Rozliczenie zaliczki. Jak się odbywa?

Nie raz zdarza się, że przedsiębiorca otrzymuje zapłatę za produkt lub usługę, jeszcze zanim zostaną one dostarczone klientowi. Sposób rozliczenia takiej transakcji zależy w dużej mierze od tego, czy jest to zapłata, czy zaliczka.

Odpowiednie zaklasyfikowanie takiej płatności ma szczególny wpływ na to, jak będziemy je traktować pod względem podatkowym. Konsekwencje związane z rozliczeniem transakcji będą związane z tym, z jakiego tytułu przedsiębiorca otrzymał zapłatę, a także jaki jest charakter tej kwoty.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca otrzymał częściową zapłatę, to może ona mieć charakter zaliczki, zadatku albo raty lub też wkładu budowlanego, lub mieszkaniowego. W tym ostatnim przypadku będzie to związane z ustanowieniem np. spółdzielczego prawa do lokalu.

Gdy płatność spełnia warunek jednej z wymienionych, to obowiązek będzie dotyczył wyłącznie rozliczenia podatku od towarów i usług (VAT). Dokonuje się tego poprzez wystawienie faktury zaliczkowej.

Otrzymana zaliczka nie będzie wykazana w KPiR, bo taka zapłata nie powoduje, że powstaje obowiązek rozliczenia podatku dochodowego. Jeśli klient przeleje kolejną transzę, przedsiębiorca znów musi wystawić kolejną fakturę zaliczkową i znów rozliczyć od niej podatek VAT. Oczywiście zakładamy, że wpłaty nie pokryły całego zamówienia.

Na końcu mamy do czynienia z dostawą towaru albo usługi. Dopiero wtedy mamy do czynienia z obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego. Wtedy też wpisujemy odpowiednią transakcję do księgi przychodów i rozchodów. Wystawiamy więc fakturę końcową. Na tej podstawie sprzedawca może wykazać pozostałą do rozliczenia kwotę podatku od towarów i usług. Tego, który nie był objęty fakturami zaliczkowymi.

A co jeśli jeszcze przed dokonaniem sprzedaży otrzymaliśmy całą kwotę? W takiej sytuacji trzeba określić, czy zapłata obejmuje zapłatę za dostawę, która będzie zrealizowana w najbliższym czasie, czy też jest to przedpłata na realizację transakcji w przyszłości.

Prawidłowe określenie takiej płatności ma związek z tym, kiedy powstanie obowiązek podatkowy w PIT i VAT.

W sytuacji, gdy należność obejmuje całą kwotę i została uregulowana jeszcze przed dostarczeniem towaru/usługi to obowiązek podatkowy istnieje zarówno w zakresie VAT, jak i PIT. Wtedy data otrzymania należności jest tożsama z zapisami w rejestrze sprzedaży VAT i książką przychodów i rozchodów. Rozliczenia dokonuje się, wystawiając normalną fakturę VAT. Z takim modelem rozliczenia mamy do czynienia zwykle w przypadku sprzedaży wysyłkowej, gdy klient płaci za towar, zanim go dostanie. Wtedy bowiem z góry wiadomo, że należności jest zapłatą za towar, a nie zaliczką.

Z zaliczkami możemy mieć też do czynienia w sytuacji, gdy wypłacamy pracownikowi pieniądze na pokrycie firmowych wydatków ponoszonych poza firmą. Pracownik po wydaniu tych pieniędzy musi się z nich rozliczyć. Trzeba to zrobić na druku zaliczki.

W druku zaliczki wpisujemy numery dokumentów, które potwierdzają wydatki, opis, czego te wydatki dotyczyły i kwotę wydatków.

Osoba, która odpowiada za rozliczenie zaliczki, musi wydatki potwierdzić i zaakceptować. Jeśli kwota wydatków jest wyższa niż to, co zostało wypłacone pracownikowi w formie zaliczki, musi być mu zwrócone.