JLL szacuje, że w pierwszym etapie do biurowców wróci 10-15 proc. pracowników

"Motywacja pracodawców do powrotu jest tym większa, że jak wynika z naszego badania analizującego opinie pracowników na temat home office, wielu z nas tęskni już za ergonomicznymi biurowymi krzesłami i różnorodnymi przestrzeniami do pracy. Bez wątpienia jednak obecna sytuacja doprowadzi do redefinicji środowiska pracy i na długi czas, a może na stałe, zmieni nawyki oraz zachowania pracowników. Dlatego przygotowując scenariusz powrotu, firmy nie powinny skupiać się na tym, jak najszybciej zakończyć home office, ale w jaki sposób zapewnić swoim ludziom poczucie bezpieczeństwa i zminimalizować ryzyko zarażenia w przestrzeni biurowej" - powiedział lider zespołu doradztwa ds. środowiska pracy w JLL Jakub Zieliński, cytowany w komunikacie.

Przeanalizowanie tzw. "employee journey" to kluczowy krok pozwalający na przygotowanie nowej etykiety zachowań i zaplanowanie stref pracy.

"Przeanalizowanie, ilu pracowników dojeżdża do biura komunikacją miejską, a ilu własnym samochodem, jaką drogę pokonują od momentu wejścia biura, ile średnio telekonferencji i spotkań mają, czy przygotowują własne posiłki, czy raczej jadają na mieście - aktualna sytuacja wymusi na pracodawcach, aby jeszcze lepiej poznali swój zespół. Celem jest szczegółowe zmapowanie wszystkich potencjalnych zagrożeń i sytuacji, w których pracownik jest narażony na większe ryzyko zarażenia" - wskazał Zieliński.

Wiedząc jak zespół porusza się po biurze i znając dotychczasowe plany aranżacji przestrzeni, firmy mogą przejść do etapu reorganizacji, zaznaczono.

"W praktyce będzie to polegać na wyborze stanowisk pracy, przy których pracownicy mogą siadać, określeniu, z których salek konferencyjnych będziemy korzystać, ile osób może w nich przebywać, i zadecydowaniu, w jaki sposób powinien odbywać się ruch w przestrzeniach wspólnych. Biuro będzie musiało zawierać system oznaczeń podobnych do tych, które znamy z miejsc użyteczności publicznej. Warto jednak, aby nie budziły one negatywnych skojarzeń i nie powodowały dyskomfortu. Niewykluczone też, że firmy będą musiały wprowadzić ruch jednostronny na powierzchni biurowej oraz plany rotacji pracowników" - podkreślił Zieliński.

Ten ostatni element będzie ważny, jeśli okaże się, że pracodawcy nie posiadają wystarczającej liczby biurek, aby pozwolić na zachowanie co najmniej 2-metrowej odległości między pracownikami, oraz w momencie, kiedy do biur wróci ok. 35% osób. Z pomocą przyjdą wtedy dedykowane aplikacje umożliwiające rezerwację miejsc czy też po prostu arkusze z grafikiem zawieszonym w chmurze, dodał.

Oznaczenia, wprowadzenie limitu osób w biurze i wdrożenie nowej etykiety zachowań musi odbywać się równolegle z weryfikacją systemów i instalacji kluczowych z punktu widzenia budynków biurowych, wskazał także ekspert JLL.

"Aspekty techniczne związane z funkcjonowaniem biurowców są teraz w centrum uwagi wszystkich właścicieli i najemców. Przygotowanie obiektu na powrót pracowników może odbywać się dwuetapowo. Zmiany, które możemy wprowadzić w krótkim terminie to m.in. zwiększenie ilości powietrza nawiewanego i wywiewanego w granicach maksymalnych możliwości instalacji, wydłużenie czasu wentylacji w przestrzeni biurowej, tam gdzie nie wpłynie to na efektywność wentylacji, ograniczenie użycia klimakonwektorów i klimatyzatorów, i oczywiście - zaostrzenie rygoru czyszczenia przestrzeni wspólnych. Pamiętajmy, że koronawirus, w zależności od powierzchni, może być aktywny nawet do trzech dni" - powiedział dyrektor działu zarządzania projektami w Europie Środkowo - Wschodniej Paweł Warda.

Długoterminowo natomiast właściciele biurowi oraz pracodawcy mogą zwiększyć swoje nakłady na rozwiązania cyfrowe czy zakup urządzeń poprawiających jakość powietrza czy poziom czystości w biurowcu.

"Mowa tu o takich rozwiązaniach, jak sterowane bezdotykowo windy, automatycznie otwierane drzwi na powierzchniach najemców, czy systemy sterowania światłem poprzez czujniki ruchu i natężenia światła, których do tej pory nie zawsze utożsamialiśmy z przestrzeniami biurowymi. W dłuższej perspektywie firmy mogą inwestować także w modyfikacje instalacji wentylacji, które pomogą oczyszczać powietrze" - dodał Warda.

Ponadto zaplanowanie procesu zakomunikowania wszystkich zmian zespołowi to klucz do sukcesu, jeśli chodzi o wdrożenie strategii powrotu, zwraca uwagę JLL.