Ryczałt na dojazdy. Jak rozliczać podróże służbowe?
Pracownik ma prawo otrzymania ryczałtu w związku z dojazdem, odbywając podróż służbową. Wysokość takiego ryczałtu to 20 proc. kwoty diety, czyli 6 zł. Jest naliczany od każdej rozpoczętej doby podróży służbowej.
Ryczałt na dojazdy a nadwyżka kosztów
Ryczałt na dojazdy to nie jest świadczenie, które należy się z automatu. Żeby taki ryczałt otrzymać, trzeba wydatki udokumentować. Mogą to być bilety, paragony, czy faktury, które potwierdzą, że korzystaliśmy z komunikacji miejscowej (autobusu, czy tramwaju).
Oczywiście warto zauważyć, że kwota ryczałtu na dojazdy jest niska i często nie wystarcza do tego, by kupić nawet dwa bilety. Nie jest to więc z definicji zwrot kosztów przejazdu. Jeśli jednak pracodawca wyrazi na to zgodę, pracownik może otrzymać nadwyżkę kosztów. Trzeba jednak taką kwestię uzgodnić jeszcze przed wyjazdem. Często zasady takich rozliczeń uregulowane są w regulaminie wynagradzania.
Ryczałt na dojazdy – niezbędna dokumentacja
Jak już stwierdziliśmy, żeby rozliczyć ryczałt, pracownik musi mieć dokument, który to potwierdzi. W przypadku przejazdu komunikacją miejską wystarczy nam bilet. Ważne by taki bilet był skasowany. Jeśli nie będzie skasowany, to pracownik nie wypełnia warunków związanych z przewozem. Co za tym idzie, można domniemywać, że pracownik nie odbył podróży środkiem lokalnej komunikacji. Bilet jest dowodem, że poniesiono wydatek na nabycie biletu, ale nie poniesiono kosztów przejazdu.
Jeśli pracodawca zdecyduje się rozliczyć faktyczne koszty przejazdów, które przekraczają ryczałt i są one udokumentowane, to nie trzeba pobierać od nich podatku ani innych składek. Wszystko dlatego, że cały czas jest to wydatek związany z delegacją.
Ryczałt na dojazdy – kiedy przysługuje wyższa kwota?
Warto podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku pokrywania wyższych kosztów przejazdu. Jeśli się zgodzi na to, to może to zrobić. Nie jest jednak do tego zobowiązany. Prawo daje pełną dowolność w tym zakresie i jeśli wydatki przekroczyły założoną w prawie wartość 20 proc. diety, to to ile pracodawca zwróci, zależy tylko od ustaleń z pracownikiem.
W uzasadnionych przypadkach warto zastanowić się nad zasadnością danego wydatku. Jeśli bowiem pracownik zdecydował się skorzystać z taksówki, gdy mógł pojechać komunikacją miejską, nie zawsze będzie uzasadnione zwracać pieniędzy za taki przejazd. Tak jak zostało to podkreślone na początku, ustalenia dotyczące zwrotu kosztów przejazdów miejscowych należy ustalić jeszcze przed podróżą pracownika. Jedynie w bardzo wyjątkowych sytuacjach możliwe jest rozliczenie takich wydatków po powrocie.
Większa kwota ryczałtu przysługuje w przypadku podróży zagranicznej. Tu za każdą rozpoczętą dobę dodatkowo wypłaca się 10 proc. diety jako pokrycie kosztów przejazdu komunikacją miejską. Dodatkowo niezależnie od tego kwoty wypłacany jest ryczałt, który ma pokryć koszty dojazdu z dworca do hotelu. W takiej sytuacji przysługuje dodatkowa jedna dieta. Wypłaca się ją w każdej docelowej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.
