Jak zarządzać wierzytelnościami?

Przemyślana strategia zarządzania wierzytelnościami powinna obejmować wszystkie etapy rozliczeń z kontrahentami. Zaplanować należy w szczególności:

• kredyt kupiecki - komu, w jakiej wysokości i na jaki okres udzielamy kredytu kupieckiego; od kogo wymagamy natychmiastowej zapłaty.
  • monitoring zobowiązań - kto przypomni kontrahentom o zbliżającym się terminie zapłaty: czy będą to wewnętrzne służby (księgowość, inni pracownicy), czy też zewnętrzni specjaliści.
  • windykację wymagalnych zobowiązań - komu powierzymy dochodzenie wierzytelności i jakie narzędzia zostaną w tym celu użyte. Z punktu widzenia skuteczności działań lepszym rozwiązaniem jest zlecenie windykacji profesjonalnej firmie windykacyjnej. Rozwiązanie to jest jednocześnie najtańsze - na rynku dominującą formą wynagrodzenia za usługę windykacji pozasądowej (obejmującą pisemne wezwania do zapłaty, monity telefoniczne oraz wizyty bezpośrednie) jest prowizja, wyrażona w procencie od rzeczywiście odzyskanych kwot. Wybierając firmę windykacyjną warto zapytać, czy dysponuje ona strukturą terenową, która obejmuje teren całego kraju - nie wszystkie sprawy da się bowiem załatwić zza biurka. Istotny jest również wachlarz usług: jeżeli firma windykacyjna wzbogaca standardową windykację polubowną o dochodzenie wierzytelności przed sądem i usługi detektywistyczne, zwiększa to znacznie prawdopodobieństwo odzyskania należności.
  • dochodzenie roszczeń przed sądem i w postępowaniu egzekucyjnym - po jakim okresie windykacji polubownej kierujemy sprawę do sądu; komu zlecamy jej prowadzenie.
  • sprawy _ pokomornicze _ tj. sprawy, w których postępowanie egzekucyjne okazało się bezskuteczne - co z nimi robimy: czy ponownie zlecamy ich dochodzenie, po jakim okresie do nich wracamy, po jakim okresie od umorzenia egzekucji?

Po ustaleniu strategii zarządzania należnościami należy przeanalizować, w jaki sposób są dokumentowane nasze wierzytelności.

Jeśli jest to umowa to, powinna ona w sposób precyzyjny określać zobowiązania każdej ze stron, terminy ich wykonania, wysokość wynagrodzenia i termin jego płatności. Należy mieć na uwadze, że w przypadku sporu sąd uzna rację tej ze stron, która poprze swe stanowisko zapisami umowy.

Z tego powodu zmiany zakresu umowy lub przesunięcia terminu jej realizacji powinno się dokonywać poprzez pisemne aneksowanie umowy. Aby upewnić się, że umowa zabezpiecza prawidłowo nasze interesy, stworzenie jej szablonu warto zlecić prawnikowi.

Umowa powinna zostać podpisana przez osobę umocowaną do reprezentowania kontrahenta - żądajmy wykazania tego umocowania przez przedstawienie odpisu z KRS oraz pełnomocnictwa, jeżeli umowę ma podpisać osoba inna, niż wskazana w rejestrze. Ważność umowy podpisanej przez osobę nieupoważnioną zależy od potwierdzenia jej przez podmiot, w której imieniu działała ta osoba - nieuczciwy kontrahent może zatem w każdej chwili uchylić się od wykonania takiej umowy.

Warto dbać o dokumentowanie na piśmie wykonania umowy - wszelkie dowody wydania towaru, pokwitowania, protokoły stwierdzające odbiory prac będą stanowić cenny oręż w procesie sądowym.

Dochodzenie wierzytelności przed sądem nie jest proste - ustawodawca sukcesywnie podwyższa wymagania formalne względem przedsiębiorców. Co do zasady, konieczne jest przedstawienie wszystkich twierdzeń i dowodów na ich poparcie w pozwie.

Sąd odmówi uwzględnienia spóźnionych twierdzeń i dowodów - może się więc okazać, że przeoczenie dokumentu skutkować będzie przegranym procesem. Celowe jest zatem powierzenie prowadzenia spraw profesjonaliście - radcy prawnemu obsługującemu przedsiębiorstwo lub współpracującemu z firmą windykacyjną, której powierzyliśmy zarządzanie naszymi należnościami.

Dzięki skutecznej strategii windykacyjnej oraz prawidłowo prowadzonej dokumentacji przedsiębiorca może skupić się na prowadzonej działalności gospodarczej i w ten sposób osiągać lepsze wyniki a nie martwić się o odzyskanie należnych mu pieniędzy.

Warto więc poświęcić trochę czasu na analizę aktualnego sposobu postępowania z dłużnikami, aby przejrzeć i ewentualnie udoskonalić dotychczasowe metody. To zawsze przyniesie wymierne korzyści.