Jak prawidłowo zamknąć rok obrachunkowy

Rodzi się pytanie, jakie czynności należy wcześniej wykonać, aby prawidłowo zamknąć rok obrachunkowy w księgach.

Otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić nie później niż w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia określonych zdarzeń (art. 12 ust. 1 uor), a więc:

• rozpoczęcia działalności;
  • rozpoczęcia następnego roku obrotowego;
  • zmiany formy prawnej;
  • wpisu do rejestru połączenia lub podziału jednostek;
  • rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego.

Natomiast zamknięcie ksiąg powinno mieć miejsce w przypadku (art. 12 ust. 2 uor):

• zakończenia roku obrotowego;
  • zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży;
  • zmiany formy prawnej;
  • łączenia lub podziału jednostek;
  • rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego;
  • a także w innych przypadkach, jeżeli przepisy tego wymagają.

Przed ostatecznym zamknięciem ksiąg rachunkowych, związanym między innymi z zakończeniem roku obrachunkowego, wykonujemy czynności wstępnego zamknięcia. Z zamknięciem wstępnym wiąże się konieczność wykonania szeregu procedur w szczególności:

• zatwierdzenie wszystkich zapisów księgowych danego roku, czyli zaksięgowanie ich w bazie i zlikwidowanie wszystkich przejściowych zbiorów, czyli tzw. buforów;
  • zamknięcie ksiąg za poszczególne miesiące roku obrotowego, z pozostawieniem ewentualnie otwartego ostatniego miesiąca roku obrotowego, co może być związane z możliwością wykonania dodatkowych korekt;
  • sporządzenie zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych;
  • ustalenie końcowych stanów księgowych aktywów i pasywów;
  • dokonanie weryfikacji poprawności stanów księgowych na podstawie wyników inwentaryzacji, wraz z dokonaniem niezbędnych korekt.

Zamknięcie ksiąg ostateczne polega na uniemożliwieniu dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Dlatego w tym celu należy:

• doksięgować ewentualne korygujące zapisy księgowe wynikające z inwentaryzacji czy przeprowadzonego badania sprawozdania;
  • ostatecznie wydrukować: zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych oraz dziennik księgowań za ostatni miesiąc roku obrotowego.

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych w jednostkach kontynuujących działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Zamknięcie ksiąg składa się z kilku etapów i są to czynności:

• przygotowawcze;
  • czynności przedbilansowe;
  • czynności bilansowe.

Czynności wstępne *polegają na przygotowaniu wstępnych informacji na potrzebę *weryfikacji metod wyceny aktywów i pasywów oraz metod ustalania wyniku finansowego. W przypadku tych działań niezbędne jest zweryfikowanie zapisów w polityce rachunkowości.

Czynności przedbilansowe *polegają w głównej mierze na *kontroli zaksięgowanych dowodów oraz sprawdzeniu poprawności dekretacji na dowodach i poprawności księgowań. Na tym etapie księguje się *różnice inwentaryzacyjne *oraz wszelkie inne korekty wynikające np. z przeprowadzonego badania wstępnego przez biegłego rewidenta.

Do jednego z etapów zamknięcia ksiąg rachunkowych należy przeprowadzenie inwentaryzacji. Właściwe jej dokonanie jest jednym z istotnych warunków uznania sald aktywów i pasywów, wykazanych w księgach rachunkowych, oraz sprawozdania finansowego za realne i zgodne ze stanem faktycznym. Sposób przeprowadzenia, dokumentowania i rozliczenia inwentaryzacji powinien być regulowany przez kierownika danej jednostki.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości inwentaryzację należy przeprowadzić:

• na koniec każdego roku obrotowego;
  • na dzień zakończenia działalności;
  • dzień zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego – art. 26 ust. 4 uor;
  • na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan upadłości lub likwidacji – art. 26 ust. 4 uor.

Co do zasady inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego. Jednak w odniesieniu do określonych składników, termin inwentaryzacji uważa się za dotrzymany, jeżeli jest ona przeprowadzona:

• i rozpoczęta nie wcześniej niż na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego oraz zakończona do 15 dnia następnego roku;
  • raz w ciągu 2 lat;
  • raz w ciągu 4 lat.

Do głównych metod inwentaryzacji należą:

• aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych, oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
  • aktywów zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek – drogą otrzymania potwierdzeń;
  • środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

| Przebieg czynności zamknięcia roku sprawozdawczego |
| --- |
| Ustalenie końcowej daty spływu i przyjęcia do ewidencji dowodów księgowych za miniony rok obrotowy |
| Przygotowanie wstępnych informacji na potrzebę weryfikacji metod wyceny aktywów i pasywów oraz metod ustalania wyniku finansowego |
| Przeprowadzenie inwentaryzacji i wprowadzenie do ksiąg rachunkowych jej wyników oraz jej rozliczenia |
| Przeprowadzenie wyceny bilansowej poszczególnych pozycji bilansowych |
| Sporządzenie zestawienia obrotów i sald oraz wprowadzenie do ksiąg ostatnich korekt |
| Sporządzenie sprawozdania finansowego |

Po zakończeniu wyżej wymienionych czynności możemy przystąpić do spisania sprawozdania finansowego, które sporządza się:

• na dzień bilansowy (zamknięcia ksiąg rachunkowych);
  • na dzień kończący rok obrotowy;
  • na dzień zakończenia działalności gospodarczej w ogóle lub w dotychczasowej formie prawnej;
  • w języku polskim;
  • w walucie polskiej (w zaokrągleniu do tysięcy zł, o ile nie zniekształca to obrazu sytuacji firmy przedstawionej w sprawozdaniu).

Roczne sprawozdanie finansowe sporządza się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Kierownik firmy przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, postanowieniami umowy lub statutu. Sprawozdanie natomiast podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/90/t21338.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/prawo/artykul/rozliczanie;dotacji;w;firmach;z;pelna;ksiegowoscia,124,0,651644.html) Rozliczanie dotacji w firmach z pełną księgowością
Sprawozdanie finansowe powinno zostać podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika firmy. Należy jednak pamiętać, że jeśli spółką kieruje organ wieloosobowy to sprawozdanie finansowe winno zostać podpisane przez wszystkich członków tego organu.

Przepisy ustawy o rachunkowości dopuszczają możliwość złożenia odmowy podpisu na sprawozdaniu finansowym. W takim przypadku niezbędne jest sporządzenie pisemnego uzasadnienia odmowy złożenia podpisu, które dołączane jest do sprawozdania finansowego.

W związku ze złożeniem podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy, nasuwa się jeszcze jedna wątpliwość. Czy osoba, która przejęła prowadzenie ksiąg w trakcie roku obrotowego, ponosi pełną odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg, na podstawie których sporządzone zostało roczne sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości podpis pod sprawozdaniem jednostki jest równoznaczny z przyjęciem odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków zakresie rachunkowości. Po pierwsze osoba, która przejmuje prowadzenie ksiąg w trakcie roku obrotowego, może zostać zwolniona właśnie z wyżej wspomnianej odpowiedzialności za poprawność danych w księgach wprowadzonych przed rozpoczęciem przez nią zatrudnienia. Jednocześnie może odmówić złożenia podpisu pod sprawozdaniem, podając przy tym pisemne uzasadnienie. Jeśli jednak zdecyduje się podpisać sprawozdanie to dołącza również pisemne zwolnienie kierownika firmy od odpowiedzialności za tę cześć danych, które zostały wprowadzone przez poprzedniego księgowego.