Covid-19. Cenna lekcja dla biznesu

Dostosowanie do obostrzeń wprowadzonych w obliczu pandemii Covid-19 wymusiło zastosowanie nadzwyczajnych środków bezpieczeństwa. Pierwsze działania prewencyjne zostały podjęte przez firmy już w marcu 2020 roku. W większych przedsiębiorstwach powołano sztaby kryzysowe, które pracowały nad dopasowanymi do aktualnej sytuacji planami działania, instrukcji na wypadek zakażenia i kwarantanny. Wprowadzono również zdalny i rotacyjny system pracy, a jeśli praca stacjonarna była niezbędna, wprowadzano obowiązek dezynfekcji rąk i pomiar temperatury na terenie siedziby firmy. Rejestracja osób przebywających na terenie przedsiębiorstwa została uzupełniona o wykaz kontaktów bezpośrednich między pracownikami organizacji. Dużym wsparciem dla organizacji pracy w przedsiębiorstwach były również wytyczne przygotowane przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii we współpracy z głównym Inspektorem Sanitarnym.

Jednostka certyfikująca UDT–CERT dostosowała sposób świadczenia swoich usług do wytycznych oraz na szeroką skalę wprowadziła audyty zdalne oparte na zaleceniach IAF, dotyczących zarządzania w sytuacjach nadzwyczajnych z wykorzystaniem sprzętu do gromadzenia, przechowywania, wyszukiwania, przetwarzania, analizowania i przekazywania informacji. Audyty zdalne okazały się niezbędne z uwagi na covidowe obostrzenia wprowadzone przez przedsiębiorstwa. Duży wybór platform komunikacyjnych i systemów wymiany plików oraz ogólnej cyfryzacji biznesu umożliwia obecnie skuteczną komunikację pomiędzy certyfikowaną organizacją a audytorami. Barierą może być IT i dostosowanie się do polityki bezpieczeństwa informatycznego obejmującej poufność danych czy kompatybilność poszczególnych platform komunikacyjnych z przeglądarkami internetowymi. Wnioski z tegorocznych audytów pokazują, że pandemia istotnie wpłynęła na organizację systemów zarządzania przedsiębiorstw. Wdrożono szereg procedur prewencyjnych i organizacyjnych, a także uaktualniono sposoby postępowania oraz analizy ryzyka. Przedsiębiorstwa, które w odpowiedzi na zagrożenie epidemiologiczne wdrożyły plany działania do przygotowania firmy na ewentualne przerwy lub ograniczenia w działalności, szukają potwierdzenia, czy ich sposób postępowania jest prawidłowy. Dzięki audytom UDT może zweryfikować funkcjonowanie systemów zarządzania poprzez sprawdzenie działań podejmowanych w stosunku do ryzyka i szans, które spełniają wymagania ISO 9001 oraz ISO 45001. Jeżeli dana organizacja uzna, że to wciąż za mało, może skorzystać z nowej normy ISO 22301.

Nowy standard ISO obejmuje więcej elementów i wymagań niż te, które mogą wynikać z działań podjętych przez samą organizację w obliczu trwającej pandemii. Norma ta jest podstawą dla identyfikacji kluczowych czynników ryzyka mających wpływ na organizację oraz na utrzymanie jej działań w najtrudniejszych warunkach. Właśnie dlatego ISO 22301 może być doskonałym punktem odniesienia dla wszystkich przedsiębiorstw, które chcą zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia zakłóceń, skrócić czas ich trwania oraz ograniczyć ich wpływ na kluczowe produkty i usługi. Korzyści wynikające z wdrożenia wymagań ISO 22301 to możliwość odtworzenia zdolności organizacji do ponownego działania w określonym czasie i na ustalonym poziomie w przypadku nieplanowanych zdarzeń. Pozwala na podniesienie wiarygodności firmy w oczach klientów, inwestorów i udziałowców oraz zwiększa konkurencyjność na rynku ze względu na zdolność do funkcjonowania niezależnie od niekorzystnych czynników. Zapewnia dużo skuteczniejszą reakcję w sytuacjach kryzysowych. To również istotna w dzisiejszych czasach poprawa wizerunku firmy jako godnej zaufania i przygotowanej na nieprzewidziane zdarzenia.