Jak Ksef wpływa na przepływ dokumentów w przedsiębiorstwie?

System KSeF wystawia dokumenty według z góry określonego wzoru. To faktury ustrukturyzowane, które mają ujednolicony schemat, dostosowany do wymogów formalnych. Ministerstwo Finansów wprowadziło KSeF w celu stworzenia jednolitego systemu fakturowania. 

Faktury ustrukturyzowane są od 1 stycznia 2022 roku dokumentem równorzędnym względem elektronicznych i papierowych. Można je jednak wystawiać wyłącznie z wykorzystaniem narzędzi udostępnianych nieodpłatnie przez Ministerstwo Finansów oraz przy użyciu systemów komercyjnych. 

Za pomocą narzędzi z KSeF tworzona jest ustrukturyzowana faktura, której użytkownik nie musi wysyłać do nabywcy. Trafia ona bezpośrednio do Bazy Faktur, która po nadaniu dokumentowi danych identyfikujących, czyli unikatowego numeru w systemie, udostępniana jest nabywcy. Po zalogowaniu się do tej faktury i jej pobraniu może on się z nią zapoznać. 

Jeśli we własnym programie do fakturowania przedsiębiorca wystawia e-fakturę, to powinien przeprowadzić integrację z KSeF, np. poprzez interfejs API, by móc korzystać z funkcjonalności systemu – możliwości wystawiania, przesyłania i pobierania e-faktur do i z Krajowego Rejestru e-Faktur. 

EOD to skrótowiec od nazwy Elektroniczny Obieg Dokumentów i ma on wiele wspólnego z wdrażaniem KSeF. Dzięki wprowadzeniu systemu będzie można:

• Zautomatyzować proces fakturowania – wykorzystanie elektronicznego obiegu dokumentów księgowych pozwoli na automatyczne ich przetwarzanie i cyfrowe przekazywanie pomiędzy różnymi działami w przedsiębiorstwie. Skutkuje to przyspieszeniem całego procesu obiegu i minimalizuje ryzyko powstania błędów ludzkich, jakie są nierozerwalnie związane z ręcznym przetwarzaniem faktur.
• Zapewnić odpowiednie mechanizmy bezpieczeństwa przy elektronicznym obiegu dokumentów poprzez uwierzytelnianie użytkowników, szyfrowanie danych i śledzenie działań podejmowanych na dokumentach. 
• Uzyskać łatwiejszą komunikację pomiędzy pracownikami, zwłaszcza działów księgowych – cały proces elektronicznego obiegu dokumentów staje się sprawniejszy i zintegrowany.

Na podkreślenie zasługuje fakt, że EOD jest ważnym elementem, który wspiera wdrożenie KSeF. Dzięki KSeF dokumenty księgowe zostaną ujednolicone, dlatego wyszukiwanie najważniejszych informacji będzie ułatwione. Plusem systemu jest usprawnienie procesów i przepływu danych. 

Jeśli przedsiębiorca już teraz na co dzień korzysta z programów komputerowych do księgowania i fakturowania, to powinien skontaktować się z dostawcą oprogramowania i zapytać, czy rozwiązanie to dostosowane jest do KSeF i czy można przeprowadzić integrację programów z tym systemem.