Zatrudnianie członków rodziny w małej firmie

Rodzina zatrudniona w firmie to zgodnie z Ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych tzw. osoby współpracujące. Osobami współpracującymi mogą być:

• małżonek,
• dziecko własne lub przysposobione (adoptowane),
• dziecko małżonka,
• przysposobione dziecko małżonka,
• rodzic,
• macocha,
• ojczym,
• osoba przysposabiająca.

Osoby te muszą pozostawać we wspólnym gospodarstwie domowym z przedsiębiorcą i współpracować z nim przy prowadzeniu firmy. Warto pamiętać, że osobami współpracującymi nie są inne osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym, nawet jeśli pomagają prowadzić firmę, np. konkubent czy współlokator.

Prawo nie określa minimalnego lub maksymalnego wymiaru czasu pracy, jaki osoba współpracująca może przeznaczyć na rzecz firmy. Może być to zarówno praca wykonywana sporadycznie (dorywczo), jak i codziennie, np. przez kilka godzin.

Przedsiębiorca może zatrudniać członków rodziny bez dopełniania formalności lub formalnie (na podstawie spisanej umowy o pracę, o dzieło lub zlecenia). W przypadku zawarcia umowy o pracę, nieodpłatnej umowy zlecenia lub umowy o dzieło, członek rodziny zawsze jest traktowany przez ZUS i urząd skarbowy jak osoba współpracująca, a nie jak zatrudniony pracownik.

Zgłoszenie osoby współpracującej do ZUS

Zgłoszenia osoby współpracującej do ZUS należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od dnia rozpoczęcia współpracy. Przedsiębiorca powinien tego dokonać na formularzu ZUS ZUA. Przedsiębiorca staje się w takiej sytuacji płatnikiem składek ZUS, powinien więc również dodatkowo złożyć zgłoszenie płatnika składek ZUS ZFA.

Gdy osoba współpracująca przestanie świadczyć pracę na rzecz firmy przedsiębiorcy, powinna zostać wyrejestrowana z ZUS za pomocą druku ZUS ZWUA. Przedsiębiorca powinien złożyć zgłoszenie wyrejestrowania w terminie 7 dni od zaistnienia tego faktu. Ponadto, w takim przypadku należy wyrejestrować płatnika składek ZUS za pomocą druku ZUS ZWPA.

Niezależnie od czasu, jaki osoba współpracująca przeznacza na pracę w firmie, przedsiębiorca jest zobowiązany do opłacenia za nią składek ZUS. W tej kwestii jednak inaczej traktowane są osoby zatrudnione na umowę o pracę, umowę o dzieło i pracujące nieodpłatnie, a inaczej na odpłatną umowę zlecenie.

Za osoby współpracujące (członków rodziny) zatrudnione na etacie, na umowę o dzieło lub pracujące nieodpłatnie, przedsiębiorca musi zapłacić składkę ZUS analogiczną jak za przedsiębiorcę. Osób współpracujących nie dotyczy ZUS preferencyjny, dlatego trzeba opłacać składkę nie mniejszą, niż wyliczoną od 60 procent przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale (tzw. duży ZUS). Obecnie jest to kwota w granicach 950 zł. Warto pamiętać, że składka ZUS za osobę współpracującą nie zależy od wysokości jej wynagrodzenia, więc sytuacja jest opłacalna, gdy osoba współpracująca ma wysokie zarobki.

Natomiast gdy osoba współpracująca jest zatrudniona przez przedsiębiorcę na podstawie odpłatnej umowy zlecenia, sposób opłacania składek ZUS jest taki sam, jak w przypadku osób niespokrewnionych. W tej sytuacji członek rodziny wykonujący pracę na rzecz przedsiębiorcy jest traktowany jak zwykły zleceniobiorca, a nie jak osoba współpracująca.

Zdarza się, że do pomocy w prowadzeniu działalności gospodarczej, przedsiębiorca zatrudnia członków rodziny, którzy jednocześnie pracują u innego pracodawcy. Wówczas należy płacić za nich tylko ubezpieczenie zdrowotne, pod warunkiem, że u innego pracodawcy pracują na umowę o pracą z przynajmniej minimalnym wynagrodzeniem.

Przedsiębiorca powinien każdego miesiąca przekazywać za osobę współpracującą odpowiednie formularze ZUS:

• ZUS RCA - imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach lub ZUS RZA - raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, gdy przedsiębiorca opłaca za osobę współpracującą tylko ten rodzaj składki,
• deklarację rozliczeniową ZUS DRA, sporządzoną na podstawie imiennych raportów miesięcznych. Opłacone przez przedsiębiorcę składki ZUS za osobę współpracującą mogą być zaliczone do kosztów związanych z pozarolnicza działalnością gospodarczą. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne osoby współpracującej (w wysokości 7,75 procent podstawy wymiaru składki) przedsiębiorca odlicza od podatku dochodowego.

Wynagrodzenie, które właściciel firmy wypłaca osobie współpracującej nie może być niestety zaliczone do kosztów związanych z prowadzeniem firmy, tak jak ma to miejsce w przypadku pracownika, który jest dla niego obcą osobą. Zasada ta ma zastosowanie również w sytuacji, gdy między przedsiębiorcą a współpracującym małżonkiem istnieje rozdzielność majątkowa.
Należy pamiętać o tym, by wynagrodzenie osoby współpracującej było ustalone w wysokości zbliżonej do wynagrodzenia rynkowego. Urząd skarbowy może nałożyć kary, jeżeli stwierdzi, że wynagrodzenie jest zaniżone i nie odpowiada wartości pracy wykonywanej przez osobę współpracującą.

Jednak do kosztów mogą być zaliczone inne wydatki związane z zatrudnieniem osoby współpracującej - diety, koszty podróży służbowej, wydatki na kursy i szkolenia czy koszty związane z użytkowaniem firmowego samochodu.

Warto pamiętać, że nieodpłatna praca traktowana jest w przepisach jak przychód, od którego przedsiębiorca musi zapłacić podatek dochodowy. Od tej zasady istnieje jednak wyjątek, który dotyczy osób współpracujących, czyli rodziny.

Obowiązek opodatkowania nieodpłatnej pracy nie ma zastosowania wtedy, gdy na rzecz przedsiębiorcy pracują osoby, z którymi jest blisko spokrewniony, czyli zaliczające się do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków darowizn. Do tych grup zaliczają się m.in. następujące osoby:

• małżonek,
• zstępni, czyli dzieci własne i przysposobione, wnuki, prawnuki,
• wstępni, czyli rodzice, dziadkowie, pradziadkowie,
• pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha, teściowie, zstępni rodzeństwa, rodzeństwo rodziców.

Opodatkowanie wynagrodzenia osoby współpracującej

Należy pamiętać o tym, że to przedsiębiorca jest zobowiązany do tego, aby w trakcie roku obliczać i odprowadzać należne zaliczki na podatek dochodowy za osobę współpracującą. Składki te powinny być wpłacane do urzędu skarbowego, właściwego dla przedsiębiorcy.

Po zakończeniu roku podatkowego (do końca lutego następnego roku), przedsiębiorca powinien sporządzić PIT-11, czyli informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy osoby współpracującej. Jeden egzemplarz dokumentu przekazuje osobie współpracującej, zaś drugi przesyła do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania osoby współpracującej.
Do końca stycznia następnego roku przedsiębiorca powinien również złożyć deklarację PIT-4R za zakończony rok podatkowy, w której informuje o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy osoby współpracującej. Dokument ten powinien zostać wysłany do urzędu skarbowego właściwego dla przedsiębiorcy ze względu na jego adres zamieszkania lub prowadzenia działalności gospodarczej.

Gdy osoba współpracująca świadczy prace nieodpłatnie na rzecz właściciela firmy, nie ma on obowiązku składania do urzędu skarbowego deklaracji, związanych z opodatkowaniem dochodu osoby współpracującej.

Pomimo tego, że przedsiębiorca nie może zaliczyć wynagrodzenia osoby współpracującej do kosztów związanych z działalnością firmy, wynagrodzenie to stanowi dla osoby współpracującej dochód. Powinien on zostać uwzględniony w rocznej deklaracji PIT i opodatkowany. W związku z powyższym, w przypadku zatrudniania osób współpracujących można mówić o podwójnym opodatkowaniu wynagrodzenia - u przedsiębiorcy i u osoby współpracującej.