VIES UE. System wymiany informacji o VAT

Warto pamiętać, że jeśli transakcje odbywają się między dwoma krajami unijnymi, to w rozliczeniach można zastosować zerową stawkę VAT. Żeby jednak można tak było postąpić, konieczne jest sprawdzenie kontrahenta. Musimy upewnić się, czy jest zarejestrowanym płatnikiem VAT.

VIES UE to, najprościej rzecz ujmując, system wymiany informacji o podmiotach VAT. Do systemu włączone są bazy danych VAT krajów członkowskich. Na podstawie takich danych firma jest weryfikowana. Składając w systemie zapytanie, możemy otrzymać jedną z trzech odpowiedzi:

• Firma istnieje w VAT UE.
• Firma nie istnieje.
• Numer VAT jest nieaktywny.

Jeśli z systemu otrzymamy odpowiedź, że numer VAT nie jest aktywny, może to oznaczyć, że nie zarejestrowano go w bazie danych. Może się zdarzyć, że dany numer VAT, którego szukamy, w ogóle nie istnieje albo też nie został aktywowany do systemu unijnego VAT. Może też zdarzyć się, że nie została zakończona rejestracja. Wszystko dlatego, że zmiany w bazach danych i rejestrach tego typu nie zawsze są aktualizowane na bieżąco. Dobrze jest więc skontaktować się bezpośrednio ze służbami podatkowymi danego kraju. Warto wiedzieć, że z systemu VIES można korzystać w jednym z 23 języków.

Jeśli kontrahent deklaruje, że zarejestrował się w systemie VAT UE, to możemy sprawdzić go w systemie VIES. Może się okazać, że danych o kontrahencie nie ma w systemie. Wtedy warto zwrócić się o takie dane do macierzystego urzędu skarbowego kontrahenta. Może być też możliwe, że kontrahent nie zgłosił swojej firmy do bazy transakcji wewnątrzunijnych.

W przypadku gdy system VIES nie ma informacji o naszym kontrahencie, warto zwrócić się o takie dane do administracji skarbowej kraju, gdzie zarejestrowany jest kontrahent. Wtedy będzie można sprawdzić, nie tylko czy numer VAT jest ważny, ale czy określony numer VAT jest powiązany z konkretnym adresem i nazwą.

Z urzędem skarbowym w danym kraju można skontaktować się w różny sposób. Najłatwiej będzie można to zrobić przez internet. Wiele urzędów skarbowych ma formularze online. A jak się skontaktować z odpowiednim urzędem skarbowym? W wielu krajach można sprawdzić takie dane poprzez system online. W niektórych trzeba będzie wysłać maila lub po prostu zadzwonić.

Warto pamiętać, że bazy nie będą pozwalały na odczytanie dokładnej nazwy wraz z adresem kontrahenta. Wszystko dlatego, że ograniczenia takie nakazuje prawo o ochronie danych osobowych. System pozwala tylko na powiązanie VAT-u z adresem.

Zdarzają się sytuacje, że dane mogą nie być dostępne. Najczęściej do takiej sytuacji może dojść, gdy system jest serwisowany. Wtedy dobrze jest zweryfikować takie zapytanie po jakimś czasie. Służby europejskie zapewniają, że Komisja Europejska nie jest odpowiedzialna za prawdziwość danych. Odpowiedzialność za to ponoszą krajowe urzędy skarbowe.