Zakładanie firmy. Czy przedsiębiorca musi mieć osobne konto bankowe?

Przy zakładaniu jednoosobowej działalności gospodarczej początkujący przedsiębiorcy muszą spełnić wiele obowiązków. Panuje też przekonanie, że na potrzeby firmy trzeba otworzyć tak zwane konto firmowe. Żadne przepisy jednak tego nie nakazują i w wielu przypadkach może obejść się bez wizyty w banku, a także pozwolić na spore oszczędności.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej o koncie bankowym wspomina tylko raz, w artykule 22. Mówi on o tym, że wszystkie transakcje dokonywane przez przedsiębiorcę muszą być wykonywane przy użyciu "rachunku bankowego przedsiębiorcy", jeżeli:

• drugą stroną jest przedsiębiorca lub
• jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 tysięcy euro według kursu na ostatni dzień poprzedniego miesiąca.

Trudno wyobrazić sobie przedsiębiorcę, który nie wysyła pieniędzy kontrahentom, dlatego de facto każdy z nich musi mieć rachunek bankowy. Ustawa jednak nie precyzuje, że musi to być koniecznie konto firmowe. Nie ma też o tym mowy na przykład w Ordynacji podatkowej czy ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Teoretycznie więc nic nie stoi na przeszkodzie, żeby rozliczać się na przykład z dostawcami, ZUS-em czy urzędem skarbowym używając rachunku prywatnego, tak samo jak do celów firmowych można przecież wykorzystywać na przykład swoje mieszkanie czy samochód.

To jednak tylko teoria, bo banki w swoich wewnętrznych regulaminach często zabraniają służbowego wykorzystywania osobistego rachunku bankowego. W zamian oferują natomiast szeroki wachlarz kont firmowych (dowiedz się, które zwyciężyło w ostatnim Rankingu Kont Firmowych, opracowanym przez Money.pl)
.

Jaka jest różnica? Przede wszystkim w kosztach. Konta osobiste zazwyczaj są bezpłatne, a jeśli nie, kosztują kilka, kilkanaście złotych miesięcznie. W przypadku rachunków przeznaczonych dla firm opłaty są już wyższe i sięgają nawet kilkudziesięciu złotych, co w skali roku może oznaczać spore obciążenie. Szczególnie dla małych firm, w dodatku na początku ich działalności.

To właśnie ze względu na chęć zarobku banki w swoich regulaminach zabraniają niekiedy wykonywać transakcji firmowych na osobistym koncie. Za złamanie zakazu w teorii często może grozić zamknięcie konta, choć ciężko wyobrazić sobie, żeby bank na własne życzenie "pozbywał się" klienta.

Jednak abstrahując od kosztów, zazwyczaj posiadanie firmowego konta jest zazwyczaj po prostu wygodne. Dużo łatwiej bowiem będzie przedsiębiorcy "połapać się", gdy na wyciągu bankowym przelewy z pieniędzmi od kontrahentów nie będą przeplatać się z tymi prywatnymi.

Inna sprawa to kontrola z urzędu skarbowego. Kiedy fiskus zechce sprawdzić firmę, będzie miał też dostęp do wszystkich transakcji na rachunku bankowym. Jeśli jest to zarazem prywatne konto, może okazać się, że kontrolujący dopatrzy się na przykład przychodu, od którego przedsiębiorca nie zapłacił podatku.

Również w ekstremalnych przypadkach, na przykład gdy komornik lub skarbówka zajmie konto, lepiej, żeby dotknęło to tylko firmowych pieniędzy. Gdy przedsiębiorca ma tylko jeden rachunek bankowy, oddzielenie przelewów związanych z działalnością gospodarczą od tych prywatnych może się okazać trudne.