Kasa fiskalna w firmie. Jak uzyskać zwrot za jej zakup?

Nawet 700 złotych zwrotu wydatków na kasę rejestrującą może otrzymać początkujący przedsiębiorca. Nie wszyscy jednak mają obowiązek instalacji urządzenia. Sprawdź, czy musisz go używać, a jeśli tak, to w jaki sposób skorzystać z ulgi na jego zakup.

Obowiązek instalacji kasy fiskalnej mają tylko sprzedający na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (czyli niebędących podatnikiem VAT)
. Firmy, które sprzedają swoje produkty i usługi innym przedsiębiorstwom, są z tego obowiązku zwolnione, ponieważ sprzedaż jest ewidencjonowana przy pomocy faktur i rachunków.

Od początku działalności kasę fiskalną obowiązkowo muszą mieć firmy, zajmujące się dostarczaniem następujących towarów i usług:

• tytoniu i alkoholu,
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego,
• sprzętu fotograficznego,
• części i akcesoriów samochodowych,
• wyrobów z metali szlachetnych,
• nośników danych cyfrowych i analogowych,
• perfum i wód toaletowych.

Od przyszłego roku Ministerstwo Finansów do tej grupy dołączy jeszcze mechaników samochodowych, lekarzy, prawników, fryzjerów i kosmetyczki. Pełna lista działalności niepodlegających zwolnieniu z obowiązku korzystania z kasy fiskalnej w latach 2015-2016 dostępna jest w paragrafie 4. rozporządzenia Ministra Finansów w tej sprawie.

Jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi żadnej z wymienionych wyżej działalności, to nie musi instalować kasy fiskalnej pod warunkiem, że w poprzednim roku nie przekroczył obrotu w wysokości 20 tysięcy złotych. W przypadku przedsiębiorstw założonych w ciągu roku limit ten jest obliczany proporcjonalnie do liczby dni pozostałych od powstania firmy do końca roku. Ze zwolnienia, niezależnie od obrotów, korzystać mogą również firmy prowadzące działalność w obszarach wskazanych w załączniku do rozporządzenia.

Refundacja przysługuje tylko przy pierwszym zakupie kasy fiskalnej dla firmy. Przedsiębiorcy, którzy otwierają nowy oddział lub wymieniają urządzenie na nowe, nie mogą liczyć na zwrot części poniesionych kosztów. Dotyczy to również tych, którzy w przeszłości prowadzili działalność gospodarczą (przy użyciu kasy), ale ją zlikwidowali, a po jakimś czasie wznowili.

Ulga wynosi 90 procent wartości netto kasy, ale nie więcej niż 700 złotych. Jeśli działalność wymaga używania więcej niż jednej kasy – taki sam zwrot przysługuje dla każdego urządzenia. Jakie warunki należy spełnić, aby go uzyskać? Najpierw należy zawiadomić urząd skarbowy o zamiarze rozpoczęcia stosowania urządzeń, ich liczbie oraz miejscu ich użytkowania. Przedsiębiorca musi też w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia sprzedaży lub świadczenia usług zgłosić to w tej samej instytucji. Zwrotowi podlega tylko zakup kasy fiskalnej posiadającej homologację Ministerstwa Finansów. Ponadto przedsiębiorca musi być właścicielem urządzenia. To wyklucza dzierżawę lub leasing. Urządzenie nie może też być kupione na raty, chyba że zostało już w całości spłacone.

Podatnicy VAT koszt zakupu kasy fiskalnej odliczają w deklaracji VAT od podatku należnego. Nie mogą jednak miesięcznie odliczyć więcej, niż wynosi kwota podatku do zapłaty. Ewentualną różnicę mogą rozliczać w kolejnych okresach rozliczeniowych, aż do uzyskania pełnego zwrotu. Przedsiębiorcy, którzy nie wykazują należnego podatku VAT mogą odliczać miesięcznie 25 procent pełnej kwoty (nie więcej niż 175 złotych), natomiast kwartalnie – 50 procent (nie więcej niż 350 złotych). O tym właściciele firm często zapominają. – _ Gdy podatek naliczony jest wyższy niż należny podatnicy deklarują od razu pełną kwotę ulgi do odliczenia, czyli 90 procent ceny zakupu kasy _ – mówi Tadeusz Haberka, dyrektor Izby Skarbowej we Wrocławiu. – _ W takich przypadkach zwrot następuje stopniowo – 25 procent miesięcznie lub 50 kwartalnie. _

| Przykład | | | | |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Załóżmy, że przedsiębiorca kupił swoją pierwszą kasę fiskalną za 1200 złotych netto. Z tego tytułu może jednak odliczyć tylko 700 złotych, a więc skorzystać z maksymalnej ulgi. W pierwszym miesiącu po zarejestrowaniu urządzenia wykazał nadwyżkę podatku należnego w wysokości 300 złotych. Do fiskusa go jednak nie odprowadzi, ponieważ pomniejszy go o część ulgi za zakup kasy. Do rozliczenia pozostanie mu zatem jeszcze 400 złotych. W drugim miesiącu sytuacja jest odwrotna - podatek naliczony (500 złotych) jest wyższy niż należny (200 złotych), więc podatnik powinien otrzymać zwrot w wysokości 300 złotych. Z tego względu może uzyskać jeszcze 175 złotych zwrotu za zakup kasy miesięcznie, więc w sumie zwrot wyniesie 475 złotych_ . 175 złotych odliczy też w 3. miesiącu, bo wtedy znowu nie miał podatku do zapłaty. Po trzech miesiącach odliczył zatem 650 z 700 złotych . W czwartym miesiącu przedsiębiorca musi zapłacić 200 złotych podatku, ale ponieważ _ zostało mu _ jeszcze 50 złotych do odliczenia z tytułu
zakupu urządzenia, to w efekcie zapłaci tylko 150 złotych. Gdyby natomiast nadwyżka podatku należnego w pierwszym miesiącu wyniosła więcej niż 700 złotych, to przedsiębiorca cały zwrot dostałby jednorazowo. W przykładzie pomijamy możliwość odliczenia VAT-u zapłaconego w cenie kasy fiskalnej. _ Przykładowe odliczenie maksymalnej ulgi na zakup kasy fiskalnej 1. miesiąc 2. miesiąc 3. miesiąc 4. miesiąc źródło: Money.pl Podatek naliczony 200 500 500 300 Podatek należny 500 200 500 500 Podatek do zapłaty 300 x x 200 Podatek do zwrotu x 300 x x Ulga na kasę fiskalną (w sumie do zwrotu: 700 zł) 300 175 175 150 Podatek do zapłaty/zwrotu ogółem x Zwrot 475 Zwrot 175 Zapłata 50 | | | | |
| Przykładowe odliczenie maksymalnej ulgi na zakup kasy fiskalnej | | | | |
| | 1. miesiąc | 2. miesiąc | 3. miesiąc | 4. miesiąc |
| źródło: Money.pl | | | | |
| Podatek naliczony | 200 | 500 | 500 | 300 |
| Podatek należny | 500 | 200 | 500 | 500 |
| Podatek do zapłaty | 300 | x | x | 200 |
| Podatek do zwrotu | x | 300 | x | x |
| Ulga na kasę fiskalną (w sumie do zwrotu: 700 zł) | 300 | 175 | 175 | 150 |
| Podatek do zapłaty/zwrotu ogółem | x | Zwrot 475 | Zwrot 175 | Zapłata 50 |

Dużo łatwiej mają przedsiębiorcy zwolnieni z podatku od towarów i usług. Wystarczy tylko, że złożą do urzędu skarbowego wniosek, w którym wskażą numer rachunku bankowego, właściwego do zwrotu kosztów zakupu kasy fiskalnej, a zwrot otrzymają jednorazowo. Oprócz tego nie-vatowcy muszą uzupełnić dane swoje oraz firmy dokonującej przeglądu technicznego urządzenia oraz dołączyć oryginał dowodu zakupu i fakturę. – _ Często zdarza się, że w ten sam sposób zwrot chcą uzyskać czynni podatnicy VAT _– wskazuje dyrektor wrocławskiej Izby Skarbowej. – _ Vatowcy wnioskują o zwrot w deklaracji podatkowej VAT. Co ważne, muszą to zrobić za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, a nie zakupiono urządzenie. Zwrot za kasę fiskalną bowiem nie przysługuje, zanim przedsiębiorca nie rozpocznie przy jej pomocy sprzedaży. _

Niekiedy zdarza się, że przedsiębiorca otrzymaną refundację musi zwrócić. Dzieje się tak, gdy w ciągu trzech lat od rozpoczęcia sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej firma:

• zakończy działalność,
• ogłosi upadłość,
• zostanie sprzedana, a nowy właściciel nie będzie używał kasy fiskalnej,
• dokonała odliczenia kosztów zakupu, mimo że nie spełniła kryteriów do tego uprawniających.

Do ostatniej sytuacji zalicza się na przykład niedokonanie w terminie przeglądu technicznego kasy.