Rozliczenie delegacji. Jakie obowiązują zasady?

Coraz więcej firm wysyła pracowników w delegacje. Delegacje mogą być krajowe i zagraniczne. Każdy taki wyjazd nakłada obowiązek właściwego rozliczania i wypłacania zwrotu kosztów, a także diety dla pracownika, który jest wysyłany w delegację. Jak właściwie rozliczyć delegację?

Oddelegowanie to sytuacja, gdy pracownik jest wysyłany przez pracodawcę, w celu wykonania pracy w określonym czasie w miejscu innym niż to, które jest wskazane w umowie o pracę. Taka zmiana musi być potwierdzona aneksem do umowy, który zmienia warunki pracy.

Wyjazd służbowy jest to natomiast podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy i jej celem jest miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy albo też stałe miejsce pracy.

Trzeba pamiętać, że jeśli więc pracownik wykonuje swoje zadania zlecane przez tego samego pracodawcę w różnych miejscach i wynika to z charakteru jego pracy, to nie jest to podróż służbowa. W związku z tym w przypadku oddelegowania i podróży służbowej nie będą pracownikowi przysługiwały te same przywileje.

Jeśli pracownik odbywa podróż służbową, ma prawo otrzymać dodatkowe środki, które pozwolą pokryć koszty związane z delegacją. Obowiązkowo należą się one pracownikom, którzy pracują w sferze budżetowej. W firmie prywatnej można dość swobodnie regulować sprawy związane ze zwrotem za podróż służbową. Ograniczenie jest jedno. Nie mogą one być niższe niż zwrot kosztów, który otrzymują pracownicy "budżetówki".

Dieta jest kwotą, która ma za zadanie pokryć zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży. Są to środki, które należą się pracownikowi, który wyjeżdża w podróż służbową. Pełna dieta krajowa to 30 zł. Oblicza się ją dla całego czasu podróży. Jeśli podróż trwa do 12 godzin, to przysługuje połowa diety. Gdy jest to ponad 12 godzin, to należy się cała dieta.

W sytuacji, gdy podróż krajowa jest dłuższa, to dietę oblicza się za każdą dobę w pełnej wysokości. Jeśli kolejna doba była niepełna, stosujemy schemat:

• do 8 godzin – wtedy przysługuje połowa diety krajowej,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta może być obniżona, jeśli na czas podróży pracownik miał zagwarantowane śniadanie, obiad lub kolację. Za każdy taki posiłek dieta obniża się. W przypadku śniadania – 25 proc, kolacji, 25 proc, a w przypadku obiadu o połowę.

Jeśli pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie, to wtedy dieta mu nie przysługuje. Mało tego, jeśli dieta nie przekracza określonych limitów, to jest wolna od podatku. Nie trzeba też doliczać do niej składek ZUS.

Żeby rozliczyć taką dietę, należy dokładnie określić godzinę rozpoczęcia podróży służbowej i jej zakończenia.

W przypadku diety zagranicznej jej wysokość zależy od kraju, w którym odbywa się podróż zagraniczna. Każda doba przebywania w innym kraju to dieta w pełnej wysokości. W przypadku niepełnej doby wysokość diety wynosi:

• do 8 godzin: 1/3 diety zagranicznej,
• do 12 godzin: 1/2 diety zagranicznej,
• ponad 12 godzin: dieta pełna.

Podobnie jak w przypadku diety krajowej, zapewnienie pracownikowi wyżywienia obniża wysokość diety. W przypadku śniadania przysługuje 15 proc. diety, obiadu i kolacji po 30 proc. Jeśli pracownik ma zagwarantowane całodzienne wyżywienie, należy mu się 25 proc. diety.

Delegacja powinna zostać rozliczona najpóźniej w ciągu 14 dni od jej zakończenia.