Spis z natury powinien być przeprowadzony na dzień 1 stycznia, na koniec roku podatkowego, na dzień, w którym jest rozpoczynana działalność gospodarcza. Obowiązek inwentaryzacji istnieje również, jeśli następuje zmiana wspólnika albo proporcja udziału wspólników, a także w sytuacji, gdy działalność jest likwidowana.
Co jest istotne podczas inwentaryzacji?
W spisie z natury zestawiamy faktyczną ilość towarów handlowych, a także materiałów oraz półwyrobów i produkcji, która jest w toku, a także wyrobów gotowych.
Wyceny majątku trzeba dokonać najpóźniej do 14 dnia od zakończenia inwentaryzacji. Wyceny dokonuje się według cen zakupu albo cen rynkowych. Ten drugi model jest stosowany, jeśli ceny te są niższe od ceny zakupu. Przy obliczaniu wartości wyrobów gotowych uwzględnia się koszty wytworzenia. Warto pamiętać, że w inwentaryzacji trzeba też wziąć pod uwagę te towary, które stanowią własność podatnika, nawet jeśli są poza przedsiębiorstwem. Jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, to wycenia się te towary zgodnie z kwotą netto.
Jak przeprowadzić remanent w firmie?
Jeżeli przedsiębiorca kupi towary handlowe, zanim zacznie działalność, to nie może ich zaksięgować wcześniej w kosztach. Może jednak przygotować inwentaryzację i ująć w niej te składniki. Wycenia się je według ceny zakupu netto albo wartości na dzień sporządzenia inwentaryzacji (jeśli jest niższa niż zakup).
Inwentaryzację trzeba przeprowadzić na koniec roku podatkowego. Nie trzeba zgłaszać inwentaryzacji do urzędu skarbowego. Warto wiedzieć, że inwentaryzacja przygotowana na koniec roku jest jednocześnie remanentem początkowym. Jeśli działalność jest otwierana 1 stycznia, to inwentaryzacja – co zrozumiałe – nie była przygotowana na koniec roku. W takiej sytuacji robi się remanent początkowy.
Inwentaryzacja, czyli spis z natury, musi być staranna. Nie można zapomnieć o tym, by go podpisać. Rozporządzenie dotyczące prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów określa dokładnie, co ma zawierać taki remanent. I tak obowiązkowo musi być tak wpisane imię i nazwisko właściciela, dokładna data, w której sporządzony był spis, numery arkusza spisu, określenie towaru, jednostkę miary, ilość, cena za jedną jednostkę, wartość. Dodatkowo trzeba też podać łączną wartość spisu z natury.
Koniec remanentu należy opatrzyć klauzulą "Spis zakończono na pozycji...". Remanent powinien być podpisany przez wszystkie osoby, które sporządzały taki spis, a także przez właściciela zakładu.
W przypadku bardzo dużych firm inwentaryzacja może wiązać się z koniecznością sporządzenia instrukcji inwentaryzacyjnej, która będzie potrzebna do tego, by kierownicy poszczególnych jednostek wiedzieli, w jaki sposób i co poddać inwentaryzacji.
Warto pamiętać, że za zgodność inwentaryzacji i dane w niej zawarte odpowiada zawsze właściciel firmy.