ZUS RCA. Jak prawidłowo wypełnić formularz?

Korzystne zmiany już od 1 stycznia 2015 roku. Zniesiony zostanie obowiązek wynikający z art. 41 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Znaczy to, że przedsiębiorca, czyli tak zwany płatnik składek, nie będzie musiał weryfikować dokumentów przekazanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz poprawiać ewentualnych błędów w terminie do 30 kwietnia za rok poprzedni.

Do tej pory przepisy zobowiązywały przedsiębiorców do tego, aby sprawdzali wszystkie raporty imienne: DRA, RCA, RSA, RZA przekazane do ZUS i poprawili ewentualne błędy w dokumentach maksymalnie do końca kwietnia następnego roku za rok poprzedni. Jeżeli nie dopełnili tego obowiązku, wówczas ZUS mógł ukarać przedsiębiorę na przykład grzywną. Sygnałem o niedopełnieniu obowiązku mogły być korekty składane po 30 kwietnia, lub błędy wykryte przez ZUS w czasie kontroli.

Jak donosi Zakład Ubezpieczeń Społecznych, zniesiony zostanie termin, ale nie sam obowiązek korygowania wszelkich błędów. Znaczy to, że przedsiębiorca nadal będzie musiał korygować pomyłki w raportach imiennych, tyle że w momencie kiedy je zauważy lub bezpośrednio na wniosek samego zakładu ubezpieczeń.

*ZUS RCA (tutaj można pobrać wzór formularza)
*

Każdy pracodawca ma obowiązek zgłosić pracowników do ubezpieczeń i naliczać za nich składki ZUS. Więcej na temat rejestracji pracownika na podstawie dokumentów ZUS ZUA można przeczytaj tutaj. Odpowiednim dokumentem do naliczenia składek ubezpieczeniowych jest formularz ZUS DRA (jak wypełnić dokument można przeczytać tutaj)
, w którym wykazuje się łączną kwotę składek za ubezpieczonych. Jeżeli przedsiębiorca działa w pojedynkę i nalicza składki wyłącznie za siebie to może składać wyłącznie DRA. Z kolei, gdy zatrudnia pracowników, wówczas składki ubezpieczeniowe za każdą osobę trzeba wykazać na odrębnym załączniku - formularzu ZUS RCA. Trzeba również zaznaczyć, że imienny raport RCA jest załącznikiem do formularza ZUS DRA i nie można go składać samego.

Podstawa prawna

Dodaj wykresy do Twojej strony internetowej

Przedsiębiorca musi trzymać się ustawowo określonych terminów. Na wypełnienie formularza ZUS RCA i przekazanie do ZUS (wraz z formularzem ZUS DRA) ma czas do 15 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Znaczenie ma tutaj jednak data wypłaty pensji dla pracowników. Jeżeli wynagrodzenie naliczane jest do końca miesiąca, wówczas składki ZUS za listopad trzeba naliczyć do 15 grudnia. Inaczej będzie w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje wypłatę do dziesiątego następnego miesiąca. Wówczas składki ZUS nalicza się z miesięcznym opóźnieniem. Na przykład pensja za listopad została naliczona i wypłacona do 10 grudnia, wówczas przedsiębiorca na podstawie tej listy płac będzie musiał naliczyć i zapłacić składki ZUS za okres 12/2014 do 15 stycznia (następnego roku). Wyżej wymienione daty wyznaczają również termin zapłaty składek.

Poniżej zostanie omówiony sposób wypełnienia imiennego raportu RCA za pracownika.

W pierwszej kolejności przedsiębiorca wypełnia dane organizacyjne, czyli nadaje numer identyfikacyjny dokumentu.

Nadanie numeru należy rozpocząć od wpisania 01, a następnie wskazać miesiąc i rok. Liczba 01 oznacza, że jest to pierwsza deklaracja złożona za dany okres (na przykład 01 11.2014). Jeżeli okaże się, że wymagana będzie korekta tego formularza z powodu błędów, wówczas kolejny numer identyfikacyjny będzie należało rozpocząć od nadania numer 02 (na przykład 02 11.2014). W ten sposób można numerować kolejne formularze wystawiane w trybie korekty aż do liczby 39.

**

**

Następnie należy uzupełnić dane identyfikacyjne płatnika składek, czyli przedsiębiorcy:

• pole 01 - numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• pole 02 - numer REGON,
• pole od 03 do 05 wypełniają osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą: numer PESEL, rodzaj dokumentu tożsamości (dowód lub paszport) oraz należy podać serie i numer właściwego dokumentu,
• pole 06 - skrócona nazwa przedsiębiorcy (należy wpisać zgodnie z wnioskiem CEIDG-1),
• pole od 07 do 09 - wypełniają osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą: nazwisko, pierwsze imię oraz datę urodzenia.

**

**

Część III dotyczy ubezpieczonego, czyli pracownika. Na początku trzeba wypełnić dane identyfikacyjne:

• pole 01 -nazwisko,
• pole 02 -imię ,
• pole 03 - typ identyfikatora P (PESEL) lub N (NIP),
• pole 04 - numer pesel lub nip.

**

**

Na początku w polu 01 trzeba uzupełnić kod tytułu ubezpieczenia (zgodnie z formularzem zgłoszeniowym pracownika ZUS ZUA).

Następnie pole 02 należy wypełnić w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w roku 2014 obowiązuje limit 112 380 zł). Wówczas trzeba odpowiednio wpisać:

• 1 - jeśli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ubezpieczony,
• 2 - jeśli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazuje płatnik składek,
• 3 -jeśli informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ZUS.

W polu 03 trzeba wpisać wymiar czasu pracy:

• 1/1 - pełny etat,
• 1/2 - pół etatu,
• 3/4 - trzy czwarte etatu,
• 7/8 - siedem ósmych etatu,
• 150/176 - gdy wymiar czasu pracy jest określony w godzinach.

Przedsiębiorca (płatnik składek) jest zobowiązany do naliczenia składek według obowiązujących stawek procentowych. Co ważne, składki finansowane są zarówno przez pracodawcę jak i przez pracownika:

• na ubezpieczenie emerytalne - 19,52 procent podstawy wymiaru finansowane po połowie po (9,76 procent) przez każdą ze stron,
• na ubezpieczenie rentowe - 8 procent podstawy wymiaru, w tym 1,5 procent finansowane przez pracownika i 6,5 procent przez pracodawcę,
• na ubezpieczenie chorobowe - 2,45 procent podstawy wymiaru w pełni finansowane przez pracownika,
• na ubezpieczenie wypadkowe - 1,93 procent podstawy wymiaru w pełni finansowane przez pracodawcę (jeżeli pracodawca zatrudnia więcej niż 9 osób stawkę procentową należy ustalić indywidualnie).

Poszczególne wartości należy wyliczyć od tak zwanej podstawy wymiaru składki. W przypadku raportu RCA sporządzanego za pracowników będzie to kwota wynagrodzenia brutto (na przykład wynagrodzenie 1680 zł). Pomocna przy wypełnieniu będzie również uprzednio sporządzona lista płac za dany miesiąc:

• pole 04 - podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne,
• pole 05 - podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe,
• pole 06 - podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie wypadkowe,
• pole 07 - kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez ubezpieczonego (9,76 procent),
• pole 08 - kwota składki na ubezpieczenie rentowe finansowana przez ubezpieczonego (1,5 procent),
• pole 09 - kwota składki na ubezpieczenie chorobowe finansowana przez ubezpieczonego (2,45 procent),
• pole 10 - kwota składki na ubezpieczenie wypadkowe finansowana przez ubezpieczonego (pole pozostaje puste)
• pole 11 - kwota składki na ubezpieczenie emerytalne finansowana przez pracodawcę (9,76 procent),
• pole 12 - kwota składki na ubezpieczenie rentowe finansowana przez pracodawcę (6,5 procent),
• pole 13 - kwota składki na ubezpieczenie chorobowe finansowana przez pracodawcę (pole pozostaje puste),
• pole 14 - kwota składki na ubezpieczenie wypadkowe finansowana przez pracodawcę (1,93 procent lub stawka indywidualna).

Następnie należy przejść do pola numer 28 i wpisać łączną kwotę składek wyżej wymienionych.

**

**

Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest obowiązkowa i w pełni finansowana przez pracownika. Podstawę wymiaru składki stanowi przychód, czyli wynagrodzenie brutto pomniejszone o kwoty składek na ubezpieczenie emerytalne (9,76 procent), rentowe (1,5 procent) i chorobowe (2,45 procent) potrącane z wynagrodzenia. Wysokość składki stanowi 9 procent podstawy wymiaru.

Na przykład przy wynagrodzeniu 1680 zł podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 1449,67 zł (1680-163,97-25,20-41,16). Natomiast wartość składki wynosi 130, 47 zł, tj. 9 procent podstawy wymiaru.

W części III C należy wypełnić:

• pole 01 - podstawę wymiaru składki,
• pole 04 - kwota składki zdrowotnej.

Blok IV (od A do D) przeznaczony jest dla osób, gdy rozliczenie następuje z różnymi sześcioznakowymi kodami tytułu ubezpieczenia lub z tym samym kodem ubezpieczenia, jeżeli kwota podstawy wymiaru składek jest wyższa niż 999 999,999 zł.

Pola w części IV należy wypełnić analogicznie do części III.

Na końcu należy wpisać datę wypełnienia oraz podpisać i przybić pieczątkę firmy.