Taksówkowy problem dla firm i pracowników. KAS: trzeba zapłacić podatek

"Weź taksówkę, firma ci zwróci" - takie zdanie wypowiedziane przez szefa może cię słono kosztować. Pracodawcę zresztą również. Krajowa Administracja Skarbowa żąda, by wydatki na taksówki służbowe traktować jako przychód pracownika i je opodatkowywać.

Po kilku latach względnego spokoju, a dokładnie od 2014 r., kiedy zapadł przełomowy wyrok Trybunału Konstytucyjnego o tym, że świadczenia na rzecz pracownika związane z jego przemieszczaniem się i transportem nie są jego przychodem, teraz znowu zaczęły pojawiać się niekorzystne dla pracowników interpretacje przepisów.

Jak podkreśla Krajowa Administracja Skarbowa, wyrok TK ma zastosowanie wyłącznie do świadczeń niepieniężnych, a zwrot kosztów przejazdów taksówkami takim świadczeniem nie są.

Zatem czego dotyczy ten wyrok? Sytuacji, w której pracownik nie wykłada pieniędzy z własnej kieszeni. Mowa np. o transporcie zbiorowym do zakładu pracy organizowanym przez pracodawcę lub wykorzystywaniu płatności kodami w korporacjach taksówkarskich. Wówczas nie jest to przychód pracownika i nie podlega on opodatkowaniu.

Natomiast gdy jest to zwrot pieniędzy na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków lub biletów, takie świadczenie - zgodnie z art.12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - jest dla skarbówki przychodem, od którego należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Co istotne, KAS stoi na stanowisku, że nie jest istotne, czy jest to przejazd lub dojazd w ramach polecenia służbowego, ani czy dotyczy on taksówki, komunikacji miejskiej czy własnego środka transportu. Nie jest też istotne, że przemawiały za nim względy bezpieczeństwa pracownika lub skrócenie mu czasu podróży.

- Mówiąc inaczej, według KAS wszystkie przejazdy, które nie są podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy (czyli potocznie mówiąc delegacją – red.), podlegają opodatkowaniu. Jedynie w delegacji pracodawca musi zapewnić pracownikowi przejazd, ewentualnie nocleg i wyżywienie. I są to świadczenia, które nie są opodatkowane – przypomina Marek Gadacz, doradca podatkowy i partner w firmie Crido.

W dużym uproszczeniu delegacja jest wtedy, gdy podróż odbywa się poza miasto, z którego rozpoczyna się podróż. W przypadku podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety albo na wniosek pracownika pracodawca wyraża zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów.

Od tej reguły są nieliczne wyjątki. Przykładowo organy państwowe stoją na stanowisku, że przewóz materiału do przeszczepu w obrębie jednego miasta nie może być opodatkowany.

Niektóre wojewódzkie sądy administracyjne orzekają na korzyść pracowników - jeden z takich wyroków zapadł w WSA w Gdańsku w listopadzie 2020 r. (sygn. akt ISA/Gd 540/20), gdzie pracodawca przekonał sąd, że jego zakład pracy mieści się na odludziu, w małej miejscowości liczącej zaledwie 700 mieszkańców i w jego interesie jest refundować koszty dojazdu do pracy, bo większość wykwalifikowanych pracowników mieszka w dużym oddaleniu.

Sąd uznał, że wydatki na prywatny samochód wykorzystywany do celów służbowych nie mogą być w tej sytuacji opodatkowane.

Jednak Naczelny Sąd Administracyjny w marcu br. orzekł już, że refundacja kosztów dojazdu pracowników budowlanych delegowanych do pracy za granicę podlega opodatkowaniu.  

Jak przyznaje Marek Gadacz, ponieważ wyroki sądów są bardzo różne, niektórzy pracodawcy, bojąc się kontroli skarbowych, mogą przestać refundować pracownikom wydatki na przejazdy i dojazdy służbowe. Niektóre firmy już to zapowiadają.

W przeciwnym razie pracodawcy powinni potrącać z wypłaconych kwot zaliczki na podatek dochodowy. A to z kolei może nie spodobać się pracownikom.

Przykładowo, kurs na lotnisko kosztował pracownika 100 zł. Jeśli jest on w pierwszym progu podatkowym (jego roczny dochód nie przekroczył 85 528 zł) powinien otrzymać od pracodawcy 100 zł – 17 proc. podatku = 83 zł zwrotu za taksówkę. Natomiast jeśli jest już w drugim progu podatkowym, otrzyma jeszcze mniej, bo 100 zł – 32 proc. podatku = 68 zł.

Jeśli pracodawca nie potrąciłby pracownikowi zaliczek za takie przejazdy, a urząd skarbowy zakwestionowałby te wydatki, pracodawca musiałby uiścić zaległe zaliczki do 5 lat wstecz z odsetkami.

- Kwestia zwrotów kosztów pracownikom za taksówki to tzw. szara strefa, daje duże pole do interpretacji – przyznaje ekspert podatkowy.

Dodaje, że o ile fundowanie pracownikowi przejazdów po nocnych zmianach czy dyżurach nie wiąże się bezpośrednio z obowiązkami służbowymi, więc pracodawcy trudno będzie je wybronić z opodatkowania, to już polecenie szefa, by pracownik wziął taksówkę, bo jest mu bardzo pilnie potrzebny w firmie, można potraktować jako wykonywanie obowiązków służbowych i zaliczki od takiego zwrotu nie pobierać.

Jeśli pracodawcy przestraszą się i przestaną "bawić się" w refundowanie pracownikom przejazdów służbowych, pracownicy będą stratni jeszcze bardziej. Bo zamiast stracić tylko 17 proc. lub 32 proc. na poczet podatku, pracownik taki starci 100 proc. wydanej na pracodawcę kwoty. Wydatków na służbowe taksówki pracownik nie odliczy od swojego podatku dochodowego w rocznym zeznaniu podatkowym. Co innego samozatrudniony.