Bilans roczny firmy – kto powinien go sporządzić?

Interpretacja pojęcia bilansu rocznego jest jednoznaczna. Mamy do czynienia z zestawieniem zysków i strat przedsiębiorstwa za ostatnie 12 miesięcy. Bilans firmy to inaczej jej roczne sprawozdanie, uwzględniające wszelkie informacje dotyczące kondycji finansowej przedsiębiorstwa oraz informujące o wynikach jego działalności czy zachodzących zmianach w podejmowaniu decyzji ekonomicznych. Dokument powinien zawierać wszystkie dane natury finansowej dotyczące rocznej działalności przedsiębiorstwa. 

Bilans roczny jest dokumentem, jaki udostępnia się w pierwszej kolejności instytucjom rządowym sprawującym nadzór nad funkcjonowaniem przedsiębiorców, ale nie tylko im. Wgląd do sprawozdania rocznego przedsiębiorstwa mogą mieć w różnych sytuacjach:

• instytucje podatkowe, w tym urząd skarbowy,
• pożyczkodawcy i kredytodawcy, np. banki,
• klienci,
• inwestorzy,
• kontrahenci,
• firmy,
• związki zawodowe,
• zarządcy przedsiębiorstw.

Obowiązek przygotowania bilansu rocznego spoczywa na:

• podmiotach, które w toku wykonywanej działalności gospodarczej muszą prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, z uwagi np. na wysokość uzyskiwanych przychodów lub posiadany status prawny;
• firmach, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Dlatego konieczność przygotowania i przedłożenia do odpowiednich instytucji bilansu rocznego może dotyczyć w równej mierze:

• spółek kapitałowych,
• spółek osobowych,
• osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. 

Nie ma żadnego znaczenia dla nałożonego odgórnie obowiązku przygotowania rocznego sprawozdania finansowego to, w jakiej formie prowadzi swoją działalność gospodarczą przedsiębiorca. Istotne jest tylko to, jaką wybrał metodę ewidencjonowania swoich przychodów i kosztów w firmie. 

Artykuł 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakłada na kierownika jednostki obowiązek złożenia w odpowiednim rejestrze sądowym między innymi rocznego sprawozdania finansowego. 

Z grona firm zobowiązanych do przygotowania bilansu rocznego w odpowiednim terminie są wyłączone spółki jawne i partnerskie, których przychody w danym roku obrotowym były mniejsze niż równowartość 2 mln euro. 

Jednocześnie są one wówczas zobowiązane do złożenia we właściwym Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenia o braku obowiązku sporządzania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego w terminie 6 miesięcy liczonych od dnia kończącego rok obrotowy. Oświadczenie to można złożyć elektronicznie, w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Należy je zatwierdzić podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym, a składa je co najmniej jedna osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu. 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami sporządzenie bilansu rocznego jest zadaniem obciążającym kierownika jednostki. Może to być:

• członek zarządu w spółce kapitałowej,
• wspólnik prowadzący sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej lub partnerskiej,
• komplementariusz prowadzący sprawy spółki w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej,
• likwidator, syndyk, zarządca w postępowaniu upadłościowym,
• członek organu zarządzającego innych jednostek.

Jak sporządzić bilans? Bilans roczny jest dokumentem, który przygotowuje się w języku polskim oraz w walucie polskiej. Powinien on uwzględniać:

• wykaz stanu aktywów oraz pasywów na poprzedni rok obrotowy oraz na dzień bieżący, kończący ten rok;
• rachunek zysków i strat, obejmujący oddzielnie przychody, koszty, zyski, straty, a także należności bądź obciążenia wyniku finansowego na obecny i poprzedni rok obrotowy;
• informację dotyczącą polityki rachunkowości, metod wyceny lub zmian względem ubiegłego roku. 

Ponadto bilans roczny powinien mieć dołączoną uchwałę pieczętującą, inaczej zatwierdzającą dokumenty, oraz sprawozdanie z działalności, jeśli jest wymagane, uchwałę o podziale zysków lub pokryciu straty, a także sprawozdanie i opinię biegłego rewidenta, jeśli bilans podlegał badaniu. 

Dniem, na który powinien być przygotowany bilans, jest tak zwany dzień bilansowy. Zbiega się on w czasie z ostatnim dniem roku obrotowego. Jeśli rok ten pokrywa się z rokiem kalendarzowym, wówczas dniem bilansowym będzie ostatni dzień roku, tj. 31 grudnia. 

Spółki zarejestrowane w KRS mają na sporządzenie sprawozdania finansowego 3 miesiące od dnia bilansowego. Następnie zatwierdzają go odpowiednie organy w firmie, np. walne zgromadzenie wspólników czy wszyscy wspólnicy. Zatwierdzić może go także właściciel prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Mają na to nie więcej niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. 

Jeśli chodzi o bilans przedsiębiorstw państwowych oraz ich samodzielnie bilansujących zakładów, to podlegają one weryfikacji. Kto weryfikuje bilans roczny firmy? Do weryfikacji sprawozdań finansowych są powołane właściwe terytorialnie izby skarbowe lub inne organy upoważnione przez Ministra Finansów. 

Niezłożenie sprawozdania finansowego jest traktowane jako czyn zagrożony odpowiedzialnością karną nakładaną na kierownika jednostki zobowiązanego do złożenia bilansu. Brak dopełnienia takich formalności może grozić sankcjami w postaci:

• grzywny nałożonej na kierownika jednostki w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych,
• kary ograniczenia wolności kierownika jednostki od miesiąca do 2 lat,
• postępowania przymuszającego,
• rozwiązania spółki i wykreślenia z KRS,
• ustanowienia kuratora.

Nie ma w przepisach żadnego wyjątku od reguły składania bilansu firmy terminowo. Sytuacje losowe nie mają tu żadnego znaczenia.