Świąteczne prezenty dla klientów nie zawsze stanowią koszt

Przesłanie kartki z życzeniami z okazji Świąt, wręczenie kalendarza na Nowy Rok, czy kosza z luksusowymi artykułami spożywczymi to ważne działania, które poza miłym gestem, przypominają o firmie i pomagają budować jej wizerunek. Prezenty świąteczne przekazuje się kontrahentom, klientom czy wreszcie mediom. Producenci świątecznych _ gadżetów _, pod koniec roku dosłownie atakują swoją ofertą. Trzeba jednak pamiętać, że tylko część wydatków poniesionych na zakup takich produktów może stanowić koszt podatkowy.

Sprawa niestety jest dość skomplikowana i sprowadza się do nakreślenia granicy między pojęciami _ reklama _ i _ reprezentacja _. Ustawy podatkowe nie zawierają definicji tych pojęć, mówią natomiast, że tylko wydatki reklamowe mogą być zaliczone w ciężar kosztów podatkowych. Przedsiębiorcy nie pozostaje więc nic innego, jak sięgnąć do słownika języka polskiego.

A tam można przeczytać na przykład, że reklama to działanie polegające na zachęcaniu potencjalnych klientów do zakupu określonych towarów i usług. Za reklamę można więc uznać rozpowszechnianie informacji o danym towarze w celu zwrócenia na niego uwagi i zachęcenia do zakupu. Pod pojęciem reprezentacji rozumie się natomiast _ okazałość, wystawność, związane ze stanowiskiem czy pozycją społeczną _. Będzie to zatem występowanie w imieniu firmy wiążące się z _ okazałością _, mające na celu wywołanie dobrego wrażenia czy utrwalenie właściwego wizerunku firmy.

Reklama jest kosztem podatkowym, a reprezentacja nie

Wydatki o charakterze reklamowym mogą stanowić koszt podatkowy. Ustawodawca nie wprowadza tu żadnych limitów. Cały wydatek poniesiony przez firmę w związku z jej działaniami reklamowymi będzie więc stanowił koszt, o ile ma związek z przychodem. Inaczej jest w przypadku reprezentacji - nawet jeśli ma ścisły związek z osiąganiem przychodów, nie zaliczymy jej do kosztów. Przepisy podatkowe nie wyliczają jednak wprost, które działania można jeszcze uznać za reklamę, a które są już reprezentacją. Dlatego w rozstrzygnięciu tych kwestii trzeba się opierać na interpretacjach organów podatkowych lub orzecznictwie sądowym.

Rozdawanie gadżetów świątecznych może stanowić reklamę, ale również w niektórych sytuacjach reprezentację. Zarówno na gruncie orzecznictwa, jak i w praktyce gospodarczej, ukształtował się pogląd, że gadżety o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy i wydawane masowo obecnym lub potencjalnym kontrahentom są upominkami reklamowymi i tym samym nie mają charakteru reprezentacyjnego. Jeśli więc wysyłasz kartki świąteczne do klientów bez obaw możesz rozliczyć je w kosztach podatkowych razem z usługą przesyłki.

Podobnie jest z kalendarzami, długopisami o niedużej wartości (kilkanaście, a nie kilkadziesiąt złotych) czy maskotkami. Aby ich zaliczenie w ciężar kosztów podatkowych nie budziło wątpliwości - powinny być opatrzone logo firmy i mieć drobną wartość.

Wydatkiem o charakterze reprezentacyjnym będą natomiast upominki na przykład dla strategicznych klientów, które nie są opatrzone logo firmy, mają duża wartość i są wręczane przede wszystkim po to, aby wykreować pozytywny wizerunek firmy.

W szczególności za reprezentację uznaje się usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W ich przypadku nie ma żadnych wątpliwości, że stanowią reprezentację, a nie reklamę (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT)
. Dlatego w ciężar kosztów podatkowych nie zaliczymy butelki wina wysłanej klientowi czy kosza z ekskluzywną żywnością. Co więcej, do kosztów podatkowych nie zaliczymy imprezy wigilijnej zorganizowanej dla kontrahentów w klubie czy w restauracji.

Uwaga na VAT

Przekazując nieodpłatnie prezenty trzeba jeszcze zwrócić uwagę na VAT. Jeśli przy zakupie tych towarów przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego chociażby w części, to czynność taka może być opodatkowana VAT. Będzie tak w przypadku przekazania prezentów o wartości przekraczającej 100 zł. Jeśli natomiast mają one mniejszą wartość, a firma prowadzi ewidencję pozwalającą ustalić dane osoby, której prezent został przekazany, podatku nie trzeba naliczać.

Musimy jednak uważać. 100 zł to limit dla jednego kontrahenta na cały rok. Trzeba więc sprawdzić czy już wcześniej nie otrzymał od nas prezentu. Jeśli jednak takiej ewidencji nie ma lub nie chcemy ująć w niej danych konkretnego klienta, wówczas tylko prezent do kwoty 10 zł będzie nieopodatkowany VAT.

Przykład nr 1

Kolejny limit, którego firma powinna pilnować to wartość 200 zł. Prezenty dla osób fizycznych przekraczające tę kwotę zobowiązują nas do wypełnienia deklaracji PIT-8C, w której wpisywane są dane obdarowanego i wartość prezentu. Wartość ta będzie doliczona do jego dochodu i opodatkowana.

Przykład nr 2

Inaczej jest w przypadku przekazania prezentu firmie, wówczas firma otrzymująca prezent dolicza jego wartość do swoich przychodów. Większość prezentów jest jednak ewidentnie skierowanych do osób fizycznych. Warto zastanowić się komu faktycznie przekazujemy prezent. Błędne podejście może narazić obie strony na kłopoty z fiskusem.