Sprawdzenie VAT UE. Jak korzystać z systemu VIES?

Portal podatkowy prowadzony przez ministerstwo finansów pozwala sprawdzić podmiot w rejestrze VAT. Z usługi sprawdzenia podmiotu w VAT mogą skorzystać ci podatnicy, którzy chcą upewnić się, że ich kontrahenci są czynnymi płatnikami VAT. Przede wszystkim powinni z takiej możliwości skorzystać podatnicy, którzy stosują odwrotne obciążenie w przypadku handlu określonymi towarami.

W momencie wpisania do systemu odpowiedniego identyfikatora NIP, system sprawdzi, jaki jest status podatnika pod względem VAT. Mogą to być trzy możliwe sytuacje:

• Podatnik nie jest zarejestrowany do VAT;
• Podatnik jest zarejestrowany do VAT;
• Podatnik jest zarejestrowany jako podatnik zwolniony z VAT.

Przedsiębiorca, który sprawdza status swojego kontrahenta, może wydrukować sobie wynik wyszukiwania.
Cały czas dostępna jest też możliwość złożenia wniosku bezpośrednio w urzędzie skarbowym, który wyda zaświadczenie o odpowiedniej treści. Istnieje też możliwość sprawdzenia statusu kontrahenta. Można to zrobić, dzwoniąc do urzędu skarbowego.

Żeby sprawdzić kontrahenta europejskiego, należy skorzystać z systemu VIES. Pozwala on zweryfikować, czy firma zarejestrowała się jako podmiot, który handluje w ramach Unii Europejskiej.

VIES jest systemem wymiany informacji o VAT. Co istotne nie jest to baza danych, a wyszukiwarka. Wyszukiwarka przeszukuje krajowe bazy danych VAT i na tej podstawie weryfikowana jest firma. W wyniku wyszukiwania otrzymujemy dwa rodzaje informacji. Podmiot istnieje w VAT UE (wtedy jego numer jest aktywny) albo nie istnieje, a jego numer nie jest aktywny.

W sytuacji, gdy system pokaże nam, że status jest nieważny, oznacza to, że numer VAT nie został zarejestrowany we właściwej bazie danych. Przyczyną tego faktu może być to, że numer VAT w ogóle nie funkcjonuje (nie istnieje), numer istnieje, ale nie aktywowano go dla potrzeb transakcji wewnątrzunijnych albo nie zakończono jeszcze rejestracji. Zmiany w rejestrach nie zawsze są od razu zaktualizowane, dlatego w uzasadnionych przypadkach warto skontaktować się ze służbami podatkowymi konkretnego kraju.

System VIES dostępny jest w 23 językach.

Wyobraźmy sobie sytuację, że kontrahent zadeklarował, że jest zarejestrowany do VAT UE. Tymczasem podczas sprawdzania go w systemie VIES nie ma o tym fakcie informacji. W takiej sytuacji możesz poprosić o sprawdzenie tego w macierzystym urzędzie skarbowym swojego kontrahenta. Istnieje możliwość, że po prostu kontrahent nie dokonał osobnego zgłoszenia dla możliwości wykonywania transakcji wewnątrzunijnych.

Jak już wspomnieliśmy, system VIES może nie zawierać informacji, na których nam zależy. W takiej sytuacji warto poprosić o dane administrację skarbową kraju, w którym jest zarejestrowany nasz kontrahent. Dzięki temu będziemy w stanie potwierdzić czy numer VAT jest ważny i czy określony numer VAT jest powiązany z konkretnym adresem i nazwą.

A jak się skontaktować z odpowiednim urzędem skarbowym? W wielu krajach można sprawdzić takie dane poprzez system online. W niektórych trzeba będzie wysłać maila lub po prostu zadzwonić. Warto wiedzieć, że w bazach nie znajdziemy nazwy i adresu powiązanego z konkretnym numerem VAT. Wszystko przez konieczność ochrony danych osobowych. System powiąże jedynie określony numer VAT z adresem.

Może się zdarzyć, że w określonym momencie dane nie będą dostępne. Dzieje się tak zwykle podczas serwisu systemu. Warto wtedy spróbować weryfikacji po kilku godzinach.

Przy okazji warto pamiętać, że Komisja Europejska nie odpowiada za to, czy dane w systemie są prawdziwe, czy nie. Wszystko dlatego, że odpowiadają za nie krajowe administracje skarbowe.