Organizacja szkoleń. Jak odliczyć VAT?

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przysługuje w odniesieniu do nabytych towarów bądź usług, pod warunkiem, że zakupione świadczenia pozostają w związku z opodatkowaną VAT działalnością gospodarczą. Niewątpliwie promocja i reklama firmy, jak również podnoszenie umiejętności zatrudnionych w niej pracowników pozostaje w relacji z prowadzoną działalnością opodatkowaną.

Jeżeli więc organizowane szkolenie będzie służyć wskazanym wyżej celom, co do zasady będzie możliwe odliczenie podatku VAT naliczonego od wydatków poniesionych w związku ze szkoleniem. W tym zakresie istotne jest, aby stworzyć harmonogram szkolenia bądź inne dokumenty wskazujące wyraźnie na merytoryczny charakter organizowanego szkolenia.

Na gruncie ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego wyłączone jest w odniesieniu do usług gastronomicznych i noclegowych. Wskazane świadczenia niejednokrotnie wchodzą w skład szkoleń. W przypadku gdy podatnik nabędzie usługi noclegowe i gastronomiczne jako usługi odrębne, wówczas nie będzie możliwe odliczenie podatku VAT.

Najczęściej jednak dokonuje się zakupu nie poszczególnych świadczeń, ale jednej usługi, oferowanej zwykle przez hotele nazywanej np. usługą organizacji szkolenia, w skład której może wchodzić wynajęcie sal konferencyjnych, zapewnienie uczestnikom szkolenia materiałów szkoleniowych, noclegu i wyżywienia. W przypadku uznania, że wyszczególnione powyżej świadczenia stanowią w istocie jedną, złożoną usługę możliwe będzie odliczenie podatku VAT, także od wchodzących w skład usługi złożonej usług noclegowych i gastronomicznych.

Analizując zagadnienie usług kompleksowych, należy po pierwsze zauważyć, że co do zasady świadczenia powinny być traktowane dla celów opodatkowania VAT jako odrębne i niezależne. Jednakże w sytuacji gdy kilka świadczeń jest ze sobą tak ściśle związanych, że z ekonomicznego punktu widzenia tworzą jedną usługę, wtedy nie powinno się w ich sztucznych sposób dzielić i opodatkowywać każdego ze świadczeń odrębnie. O usłudze złożonej można więc mówić gdy kilka świadczeń tworzy w aspekcie gospodarczym jedną całość.

Zatem aby móc potraktować szereg świadczeń dotyczących organizacji szkolenia, takich jak wynajem sal konferencyjnych, zapewnienie uczestnikom szkolenia noclegu i wyżywienia, jako jedną usługę, wyróżnione powyżej czynności powinny być ze sobą ściśle związane i z punktu widzenia nabywcy tworzyć jedną usługę. W tym kontekście kluczowe jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji, np. umów, z których będzie wyraźnie wynikało, że świadczenia w zakresie organizacji szkolenia są w istocie jedną usługą.

Warto m.in. zastrzec, że usługę organizacji szkolenia uważa się za wykonaną pod warunkiem łącznego spełnienia składających się na nią świadczeń. W przypadku gdy nabyta przez firmę przeprowadzającą szkolenie np. od hotelu usługa organizacji szkolenia, na która składać się będzie m. in. zapewnienie noclegu i wyżywienia uczestnikom zostanie potraktowana jako jedna usługa kompleksowa, wówczas możliwe będzie odliczenie podatku VAT naliczonego w pełnym zakresie.