Diety i delegacje. O czym warto wiedzieć?

Stereotypowo delegacja z perspektywy pracownika jest wyjazdem "na koszt" pracodawcy, gdy nie trzeba liczyć się z kosztami, mając nadzieję, że wszystkie one i tak będą pokryte przez pracodawcę. Nic bardziej błędnego. Głównie dlatego, że wszystkie takie wydatki muszą być bardzo dokładnie udokumentowane, a poza tym prawo określa limity takich wyjazdów.

Zanim przejdziemy do dokładnego omówienia diet, warto poznać rozróżnienie między konkretnymi pojęciami. Mowa tu o oddelegowaniu pracownika i wyjeździe służbowym.

Pierwsze pojęcie dotyczy sytuacji, gdy pracownik jest wysyłany przez pracodawcę, żeby wykonał pracę w określonym czasie w miejscu innym niż to wskazane w umowie o pracę. Taka zmiana musi być potwierdzona aneksem do umowy, który zmienia warunki pracy.

Wyjazd służbowy to podróż, którą pracownik realizuje na polecenie pracodawcy i jej celem jest miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy albo też stałe miejsce pracy.

Trzeba pamiętać, że jeśli więc pracownik wykonuje swoje zadania zlecane przez tego samego pracodawcę w różnych miejscach i wynika to z charakteru jego pracy, to nie jest to podróż służbowa. W związku z tym w przypadku oddelegowania i podróży służbowej nie będą pracownikowi przysługiwały te same przywileje.

Jeśli pracownik odbywa podróż służbową, to ma prawo do dodatkowych środków, które pozwolą pokryć koszty związane z delegacją. Obowiązkowo należą się one pracownikom, którzy pracują w sferze budżetowej. W firmie prywatnej można dość swobodnie regulować sprawy związane ze zwrotem za podróż służbową. Ograniczenie jest jedno. Nie mogą one być niższe niż zwrot kosztów, który otrzymują pracownicy "budżetówki"

Dieta to kwota, która ma pokryć koszty wyżywienia w czasie podróży. Są to środki, które należą się pracownikowi, który wyjeżdża w podróż służbową. Pełna dieta krajowa to 30 zł. Oblicza się ją dla całego czasu podróży. Jeśli podróż trwa do 12 godzin, to przysługuje połowa diety. Gdy jest to ponad 12 godzin, to należy się cała dieta.

W sytuacji, gdy podróż krajowa jest dłuższa, to dietę oblicza się za każdą dobę w pełnej wysokości. Jeśli kolejna doba była niepełna, stosujemy schemat:

• do 8 godzin – wtedy przysługuje połowa diety krajowej,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta może być obniżona, jeśli na czas podróży pracownik miał zagwarantowane śniadanie, obiad lub kolację. Za każdy taki posiłek dieta obniża się. W przypadku śniadania – 25 proc, kolacji, 25 proc, a w przypadku obiadu o połowę.

Jeśli pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie, to wtedy dieta mu nie przysługuje. Mało tego, jeśli dieta nie przekracza określonych limitów, to jest wolna od podatku. Nie trzeba też doliczać do niej składek ZUS.

W przypadku diety zagranicznej jej wysokość zależy od kraju, w którym odbywa się podróż zagraniczna. Każda doba przebywania w innym kraju to dieta w pełnej wysokości. W przypadku niepełnej doby wysokość diety wynosi:

• do 8 godzin: 1/3 diety zagranicznej,
• do 12 godzin: 1/2 diety zagranicznej,
• ponad 12 godzin: dieta pełna.

Podobnie jak w przypadku diety krajowej, zapewnienie pracownikowi wyżywienia obniża wysokość diety.

W przypadku śniadania przysługuje 15 proc. diety, obiadu i kolacji po 30 proc. Jeśli pracownik ma zagwarantowane całodzienne wyżywienie, należy mu się 25 proc. diety.