KSeF wywraca system do góry nogami. "Fiskus widzi fakturę pierwszy"

Start Krajowego Systemu e-Faktur, który miał miejsce 1 lutego, dla polskiego biznesu oznaczał sporą zmianę w codziennych rozliczeniach. To pierwszy poważny krok, by skończyć z wysyłaniem dokumentów mailem bezpośrednio do kontrahenta. Nowa rzeczywistość podatkowa zakłada, że centralnym punktem wymiany informacji stanie się system kontrolowany przez państwo. Jak można ją ocenić po kilku tygodniach działania? Zapytaliśmy o to praktyka - Piotra Juszczyka, głównego doradcę podatkowego InFakt.

Robert Kędzierski, money.pl: Krajowy System e-Faktur to hasło, które od miesięcy elektryzuje przedsiębiorców. Jak w praktyce wygląda ten nowy, cyfrowy świat rozliczeń i kiedy ostatecznie stanie się naszą codziennością?

Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt: To jedna z największych zmian w systemie podatkowym w Polsce od wielu lat. W praktyce oznacza odejście od tradycyjnych faktur papierowych i plików PDF na rzecz centralnego systemu informatycznego administracji skarbowej, w którym faktury są wystawiane, przesyłane i odbierane.

Najprościej mówiąc, faktura przestaje być dokumentem przesyłanym między firmami, a w pierwszej kolejności trafia do systemu, tam jest rejestrowana i nabywca dopiero może ją odebrać. Oznacza to, że po wystawieniu najpierw fiskus widzi fakturę, a dopiero potem odbiorca. KSeF to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie tzw. faktur ustrukturyzowanych i ich odbieranie. Są to dokumenty zapisane w określonym formacie danych, które mogą być automatycznie przetwarzane przez systemy księgowe i administrację podatkową. System dobrowolnie działa już od 2022 roku, natomiast od 2026 r. jego stosowanie jest wprowadzane etapami. Najpierw objął największe przedsiębiorstwa, a od 1 kwietnia 2026 r. stanie się w zasadzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce.

Wspomniał pan o tym, że faktura najpierw trafia do systemu. To rodzi fundamentalne pytanie o to, kiedy właściwie dochodzi do transakcji w świetle prawa. Do tej pory sprawa była prosta – wystawiałem dokument, dawałem klientowi i gotowe. A teraz?

W mojej ocenie jedną z najważniejszych zmian wprowadzonych przez KSeF jest zmiana zasad określania momentu wystawienia i otrzymania faktury. W podstawowym trybie działania systemu za moment wystawienia faktury uznaje się chwilę jej przesłania do KSeF, natomiast momentem otrzymania faktury przez nabywcę jest chwila nadania jej numeru KSeF przez system. Dopiero po nadaniu numeru KSeF faktura zaczyna funkcjonować w obrocie gospodarczym. System automatycznie nadaje dokumentowi unikalny identyfikator i udostępnia go odbiorcy.

Wyjątkiem od tej zasady jest tryb awaryjny, z którego można skorzystać, jeżeli wystąpią problemy techniczne z dostępem do systemu i podatnik musi wystawić fakturę poza KSeF. W takiej sytuacji za moment wystawienia uznaje się dzień wskazany na fakturze, a momentem jej otrzymania jest chwila faktycznego przekazania dokumentu nabywcy, jeżeli nastąpi to wcześniej niż przesłanie faktury do systemu.

Przejście na centralny system to gigantyczne wyzwanie technologiczne. Mówimy przecież o całej polskiej gospodarce, milionach firm i niewyobrażalnej liczbie transakcji każdego dnia. Czy infrastruktura Ministerstwa Finansów jest w ogóle gotowa?

Skala projektu jest ogromna. Ministerstwo Finansów zakłada, że po pełnym wdrożeniu przez KSeF może przechodzić nawet 100 milionów faktur dziennie, czyli kilka miliardów dokumentów rocznie. Z zasady system został zaprojektowany tak, aby przetwarzać kilka tysięcy dokumentów na sekundę. Wielkim sprawdzianem okaże się w mojej ocenie przełom kwietnia i maja, gdzie będą wystawiane faktury za kwiecień.

Z tego, co wiemy, pierwsze testy obciążeniowe i wczesne etapy wdrażania dobrowolnego już za nami. Czy ten strumień danych, o którym pan mówi, spowodował już jakieś zatory?

Pierwsze dni działania systemu pokazują, jak duży będzie to strumień danych. Już w pierwszych dniach funkcjonowania nowej wersji KSeF do systemu trafiło ponad 6,6 mln faktur, a setki tysięcy użytkowników zalogowało się do platformy. KSeF wytrzymał, ale problem był z profilem zaufanym, a więc jedną z najbardziej powszechnych metod uwierzytelniania się w systemie. Szybko wdrożono jednak dodatkowo mObywatela i na tę chwilę samo logowanie jest płynne.

Skupmy się na celach administracji skarbowej. Z perspektywy państwa, przejęcie kontroli nad centralnym obiegiem faktur to potężne narzędzie. Fiskus zyskuje wgląd w transakcje gospodarcze w czasie niemal rzeczywistym.

Zmiana obiegu faktur to kluczowa kwestia. Dotychczas faktura była tworzona przez sprzedawcę i przesyłana bezpośrednio do kontrahenta np. mailem, albo w formie papierowej. W KSeF obieg dokumentu wygląda inaczej. Najpierw faktura trafia do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie jest weryfikowana i otrzymuje numer KSeF, a dopiero wtedy zostaje udostępniona odbiorcy. W praktyce oznacza to, że KSeF staje się centralną platformą obiegu faktur w Polsce. Z punktu widzenia administracji skarbowej system ma kilka podstawowych celów.

Po pierwsze, ma ograniczyć wyłudzenia podatku VAT, co jest istotne, bo w ostatnich latach Krajowa Administracja Skarbowa wykrywała setki tysięcy tzw. pustych faktur, a w samym 2024 r. wykryto ponad 291 tys. fikcyjnych dokumentów VAT. Po drugie, system daje fiskusowi dostęp do danych o transakcjach niemal w czasie rzeczywistym, co pozwala szybciej analizować ryzyka podatkowe. Warto jednak dodać, że dzięki KSeF skrócił się też termin zwrotów VAT, z 60 do 40 dni.

Jakie są największe bolączki i praktyczne wyzwania, z którymi już teraz muszą mierzyć się podatnicy przygotowujący się do pełnego wdrożenia KSeF?

Jeśli chodzi o problemy, z którymi już mierzą się podatnicy, to choć idea cyfryzacji faktur jest oceniana pozytywnie, pierwsze miesiące funkcjonowania systemu pokazują też praktyczne wyzwania. Jednym z pierwszych problemów były trudności z logowaniem do systemu przy jego uruchomieniu. W pierwszych dniach działania infrastruktura musiała obsłużyć ogromną liczbę użytkowników, co doprowadziło m.in. do problemów z Profilem Zaufanym. Przedsiębiorcy zwracają również uwagę na kilka innych wyzwań, takich jak konieczność integracji systemów księgowych z API KSeF, zarządzanie uprawnieniami do wystawiania i odbierania faktur, a także zmiany w procesach księgowych i obiegu dokumentów oraz obsługę trybów offline i awaryjnych. Dla wielu firm oznacza to konieczność przebudowy dotychczasowego sposobu fakturowania.

Czy możemy powiedzieć, że KSeF to tylko kolejny program księgowy narzucony przez państwo, czy jednak mamy do czynienia z całkowitą zmianą filozofii prowadzenia biznesu w Polsce?

Zdecydowanie to drugie. KSeF to znacznie więcej niż nowe narzędzie informatyczne. To zmiana całej logiki funkcjonowania faktur w gospodarce. Do tej pory faktury były tworzone, przesyłane i przechowywane przez przedsiębiorców. W nowym modelu faktura trafia najpierw do systemu państwowego, gdzie otrzymuje numer KSeF i dopiero wtedy jest udostępniana kontrahentowi, co oznacza, że administracja skarbowa uzyskuje dostęp do danych o transakcjach niemal w czasie rzeczywistym. Docelowo uważam jednak, że przedsiębiorcom usprawni się ten sposób obiegu faktur.

Warto przypomnieć, że przygotowania do tej rewolucji trwały wiele miesięcy. W grudniu 2025 roku minister finansów podpisał cztery kluczowe rozporządzenia dotyczące funkcjonowania KSeF, które określiły m.in. zasady korzystania z systemu i zasady wystawiania faktur. Równolegle resort finansów prowadził intensywne działania informacyjne – pod koniec stycznia urzędy skarbowe wydłużyły godziny pracy, aby pomóc przedsiębiorcom w przejściu na nowy system. Pierwsze dni po uruchomieniu pokazały skalę wyzwania – w ciągu zaledwie pięciu dni działania do systemu wprowadzono miliony dokumentów, choć nie obyło się bez problemów technicznych z Profilem Zaufanym. Mimo początkowych trudności Ministerstwo Finansów konsekwentnie podkreśla, że KSeF to inwestycja w przyszłość polskiego systemu podatkowego, która w dłuższej perspektywie przyniesie korzyści zarówno administracji, jak i samym przedsiębiorcom.

Rozmawiał Robert Kędzierski, dziennikarz money.pl