Od 1 kwietnia te firmy mają nowy obowiązek. Oto szczegóły

Jak wskazała Poczta Polska, aby korzystać z systemu e-Doręczeń, należy założyć adres do e-Doręczeń (ADE). W tym celu trzeba wysłać wniosek z Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl, dokument można podpisać elektronicznie. Następnie należy aktywować adres, który automatycznie zostanie dodany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Kolejny krok to aktywacja skrzynki do e-Doręczeń, instrukcja zostanie wysłana mailem - wskazała Poczta.

Posiadając ADE, przedsiębiorca może prowadzić elektroniczną korespondencję (równoważną prawnie z tradycyjnymi listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru) z innymi podmiotami korzystającymi z systemu - podkreślono w komunikacie. Za pomocą skrzynki ADE można też aktywować usługę Poczty Polskiej "e-Polecony". W odróżnieniu e-Doręczeń, e-Polecone służą do korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi np. między dwiema osobami fizycznymi lub przedsiębiorcą a osobą fizyczną - wyjaśniono.

Jak wskazywała w rozmowie z PAP Magdalena Kordas, radca prawny i manager w Grupie Olesiński & Wspólnicy, Operatorem wyznaczonym do obsługi e-Doręczeń za darmo dla obywateli, spółek i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) jest Poczta Polska. Przedsiębiorcy mogą też wybrać za opłatą dostawcę komercyjnego.

Kordas wskazała, że wniosek składa się zgodnie z zasadami reprezentacji – jeśli spółkę reprezentują dwie osoby, obie muszą się uwierzytelnić przy zakładaniu skrzynki. Możliwe jest też ustanowienie pełnomocnika. Następnie reprezentant lub pełnomocnik wyznacza administratora skrzynki, który zarządza dostępem i uprawnieniami. Dużym firmom radczyni zaleciła nadanie uprawnień kilku pracownikom, np. z działów HR, finansów i księgowości.

Magdalena Kordas podkreśliła wagę ochrony danych i poufności. Zaznaczyła, że nieuprawniony dostęp do informacji grozi wyciekiem i karami finansowymi. Ekspertka radzi więc, by w przypadku odejścia pracownika z firmy, niezwłocznie cofnąć mu dostępy. Zwróciła uwagę, że skrzynki do e-Doręczeń mają ograniczoną pojemność, dlatego wskazana jest archiwizacja wiadomości przez przedsiębiorców (na serwerze lub w chmurze) oraz gradacja uprawnień.

Tylko kilkadziesiąt procent spółek jest gotowa do wprowadzenia systemu e-Doręczeń, po wdrożeniu należy spodziewać się wielu błędów i pomyłek w obsłudze systemu - ocenili w komentarzu dla PAP eksperci z EY Law

Eksperci zwrócili uwagę, że proces przygotowania firmy do e-Doręczeń wiąże się "z wieloma wyzwaniami i ryzykami". - Firmy korzystające z platformy rządowej często nie mają opracowanych procedur zarządzania korespondencją, co może prowadzić do zagubienia dokumentów oraz braku identyfikacji momentu odebrania korespondencji, a w skrajnych przypadkach do niedochowania terminu na podjęcie określonych działań czy zaskarżenie decyzji - ocenili we wspólnym komentarzu dla PAP Igor Schwenk i Michał Błądek z kancelarii EY Law.

Ich zdaniem znaczna część podmiotów wyszła z założenia, że wdrożenie e-Doręczeń można opóźnić z uwagi na brak sankcji za niedochowanie ustawowego terminu

Od 1 stycznia br. system e-Doręczeń stał się obowiązkowy dla wielu instytucji publicznych, takich jak samorządy czy urzędy. Część z nim mierzyło się z problemami technicznymi, m.in. z kilkudniowym oczekiwaniem na nadanie przesyłek, które już są w systemie, pobieraniem załączników, czy brakiem niektórych elementów w wiadomościach, co potwierdziło Ministerstwo Cyfryzacji.

Pod koniec lutego Poczta Polska zadeklarowała, że jest gotowa na rozszerzenie obowiązku e-Doręczeń od 1 kwietnia; tego dnia do systemu dołączy kilkaset tysięcy nowych użytkowników.

E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.