Oferta przetargowa wyliczona jest na niemałą sumę, wszystko zostało przygotowane w czwartek, plik kartek z dokumentami leży od piątkowego poranka gotowy do podpisu na biurku jednego ze wspólników. Pech chciał, że podczas weekendowego wyjazdu na narty ten złamał nogę i jego powrót do kraju się opóźnia. Sytuację pogarsza fakt, że już we wtorek dokumenty powinny zostać wysłane. Wszystko wskazuje na to, że nie uda się załatwić sprawy w terminie, a tym samym intratny kontrakt przepadnie.
Sytuacja bez wyjścia? Jeszcze kilka lat temu pewnie tak. Dziś wystarczy, że dokument trafi na maila wspomnianego wspólnika, ten otworzy na swoim smartfonie odpowiednią aplikację i w kilka sekund podpisze i wyśle dokumenty na właściwy adres – oczywiście także mailowy. Taki podpis elektroniczny będzie tak samo wiążący, jak tradycyjna, ręcznie złożona sygnatura.
Elektronicznie podpiszesz każdy dokument
Podpis elektroniczny nie jest na rynku nowością, ale wciąż podchodzimy do niego nieufnie. Wynika to głównie z nieznajomości tego typu rozwiązań i braku wiary w to, że podpisany w ten sposób dokument rzeczywiście ma taką samą moc prawną jak ten wydrukowany i podpisany długopisem.
A tak rzeczywiście dziś jest.
- Mówimy tu o każdym dokumencie – mogą to być umowy biznesowe, oferty, dokumenty, które należy przekazać do urzędów administracji publicznej. Podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi odręcznemu na terenie całej Unii Europejskiej, ponieważ gwarantuje to zarówno prawo krajowe (Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej) , jak i unijne (tzw rozporządzenie eIDAS) – wyjaśnia Tomasz Litarowicz, dyrektor Pionu Usług, Bezpieczeństwa i Zaufania w Asseco Data Systems.
_ Tomasz Litarowicz, dyrektor Pionu Usług, Bezpieczeństwa i Zaufania w Asseco Data Systems _
Należące do Asseco Certum jest jednym z pięciu funkcjonujących w Polsce ośrodków, które oferują kwalifikowane certyfikaty podpisu elektronicznego – dostępne zarówno dla firm, jak i osób prywatnych. Asseco jako pierwszy podmiot w Polsce wprowadził na rynek usługę podpisu w chmurze (SimplySign). Jego stosowanie nie wymaga żadnego dodatkowego urządzenia szyfrującego w postaci karty i czytnika instalowanego do komputera – wystarczy smartfon z dostępem do sieci i zainstalowana na nim aplikacja.
20 lat e-podpisu w Polsce
Po raz pierwszy świat usłyszał o formalnie uznanym podpisie elektronicznym w połowie lat 90-tych. W 1995 roku w stanie Utah w USA przyjęto pierwszą uchwałę o podpisie elektronicznym. Rozwiązania te stały się podstawą do opracowywania kolejnych aktów prawnych w Stanach Zjednoczonych, a potem w innych krajach. W Europie pierwsi byli Niemcy, którzy odpowiednie prawo przyjęli już w 1997 roku. W Polsce podpis elektroniczny funkcjonuje od końca lat 90-tych. Aktualnie obowiązują we wszystkich państwach UE jednolite regulacje prawne dotyczą stosowania podpisu elektronicznego. Reguluje to od 2016 r. rozporządzenie Unii Europejskiej w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym”(tzw. rozporządzenie eIDAS). Mówi ono m.in. o tym, że podpisy elektroniczne oparte o certyfikaty wydawane w Polsce są honorowane we wszystkich krajach UE. To umożliwia firmom m.in. startowanie w przetargach w tych krajach za pośrednictwem internetu. Dla dużych firm, które żyją z zagranicznych kontraktów podpis elektroniczny jest więc czymś naturalnym. Ale te mniejsze wciąż nie wiedzą, jak go używać i jakie korzyści może przynieść.
Podpis elektroniczny a profil zaufany
Innym sposobem elektronicznego potwierdzenia tożsamości w Polsce jest tzw. profil zaufany, wykorzystywany przez przedsiębiorców do kontaktów z urzędami przez platformy internetowe takie jak ePUAP czy PUE ZUS. Bywa często utożsamiany z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale oba te rozwiązania dość istotnie się różnią.
Najważniejszą zaletą i jednocześnie przewagą podpisu kwalifikowanego nad tzw. podpisem zaufanym jest jego interoperacyjność i transgraniczność w całej Unii Europejskiej. Użytkownikowi daje to możliwość sygnowania dokumentów zarówno w kontaktach z administracją publiczną, jak i innymi przedsiębiorcami, czy jakimkolwiek odbiorcą, który tak podpisany e-dokument z łatwością może odczytać.
Aby skorzystać z podpisu zaufanego, trzeba to zrobić przez wspomniane platformy.
Podpis kwalifikowany można natomiast złożyć na każdym e-dokumencie czy też pliku – np. w formacie .docx czy PDF. Dodajmy, że dzięki podpisowi elektronicznemu można składać dokumenty we wszystkich urzędach, podczas gdy użyteczność profilu zaufanego sprowadza się tylko do kilku z nich.
Co prawda podpis zaufany jest rozwiązaniem bezpłatnym, natomiast miesięczny koszt korzystania z usługi podpisu elektronicznego to nie więcej niż kilkanaście złotych, co zwraca się już w przypadku realizowania dwóch miesięcznych wysyłek.
Podpis elektroniczny w praktyce
Do niedawna korzystanie z podpisu elektronicznego oznaczało konieczność korzystania z zewnętrznego fizycznego urządzenia w postaci czytnika z kartą, czy specjalnego tokena USB. Asseco Data Systems w 2016 r. wprowadziło na rynek pierwszy mobilny podpis elektroniczny, przy którym wystarczy mieć urządzenie mobilne z dostępem do Internetu
- Zdalny podpis elektroniczny SimplySign dzięki zastosowaniu technologii chmurowej pozwala na podpisywanie dokumentów w formie elektronicznej z dowolnego miejsca. Aktywacja aplikacji tworzy bezpieczne połączenie między aplikacją na smartfonie, a urządzeniem kryptograficznym, które znajduje się w naszym Data Center. Tam przechowywane są wszystkie dane użytkownika, które są wykorzystywane do składania podpisu elektronicznego, co powoduje, że użytkownik nie potrzebuje karty kryptograficzne, a samo składanie podpisu jest dużo prostsze. Wystarczy wskazać odpowiedni dokument i podać odpowiedni kod PIN. – tłumaczy Tomasz Litarowicz z Asseco Data Systems.
Oczywiście po drugiej stronie, czyli u odbiorcy tak podpisanej wiadomości – musi być zainstalowane oprogramowanie, które umożliwi potwierdzenie, że dokument jest podpisany, choć jak przekonuje ekspert Asseco w praktyce nie stanowi to problemu:
– Podpis elektroniczny jest dzisiaj technologią popularną, która jest rozpoznawalna praktycznie w większości urządzeń i systemów operacyjnych. Jeżeli dysponujemy aplikacją SimplySign w smartfonie i podpisujemy przy jej użyciu dokumenty w formie elektronicznej, to jedyne, czego potrzebują nasi kontrahenci, to dowolna aplikacja pozwalająca otwierać dokument jak np. Adobe Reader. Dzięki temu użytkownik, który otrzyma taki dokument, na przykład w postaci PDF, od razu może zobaczyć, podpis, a także widzi kto i kiedy go złożył.
Wygodnie i oszczędnie
Zamiana papieru na dokument elektroniczny pozwala zaoszczędzić dwa cenne zasoby jakimi są czas i pieniądze. Przesyłanie dokumentów przez Internet jest nieporównywalnie tańsze, szybsze i wygodniejsze, niż przekazywanie papierowych dokumentów w sposób tradycyjny. Dzięki posługiwaniu się dokumentami w formie elektronicznej, firma może zredukować koszty drukowania, archiwizowania, a także pieczętowania, kopertowania i wysyłania pocztą/kurierem. W przypadku e-dokumentów znika też problem własnoręcznego wypełniania i podpisywania dokumentów.
Najważniejszą zaletą podpisu elektronicznego, i to najlepiej takiego w chmurze, jest to, że można sygnować dokumenty wszędzie na świecie przez 24 godziny na dobę. Kwalifikowany podpis elektroniczny może – i powinien – być wykorzystywany w codziennej pracy, jako rozwiązanie w pełni zastępujące podpis tradycyjny.
– Mamy klientów, którzy wcześniej musieli podpisywać setki dokumentów papierowych w formie tradycyjnej – opisuje Tomasz Litarowicz. – Musieli na przykład zaparafować każdą stronę lub złożyć podpis pod każdym pełnomocnictwem. To są osoby na stanowiskach kierowniczych lub dyrektorskich, które często poświęcały cały dzień, żeby podpisać kilkaset stron dokumentów. W przypadku podpisu elektronicznego i zamiany tych dokumentów na formę elektroniczną, taka osoba oszczędza nie tylko pieniądze związane z zamianą dokumentów z formy papierowej na elektroniczną i rozesłaniem ich, ale przede wszystkim jest w stanie podpisać jeden wielostronicowy dokument w ciągu kilku sekund.
Dorzućmy do tego oszczędność papieru i kosztów przesyłki – co w przypadku ekspresowych usług kurierskich nie jest bez znaczenia. W takiej sytuacji kilkanaście złotych miesięcznie (tyle mniej więcej wydamy na e-podpis) jest kwotą praktycznie niezauważalną, bo więcej kosztuje jedna pilna przesyłka.
Rozwiązania szyte na miarę, czyli oszczędności na dużą skalę
W dużych firmach rezygnacja z zewnętrznej korespondencji papierowej na rzecz elektronicznej z wykorzystaniem e-podpisu to tylko pierwszy etap realizowania strategii „paperless”. Niezbędne jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, w którym podpis elektroniczny jest częścią całego systemu. Asseco niedawno zrealizowało taki projekt w Santander Bank Polska
Dla takich klientów oferujemy rozwiązanie tzw. ekosystemu podpisu elektronicznego – opisuje Litarowicz. – Wykorzystaniem mechanizmu podpisu kwalifikowanego w codziennych procesach biznesowych to zwiększenie konkurencyjności, zapewnienie skuteczności prawnej działań i oszczędność nawet do 70 procent dotychczasowych kosztów związanych z obiegiem dokumentów.
E-podpis to nie tylko usprawnienie technologiczne
Zalety podpisu elektronicznego sprawiają, że popularność tego rozwiązania na pewno będzie rosła i to szybciej niż się może wydawać. Kiedy dwa lata temu w życie wchodziła polska ustawa wprowadzająca unijne rozwiązania, wiele było głosów, które wątpiły w to, że podpis elektroniczny ma szanse zaistnieć szerzej niż tylko na linii przedsiębiorca-urząd. Teraz prognozuje się, że rynek kwalifikowanych certyfikatów będzie rósł o 10 procent rocznie. Już do tej pory wydano w Polsce około 1,3 mln certyfikatow e-podpisów.
Tegoroczne badanie Kantar TNS pokazuje, że korzyści z korzystania z tego rozwiązania widzi też coraz więcej prywatnych użytkowników. Ponad połowa ankietowanych wskazała, że chciałaby podpisywać elektronicznie dokumenty, które podpisują (tradycyjnie) na co dzień, czyli umowy telekomunikacyjne, bankowe czy ubezpieczeniowe. Potrzeba więc jest, są też coraz przyjaźniejsze technologie składania takich podpisów – jak choćby podpis w chmurze za pomocą smartfonu. Teraz potrzeba więc już tylko czasu na to, byśmy przy podpisywaniu dokumentów zamiast po długopis – równie odruchowo sięgali po telefon.
Informacja prasowa