KSeF: duże zmiany w 2024 roku dla firm

Już chyba nic nie zatrzyma KSeF. Od 1 lipca 2024 roku większość przedsiębiorców (zarejestrowana jako czynni podatnicy VAT), będzie zobowiązana do obrotu fakturami w postaci ustrukturyzowanej (e-Faktury). Podmiotem odpowiedzialnym za odbiór, przechowywanie, udostępnianie e-Faktur będzie Krajowy System e-Faktur. Przewiduje się, że przez system dziennie będzie przechodzić nawet 100 mln faktur. Celem tej zmiany, która przygotowywana jest już od 2016 roku, jest uszczelnienie systemu, poprzez zmniejszenie tzw. luki w VAT. Jednak zyskać ma nie tylko budżet państwa, ale pewne korzyści mają odnieść także przedsiębiorcy.

Ustrukturyzowane faktury mają ułatwić działalność przedsiębiorcom. Dzięki KSeF mają zyskać:

• krótszy czas zwrotu podatku VAT (40 zamiast 60 dni),
• brak konieczności wystawiania duplikatów faktur (w systemie teoretycznie żadna faktura nie powinna zaginąć, czy ulec zniszczeniu),
• większe możliwości w zakresie korygowania faktur,
• ograniczenie obowiązków (nie będzie już konieczności przesyłania na żądanie organów podatkowych JPK dla faktur tj. JPK_FA),
• pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot do tego uprawniony, i że zostanie odebrane przez adresata,
• usprawnienie obrotu gospodarczego dzięki zastąpieniu faktur papierowych cyfrowymi,
• oszczędność środków przeznaczonych na przechowywania i archiwizację e-Faktur, - przez okres 10 lat te usługi zapewnia administracja.

Zarówno rząd, jak i przedsiębiorcy powszechnie wskazują, że wprowadzenie KSeF będzie dla nich ogromnym wyzwaniem, nie tylko podatkowym. Ministerstwo finansów deklaruje, że system ruszy zgodnie z planem 1 lipca 2024 i nie należy się ociągać z implementacją rozwiązań z tym związanych. Wydaje się, że jeśli nawet nie wszyscy przedsiębiorcy zdążą, to i tak nie uda się spóźnialskim wymusić po raz kolejny przesunięcia terminu obowiązywania nowych przepisów.

Proces zmian w systemach firmowych i procedurach wymaga czasu i nieco zaangażowania. Trzeba mieć na uwadze, że zmiany procesów w zakresie dostosowania do KSeF muszą objąć praktycznie każdy obszar działalności firmy. Eksperci określają, że w największych firmach może to potrwać nawet od 6 do 12 miesięcy. To implikuje fakt, że mamy ostatni moment na rozpoczęcie procesu dostosowania do KSeF. Zwlekanie może się skończyć niemożliwością prawidłowego rozliczania kosztów i przychodów, a w konsekwencji nawet zatrzymaniem biznesowej działalności.

W procesie integracji firm do KSeF przedsiębiorcy na szczęście nie pozostali sami. Pomocnym narzędziem we wdrożeniu nowych uregulowań w firmie jest oprogramowanie klasy ERP. Wszystkie programy do zarządzania firmą od Comarch są aktualizowane pod kątem KSeF (Comarch ERP Optima, Comarch ERP XT, Comarch ERP XL, Comarch ERP Enterprise).

Główne ostrze krytyki ministerialnego systemu KSeF przez przedsiębiorców dotyczy dodatkowych kosztów i nakładów pracy koniecznych do codziennej obsługi e-Faktur w firmie. To fałszywe przekonanie, wymiana danych z KSeF w firmie nie musi iść wcale w parze z większymi kosztami i obowiązkami. Co do zasady rozwiązania i funkcjonalności zawarte w systemach Comarch ERP dotyczące e-fakturowania mają usprawnić procesy zachodzące w firmach, tak, aby wymiana danych z KSeF nie była dodatkowym obciążeniem finansowym.

Systemy Comarch ERP pozwalają na pełną integrację firmy z KSeF. Użytkownicy tych programów mają obecnie możliwość odbioru oraz wysyłki faktur do Krajowego Systemu e-Faktur na:

• środowisko demonstracyjne,
• środowisko produkcyjne.

Przedsiębiorcy, dzięki możliwości skorzystania z bezpłatnego okresu próbnego komunikacji z KSeF w systemach Comarch ERP mogą przećwiczyć ten obowiązek, tak aby nic ich nie zaskoczyło po 1 lipca 2024. Lepiej popełnić błędy w warunkach treningowych, niż już prawdziwych zawodów.

Dziewięć miesięcy to niby dużo, aczkolwiek zdecydowanie niewiele w kontekście integracji firmy z KSeF. Choć proces jest złożony, to firmy, które dziś zaczną przygotowania, powinny zdążyć. Kto nie chce być zaskoczonym, mieć po 1 lipca 2024 problemów z generowaniem czy ewidencją faktur i przez to pogrążyć firmę w chaosie, powinien na poważnie potraktować ostrzeżenia zarówno rządu, jak i producentów oprogramowania.

Wszystko o KSeF w firmach na stronie: https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/