Kompensata. Wzór dokumentu, najważniejsze elementy

Rozróżnia się dwa rodzaje kompensat. Po pierwsze może być to kompensata jednostronna. Wynika ona bezpośrednio z Kodeksu cywilnego. Drugim rodzajem kompensaty jest kompensata umowna. Wówczas jej istnienie jest skutkiem odpowiednich zapisów pomiędzy stronami w umowie.

Jednocześnie bez względu na rodzaj kompensaty, jej cel jest zawsze jeden: wzajemne umorzenie swoich należności. W praktyce bardzo rzadko zdarza się, że dwie strony mają wobec siebie identyczne zobowiązania. Zazwyczaj występują różnice. Wówczas w celu ułatwienia i jednocześnie zapewnienia płynności finansowej, kwota ponad kompensatę jest umarzana. Może ona także stać się podstawą kolejnej kompensaty.

Zgodnie z wytycznymi Kodeksu cywilnego, kompensata powinna zostać zawarta w ramach oświadczenia. Jednocześnie przepisy nie regulują szczegółowo, jak miałoby ono wyglądać. Dlatego potrzebny jest wzór, który ułatwi prawidłowe jej napisanie, tak aby nie zapomnieć o żadnych szczegółach:

• Podstawą jest miejscowość i data, tak jak w każdym innym bardziej oficjalnym piśmie.
• Wymienione strony kompensaty – przede wszystkim trzeba wskazać, jakie dwie strony zawierają ze sobą kompensatę. Konieczna jest nazwa firmy, jej adres i numer NIP, a więc dane takie same jak na fakturze.
• Zdefiniowanie dokumentu kompensaty – rozumie się przez to spisanie jakie wierzytelności podlegają kompensacie i w jaki sposób zostaną one rozliczone. Dotyczy to podania konkretnych kwot oraz numerów faktur, które zostaną spłacone poprzez kompensatę. To bardzo istotne dla prawidłowego rozliczenia. Jeżeli kompensata nie obejmuje całości zobowiązania, na oświadczeniu pojawić się musi informacja na temat reszty zobowiązania. Musi być także informacja, w jaki sposób będzie ona uregulowana, na przykład gotówką, przelewem, a może kolejną kompensatą, jeżeli obie strony posiadają dokumenty pozwalające na takie wyjście. Nie można zapomnieć również o dacie, do której zostanie spłacona pozostała część kwoty. Jeżeli odbędzie się to poprzez przelew bankowy, nie wolno zapomnieć o informacji na temat numeru konta.
• Istotnym elementem kompensaty jest zapis dotyczący jej zgodnego księgowania. Kompensata jest wystawiana przez jedną ze stron. Dlatego na piśmie powinna znaleźć się informacja dotycząca konieczności zaksięgowania jej także przez drugą stronę zgodnie z oświadczeniem.
• Kompensata kończyć się musi podpisem.

Wzór kompensaty to dokument, który ułatwia prawidłowe stworzenie tego istotnego pisma.

W przypadku kompensaty bardzo istotna jest informacja, że jest ona tworzona tylko przez jedną stronę. To znaczy, że druga strona nie musi wyrazić na nią zgody. Złożenie oświadczenia o wzajemnym rozliczeniu jest wystarczające. Wierzyciel i dłużnik jednocześnie nie może przeciwko niej zaoponować. Dlatego jest to tak chętnie stosowane rozwiązanie, które wielokrotnie zapobiega utracie płynności finansowej przez przedsiębiorstwo.