Cyfrowa transformacja integralną częścią komunikacji wewnętrznej

W ciągu ostatnich kilku lat transformacja cyfrowa z nośnego biznesowego hasła stała się rzeczywistością. Korzystanie z nowoczesnych platform zaprojektowanych do komunikowania się pomiędzy pracownikami, pozwala nie tylko na zauważalne zwiększenie efektywności komunikacji wewnętrznej, ale również zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz generuje realne oszczędności.

Właściwa komunikacja pomiędzy zarządzającymi, współpracownikami oraz gronem konsumentów, oparta na cyfrowych usprawnieniach, staje się zatem fundamentalną wartością biznesową oraz jedną z podstawowych wartości w kulturze organizacyjnej współczesnych firm. Dzięki niej organizacje mogą uczyć się nowych umiejętności potrzebnych do sprawnego działania w zespole, wprowadzać nowatorskie technologie, a także poszukiwać nowych szans i możliwości rozwoju, wraz z eksperymentowaniem z innowacyjnymi modelami biznesowymi.

Cyfryzacja prowadzi do gruntownej zmiany komunikacji

Sztuka odpowiedniego zarządzania firmą jest ściśle powiązana ze sprawną komunikacją wewnętrzną, której transformacja pozostaje szeroko analizowana w gronie współczesnych ekspertów biznesowych. Aspekt ten został poruszony również na konferencji Microsoft Envision Forum, w którym udział wzięła m.in. firma Rossman. Dla sieci drogerii tzw. model Modern Workplace okazuje się jednym z najważniejszych filarów cyfrowej transformacji. 

Podczas konferencji Piotr Kiszkiel, CIO firmy Rossman w Polsce, mówił tak:

“Zależało nam na tym, aby poprawić współpracę oraz komunikację zespołową. Pół roku przed pandemią rozpoczęliśmy przegląd rynku, a przed samym lockdownem uruchomiliśmy testowo Teams w Rossmanie. Korzystanie z platformy było dla nas wyjątkowo użyteczne, gdy okoliczności zmusiły nas do przejścia w tryb pracy zdalnej. Oprócz tego pragnęliśmy wprowadzić rewolucję w pracy zespołowej. Jesteśmy dużą firmą, dla której największym wyzwaniem jest zapanowanie nad komunikacją, tak, aby była skuteczna. Dzięki temu, że dokumenty przechowywane są w chmurze, możemy wspólnie nad nimi pracować, a dzięki Teams łamiemy tzw. silosy w firmie. Różne działy tworzą kanały dotyczące zarówno projektu, jak i procesu, po czym przenoszą do nich swoją komunikację.”

Chmura Krajowa wdrożyła Microsoft 365 dla kilku tysięcy pracowników Rossmann. Ta nowoczesna platforma do komunikacji i współpracy ułatwiła pracę zespołową i zapewni bezpieczeństwo umieszczonych na niej danych.

Rossman intensywnie wykorzystuje cyfrowe narzędzia zarówno do pracy z dostawcami, jak i partnerami biznesowymi. Microsoft 365 pomógł firmie również w ograniczeniu kosztów związanych z IT. Organizacja zastąpiła wiele mniejszych rozwiązań jednym zintegrowanym, zarówno w obszarze komunikacji, jak i bezpieczeństwa, przez co finalnie ograniczyła koszt infrastruktury eliminując backupy, serwery, antyspam oraz inne licencje.

Jak podkreśla Piotr Kiszkiel:

“Samo wdrożenie było dla nas bardzo ważnym elementem zmian. Nie chcieliśmy kupić nowej wersji pakietu Office, ale zmienić sposób pracy naszych pracowników, zaś od naszego partnera oczekiwaliśmy prawdziwego wsparcia — zarówno w przygotowaniu wewnętrznych kampanii komunikacyjnych, jak i w szkoleniach oraz pokazaniu i wdrażaniu najlepszych praktyk. A wszystko po to, aby zaimplementować filar cyfrowej transformacji polegający na zupełnie nowym stylu pracy.” 

Jak się zatem okazuje, cyfrowa transformacja polega nie tylko na wykorzystaniu wirtualnego świata do optymalizacji działań oraz szukaniu efektywności w ramach strategii firmy. Obecnie proces ten prowadzi również do przekształcenia jej tożsamości komunikacyjnej i zmiany całościowego modelu działania.

Platforma Teams buduje efektywną komunikację 

Cyfrowa transformacja została wpisana również w strategię rodzimej firmy Budimex. Jak przyznał podczas konferencji, CFO firmy, Marcin Węgłowski, sektor budowlany jest tym, który w erze transformacji do nowego cyfrowego świata, pozostaje na szarym końcu. Mimo tego firma robi wszystko, aby poddać panujące standardy gruntownej metamorfozie i unowocześnić dotychczasowe systemy komunikacji wewnętrznej. Za kluczowy powód wdrażania innowacyjnych technologii organizacja wskazuje dodatkowe korzyści biznesowe oraz szansę na osiągnięcie większej konkurencyjności na rynku.

Budimex prowadzi obecnie 300 budów w całej Polsce oraz zatrudnia ponad 5000 pracowników rozproszonych po całym kraju. Dzięki centralnym systemom informatycznym jest w stanie zapanować nad całością organizacji i wprowadzić odpowiednie standardy pracy. Firma wdrażając system Teams wspomaga zarządzanie zarówno wewnętrzną komunikacją, jak i procesami biznesowymi, co przekłada się na zadowolenie nie tylko pracowników, ale również klientów. Jak tłumaczy Marcin Węgłowski:

“Platforma Teams okazała się bardzo intuicyjna, przez co nie było żadnych trudności podczas wdrażania narzędzia wśród naszych pracowników. Dzięki niemu byliśmy w stanie zamknąć biuro tuż po wybuchu pandemii i pracując z domu komunikować się, rzetelnie wykonując swoją pracę. Obecnie moją osobistą ideą jest jeszcze bardziej efektywne podążanie za trendami, jakie niesie ze sobą transformacja technologiczna.” 

Wdrożenie procesów transformacji cyfrowej tylko potwierdza, że sprawna komunikacja wewnętrzna jest bez wątpienia jednym z najważniejszych ogniw w organizacji każdej firmy. Ich efektywna działalność oraz szybki wzrost nie byłyby możliwe bez zapewnienia odpowiednich kanałów komunikacyjnych — bez względu na branżę. Digitalizacja procesów wewnątrz przedsiębiorstwa, które wpływają na jakość porozumienia pomiędzy zarządzającymi, pracownikami i klientami dotyczy zatem każdego sektora biznesowego i staje się nadrzędnym celem nowoczesnych firm przyszłości.