowanych dostawców usług zaufania z całej UE, niezależnie od ich wielkości i pozycji rynkowej, także dla konkurentów obu firm.

Zasada działania jest podobna jak w pilotażu, ale w większej skali. Dostawca podłącza swój system do huba, który obsługuje różnice między standardami technicznymi i pośredniczy w wymianie korespondencji między krajami UE. Hub przekazuje również dowody nadania i odbioru, które nadają doręczeniu moc prawną. Treść przesyłek ma pozostawać u dostawców nadawcy i odbiorcy, bez przechowywania jej w centralnym hubie, a infrastruktura ma korzystać z europejskich centrów danych.

Projekt jest skierowany przede wszystkim do biznesu. W prezentacji przygotowanej w październiku 2025 roku przez przedstawicieli obu firm hub opisano jako usługę zaufania do transgranicznej komunikacji z automatycznym doręczaniem, zaprojektowaną w pierwszej kolejności pod potrzeby międzynarodowego biznesu, a nie wyłącznie wymagania sektora publicznego. Rozwiązanie zoptymalizowano pod komunikację między przedsiębiorstwami. Jak wskazano, rozmowy o przyłączeniu może rozpocząć każdy dostawca z państwa członkowskiego UE.

Prezentacja wymienia sektory, w których spółki widzą największy potencjał. W finansach chodzi o trwały nośnik, który gwarantuje długoterminowe przechowywanie i niezmienność dokumentów, oraz o transgraniczną wymianę e-faktur. W infrastrukturze krytycznej hub ma służyć bezpiecznej komunikacji zgodnej z art. 24 dyrektywy NIS2, a w ochronie zdrowia transgranicznej wymianie danych wrażliwych. Wśród kolejnych kroków wskazano integrację z Europejskim Portfelem Tożsamości Cyfrowej. Docelowo hub ma umożliwiać także współpracę z dostawcami spoza Europy.

E-Doręczenia mają też być częścią szerszego projektu, czyli Europejskiego Portfela Biznesowego. W prezentacji Asseco z września 2026 roku doręczenia wymieniono wśród sześciu elementów portfela, obok pieczęci, tożsamości, poświadczeń, ról i podpisu. Asseco wskazuje, że bez kwalifikowanych usług zaufania nie ma interoperacyjności ani uznawalności między sektorami. "Kwalifikowane usługi zaufania to znaki drogowe świata cyfrowego – różne drogi, ale wspólne zasady" – czytamy w prezentacji.

Już przy ogłoszeniu partnerstwa w 2025 roku Asseco i Aruba zapowiadały współpracę z partnerami z całej Europy, od dostawców usług zaufania po instytucje regulacyjne. Celem jest interoperacyjna sieć e-Doręczeń w całej UE oraz wspólna oferta dla klientów z różnych państw członkowskich. Asseco zatrudnia 31 tys. osób i działa w blisko 60 krajach. Założona w 1994 roku Aruba obsługuje 16 mln użytkowników, zarządza 7 centrami danych i prowadzi 9 mln kont PEC.