Korekty faktur w 2014 roku. Co warto wiedzieć?

Zarówno na początku 2014 r., jak i rok wcześniej, pojawiły się pewne ważne nowości związane z korygowaniem faktur. Każdy przedsiębiorca powinien znać najnowsze zasady dotyczące wystawiania korekt, aby posługiwać się rzetelnymi dokumentami i dopełniać obowiązków, które są z nimi związane. Poniżej opisujemy podstawowe zasady oraz zmiany, na które warto zwrócić uwagę.

Kiedy faktura korygująca, a kiedy nota korygująca

Podstawowa zasada dotycząca poprawiania treści faktur nie uległa zmianie. Modyfikacje danych na fakturze dokonuje się dwoma podstawowymi dokumentami.

Faktura korygująca to dokument, którym sprzedawca (wystawca faktury) może wprowadzać dowolne zmiany w fakturze pierwotnej. Mogą one dotyczyć zarówno danych stron transakcji, jak i wartości liczbowych, w tym stawki i kwoty VAT, ceny netto, ceny brutto, itd. Korektą można też zmienić w całości dane nabywcy lub sprzedawcy, gdy w wyniku pomyłki nie są one zgodne z rzeczywistością. Przykładowe powody wystawienia korekty, to:

• - błąd na fakturze w wyniku pomyłki (dowolnego rodzaju),
  • - obniżenie bądź podwyższenie ceny (z różnych powodów),
  • - zmiany w ustaleniach stron transakcji, które wyniknęły już po wystawieniu faktury,
  • - klient zwrócił towar, nie przyjął usługi, itd.

Nota korygująca to dokument, który wystawia nabywca, gdy dostrzeże na fakturze proste pomyłki związane z danymi, które nie dotycza liczb. Notą korygującą można np. poprawić niektóre błędy w danych stron transakcji (przy czym notą nie można zmienić w całości danych nabywcy lub sprzedawcy), błędy w nazwie towaru lub usługi, itp.

Zasady dotyczące obu tych dokumentów, w tym lista elementów, które są na nich niezbędne znajdują się od początku 2014 r. w ustawie o VAT, a nie w rozporządzeniu. Wśród zasad dotyczących korekt warto znać te, które uległy w ostatnim czasie zmianie i przez to mogą wzbudzać wątpliwości przedsiębiorców.

Wśród elementów niezbędnych na fakturze korygującej nie ma treści pierwotnej. Oznacza to, że wystarczy zawrzeć nowe, zmienione dane, w taki sposób, by było wiadomo co konkretnie jest zmieniane. Jeśli chodzi o dane z pierwotnej faktury, to niezbędne są: data wystawienia i numer faktury, dane stron transakcji wraz z numerami NIP, a także data sprzedaży, o ile była zawarta na fakturze pierwotnej, a także nazwa towaru lub usługi, których dotyczy korekta.

Z kolei w przypadku noty korygującej niezbędna jest zarówno treść pierwotna, jak i treść prawidłowa, czyli po korekcie. Warto zapamiętać tę różnicę.

W przypadku obu rodzajów korekt ważne są sposoby, za pomocą których odbiorca korekty musi ją zaapcektować lub potwierdzić odbiór. Przyczyna jest prosta – gdyby niezbędny był tutaj podpis odbiorcy, to dostarczenie korekty e-mailem nie byłoby możliwe.

W związku z tym warto zapamiętać, że:

• - w przypadku fakury korygującej niezbędne jest potwierdzenie odbioru przez nabywcę, przy czym tylko wówczas, gdy korekta prowadzi do zmniejszenia VAT – przepisy wprowadzone w 2014 r. przewidują jednak zwolnienie z obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru, co jest opisane poniżej,
  • - w przypadku noty korygującej niezbędna jest akceptacja wystawcy faktury.

Przepisy nie określają w jaki sposób można wyrazić potwierdzenie odbioru faktury korygującej i akceptację noty korygującej. W związku z tym można założyć, że ten sposób jest dowolny, przy czym warto posiadać jego potwierdzenie, np. e-mail. Podpis odbiorcy korekty w żadnym przypadku nie jest potrzebny, a zatem można je wysyłać e-mailem.

Z początkiem 2014 r. zmieniły się nieco przepisy dotyczące uzyskania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. To potwierdzenie dotyczy tylko sytuacji, w której faktura korygująca prowadzi do zmniejszenia VAT (w przeciwnym razie potwierdzenie nie jest potrzebne).

Ponadto, od początku 2014 r. potwierdzenie odbioru korekty nie jest konieczne również m.in., gdy:

• - podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej,
  • - z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w korekcie.

Innymi słowy, gdy sprzedawca wysłał do nabywcy korektę i posiada na to dowody, to potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę nie jest konieczne do obniżenia VAT.

Wśród zmian w korektach, które pojawiły się z początkiem 2014 r. jest także inna bardzo istotna, która dotyczy zestawu elementów. Otóż obecnie na każdej fakturze korygującej należy zamieścić informacje o przyczynie korekty. Wcześniej taki obowiązek dotyczył tylko korekt prowadzących do obniżenia VAT. Przyczyny korekty nie trzeba jednak zamieszczać na nocie korygującej.

Więcej o zmianach w VAT