Koszty związane z wdrożeniem KSeF w przedsiębiorstwie

Jeszcze w 2023 roku i przez połowę 2024 roku można na zasadach dobrowolności korzystać z KSeF. Od kiedy będzie on obowiązkowy dla wszystkich podatników? Pierwszym etapem jest zobligowanie do korzystania z niego większości firm – od 1 lipca 2024 roku. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązkowo z KSeF będą to robić również mali i średni przedsiębiorcy zwolnieni z VAT. 

Podatnicy powinni już teraz podjąć kroki mające na celu przygotowanie się do wdrożenia systemu KSeF. 

Korzystanie z KSeF samo w sobie nie musi pociągać za sobą żadnych opłat. Jednak dostosowanie się przez przedsiębiorców do obowiązkowego e-fakturowania za pośrednictwem KSeF będzie wiązać się wydatkami. Konfederacja Lewiatan wskazuje, że koszty wdrożenia obligatoryjnego KSeF będą istotne, związane z wymogiem resortu finansów co do tego, by zbudować platformę komunikującą się ze wszystkimi systemami fakturującymi. Przedsiębiorcy będą musieli kupić, a także długofalowo utrzymywać sprzęt obsługujący projektowane rozwiązanie. Zobowiązani są do poniesienia kosztów przeprowadzenia niezbędnych modyfikacji w systemach fakturujących. 

Nie da się wyliczyć, z jakim kosztem będzie związane wdrożenie systemu e-faktur w przedsiębiorstwie. Wpływać będą na nie:

• konieczność samodzielnego zgromadzenia informacji na temat KSeF,
• koszty przeszkolenia pracowników z obsługi KSeF,
• opłaty naliczane z tytułu korzystania z zewnętrznego doradztwa firm księgowych, pomagających w lepszym poznaniu zasad funkcjonowania KSeF oraz w jego wdrożeniu,
• koszty korzystania ze wskazanych rozwiązań, zwłaszcza dla dużych firm.

Eksperci szacują, że w małych i średnich firmach koszty związane z wdrożeniem KSeF będą wynosiły w granicy od 500 zł do 2000 zł, a w dużych przedsiębiorstwach mogą być znacznie wyższe.

Konieczność ponoszenia kosztów w związku z wdrożeniem w firmie KSeF jest nieunikniona. Jednak KSeF ma uprościć procesy fakturowania i raportowania informacji do różnych organów. Dzięki ujednoliceniu formatu e-faktur czy zoptymalizowaniu ich obiegu przedsiębiorcy wygenerują pewne oszczędności. 

KSeF zapewni podatnikom większe bezpieczeństwo obrotu dokumentów księgowych. Podatnik będzie mieć pewność, że faktura dotarła do kontrahenta i od tej daty liczyć termin płatności. 

W czerwcu Sejm procedował poprawki do ustawy wprowadzającej KSeF. Opozycja chciała, by wydatki na wdrożenie systemu można było traktować tak jak środki przeznaczone na badania i rozwój, a więc by można było je dwukrotnie zaliczyć do kosztów. Jednak większość sejmowa odrzuciła taką poprawkę.