Zaliczka i zadatek w działalności gospodarczej - co warto wiedzieć?

Zaliczka to część należności za towar lub usługę, wpłacana z góry na jej poczet. Oprócz ogólnej funkcji zabezpieczenia umowy, zaliczka może służyć np. pokryciu wydatków usługodawcy związanych z realizacją usługi lub kosztów ubocznych związanych z dostawą towaru, np. transportem. Gdy w umowie między kontrahentami nie zostało sprecyzowane czym jest przedpłata, przyjmuje się, że jest to zaliczka.

W przypadku braku realizacji umowy, niezależnie od przyczyn i bez względu na to po której stronie te przyczyny wystąpiły, strona przyjmująca zaliczkę powinna zwrócić przedpłatę stronie wpłacającej. Zwrot zaliczki nie wyklucza jednak możliwości dochodzenia przez którąkolwiek ze stron roszczeń odszkodowawczych w związku z brakiem realizacji umowy.

Jeżeli jednak sprzedawca poniósł w związku z realizacją umowy jakieś koszty, a zamawiający towar lub usługę z niej zrezygnował, to sprzedawcy może przysługiwać roszczenie o zapłatę określonej kwoty, którą w dodatku może potrącić z kwoty zwracanej zaliczki. Decydujące znaczenie mają jednak zawsze okoliczności danego przypadku oraz zapisy w umowie, która może taką sytuację wykluczać.

Pojęcie zadatku jest określone w Kodeksie cywilnym (art. 394). Podobnie jak zaliczka, zadatek może być przedpłatą pieniężną związaną z realizacją danej umowy. Ponadto, taka przedpłata może też mieć formę wręczenia określonej rzeczy. Zadatek ma na celu zabezpieczenie wykonania umowy, a jego mechanizm jest tak skonstruowany, że zabezpiecza obie strony.

Istotą zadatku jest to, że w przypadku niewykonania zawartej umowy przez jedną ze stron, druga strona może odstąpić od umowy bez wyznaczania dodatkowego terminu. Jeżeli kupujący, który wpłacił zadatek, chce zrezygnować z transakcji, traci wpłaconą kwotę na rzecz kontrahenta. Natomiast gdy umowę chce zerwać strona, która otrzymała zadatek, musi go zwrócić wpłacającemu w podwójnej wysokości. Zadatek ma zagwarantować, że umowa dojdzie do skutku, a w przeciwnym razie zapewnia finansową rekompensatę stronie, która nie ponosi winy za zerwanie umowy.

Zdarza się jednak, że umowa nie dochodzi do skutku z przyczyn niezależnych od kontrahentów lub strony anulują umowę za porozumieniem. Wówczas zadatek powinien zostać zwrócony stronie wpłacającej bez obowiązku płacenia podwójnej jego wysokości.

W przeciwieństwie do zaliczki, w przypadku zwrotu zadatku w podwójnej wysokości, sprzedający towar lub świadczący usługę nie ma możliwości odliczenia od niego kosztów, które poniósł w związku z realizacją umowy.

Kiedy przedpłata staje się zadatkiem?

Zgodnie z zasadą opisaną w przypadku zaliczki, przedpłata staje się zadatkiem tylko, gdy mówi o tym umowa pomiędzy kontrahentami. Ponadto, tylko wówczas mają zastosowanie opisane powyżej zasady dotyczące zadatku. Jeśli w umowie nie ma odpowiedniego zastrzeżenia, uznaje się, że przedpłata to zaliczka.

Pod względem księgowym, nie ma różnicy pomiędzy zadatkiem a zaliczką. Przedpłatę w postaci zaliczki lub zadatku dokumentuje się za pomocą faktury VAT.

Dokument ten powinien być wystawiony najpóźniej 7 dnia od otrzymania wpłaty. Jeżeli między otrzymaniem przedpłaty a wydaniem towaru lub wykonaniem usługi nie minęło więcej niż 7 dni, nie trzeba wystawiać oddzielnej faktury zaliczkowej. Wtedy wystarczy, że na fakturze VAT dokumentującej sprzedaż przedsiębiorca umieści adnotację o otrzymaniu zaliczki lub zadatku. Gdy wcześniej przedsiębiorca wystawił oddzielną fakturę na przedpłatę (tzw. fakturę zaliczkową), faktura końcowa wystawiona po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi powinna uwzględniać różnicę między ceną sprzedaży, a otrzymaną przedpłatą.

Jeżeli faktura zaliczkowa obejmuje całość należności, nie ma potrzeby wystawiania faktury końcowej. W tym przypadku należy wystawić podpisany przez obydwie strony protokół odbioru potwierdzający wykonanie umowy.

Jeżeli wpłaty zaliczki lub zadatku dokonuje osoba prywatna, a przedsiębiorca korzysta z kasy fiskalnej, wpłata takiej przedpłaty powinna być na niej zarejestrowana. Gdy firma nie posługuje się kasą fiskalną, przedpłata może być potwierdzona wystawieniem faktury dla osoby prywatnej lub wpisaniem wpłaty w ewidencji sprzedaży.

Zaliczka i zadatek a podatek dochodowy

Przedpłaty wpłacone na poczet przyszłych dostaw towarów lub jeszcze niewykonanych usług, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Co za tym idzie, zadatek lub zaliczka nie stanowią ani dochodu dla sprzedającego, ani kosztu dla kupującego aż do momentu wydania towaru lub wykonania usługi. Faktur zaliczkowych nie ujmuje się w KPiR w momencie zapłaty zaliczki.

Innymi słowy, wpłacona zaliczka lub zadatek mogą zostać zaksięgowane jako koszt lub dochód dopiero po sfinalizowaniu umowy. Tym samym, księgowanie następuje na podstawie faktury końcowej lub protokołu odbioru wykonania umowy oraz wszystkich wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych, niezależnie od tego kiedy te faktury zostały wystawione.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku rozliczania VAT-u od faktur zaliczkowych. Obowiązek podatkowy wynikający z Ustawy o VAT powstaje w chwili wpłaty zaliczki, a nie w momencie dostawy towaru lub wykonania usługi. Dlatego też obie strony transakcji muszą od razu rozliczyć kwotę podatku VAT z faktury dokumentującej zaliczkę lub zadatek. Co za tym idzie, w momencie wykonania usługi i wystawienia faktury końcowej, rozliczeniu podlega tylko ta część podatku VAT, która nie została dotychczas rozliczona na fakturze zaliczkowej.